多項目管理與項目群管理中的常見問題及解決方法

胡健 高瑩潔 吳慧

［摘要］ 多項目管理和項目群管理能力對于一個以研發科研項目為基礎的研究所來說，是它的核心競爭力的體現。傳統的項目管理過于關注單個項目的績效，從而導致研究機構資源緊缺，而多項目管理和項目群管可以改進當前的管理模式和技術，從而提高市場競爭率和組織項目管理能力。但是多項目管理和項目群管理模式中存在著許多問題，會導致日常的項目管理工作中出現常見但是代價沉重的失誤。

［關鍵詞］ 多項目管理；項目群管理；項目管理

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 14. 049

［中圖分類號］F272［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2014）14- 0076- 02多項目管理和項目群管理存在的意義是對多個獨立的項目進行整合從而提高項目總體的管理效率和有效性，從而達到協調管理的加強，資源更有效的利用，增強高層管理的可見度等等。同時可以組織戰略目標，保證項目群內的項目和整個組織的需求，動力目標以及文化的項目群外部環境相一致的一類目標。然而在實踐的過程中，多項目管理和項目群管理中仍然存在許多常見的問題有待解決。

1多項目管理和項目群管理概念分析

1.１ 多項目管理概念分析

多項目管理是一個系統的復雜的管理活動，包括項目式、職能式、矩陣式3種組織形式。有效的組織形式是多項目管理成功必不可少的條件，多項目管理的成功、組織戰略目標的實現需要合理的組織形式來保證。

1.２ 項目群管理概念分析

項目群管理在我國翻譯過來的概念主要有4個：項目集管理、項目組管理、項目群管理和大型項目計劃管理。項目群管理概念就是對多個具有相互聯系的項目進行協同管理。同時具有的關鍵特征是：集中戰略、橫向協同、集中戰略、現代化計算機技術支持、多種技能和手段。

2多項目管理和項目群管理中的問題

2.１ 流程管理

在科研體制中，多項目管理和項目群管理對業務流程靠經驗管理，缺乏清晰的定義，導致管理失控，效率低。流程不能根據業務發展需要進行調整，環節冗長，計劃制訂不夠審慎，執行過程變得復雜，導致工作效率低下。各個部門各自為政，流程不能有效地執行，項目群經理對各個項目經理的管理度不能協調好，有效的信息大量的流失。

2.２ 研發戰略

項目群經理研發項目管理中缺乏明晰的戰略定位及發展規劃，沒有明確的項目選擇標準，重視產品開發但是卻忽視研發平臺構造。導致項目研究總因為目標規劃不明確而導致效率低，過多浪費資源。

2.３ 人員管理

項目群經理多是技術人員，缺乏變頻的項目管理知識和技能。項目組中缺少市場和銷售人員，不能及時地掌握市場動態和客戶需求。多項目管理和項目群經理缺乏管理經驗，不能統一協調。部門崗位劃分過細，不能促使項目經理之間形成有效的合作和分享經驗。

2.４ 資金管理

科研機構中項目管理經常會對項目預算不規范，不準確，不能作為項目控制的有效工具，過于追求技術的先進性，忽略研發成本，還有一個普遍現象是缺乏階段性成本控制制度，項目預算超支，各項目組不注重成本控制，項目群經理難以統一協調。

2.５ 缺乏協同

項目群管理經常被理解成項目集中管理，并沒有起到項目和不斷演變的戰略和業務環境之間的協同。多項目設置和項目群管理的設置是為了更好地監督和控制各項目的進展，項目群經理主要的職責不是引導項目經理根據戰略目標確定和執行項目，更多的是協助和監督項目經理執行項目。很多的項目群經理并沒有起到橋梁作用，決策層和執行層之間仍然有差距，影響整體效能發揮。

2.６ 資源消耗

在項目經理和管理層中存在的項目群經理和多項目經理的主要職能就是分擔管理層對各具體項目的監督和控制，統籌各個項目進行過程中的分析、報告等。因此這樣項目群經理的日程工作就是開會，統籌項目經理手中的信息，對差異的地方進行解釋，并溝通領導層，進行回報。

這樣機械地為了控制去控制的做法會對項目的結果造成影響，而且過多的控制會造成研究所的資源的消耗，并使項目管理缺乏靈活性。

3問題的解決方法

3.１ 指派合適負責人

大多數決策者在選擇項目群經理時經常會選擇一個目前不忙的項目群經理，往往忽略了他是否有源關于他負責的這些相關項目的專業技能，一個經驗不足的項目群經理很可能把一個或者幾個項目帶向毀滅，所以選擇項目群經理時要選擇能滿足項目的經理，否則寧可暫且不要。

3.２ 定期溝通

如果項目群經理、多項目經理和各個項目經理之間沒有很好的溝通，不能明確地了解項目進度和協助、引導工作，項目很容易因為各部門的理解偏差而誤入歧途。因此項目群經理和多項目經理應該每周選一天，并在固定的時間段召開會議，能夠有效地幫助團隊成員了解項目進度，彼此交換意見能讓項目流程更有活力。

3.３ 專一執行項目

項目群經理應關注項目經理手中正在執行的項目，督促項目經理專心完成手中項目，很多管理者認為自己有能力應對多個項目的挑戰，結果導致嚴重拉低工作效率，很可能使團隊中出現消極的工作態度，更可能是各部門之間的進度不統一而造成快等慢、多個項目爭奪同一種資源等弊病。如果想要避免這類生產效率損失，最好的切入點是砍掉當前工作量的1/3，甚至更多，雖然工作量被砍，但是團隊中的成員不必為了完成進度而疲于奔命，有更多的精力來解決工作中的疑難雜癥，這樣實際的完成率往往會提高一倍。

3.４ 確定明確的目標

任何缺乏明確發展目標的項目都將不可避免地遭受失敗，目標變更是項目執行過程中最危險、也最需要嚴格控制的行為。只要稍有松懈，它就會帶來資金成本與執行周期的雙重累贅。因此項目一開始，項目群經理就要監督項目經理為項目定義發展的終極目標，并定式監督項目進展以保證團隊始終在正確的軌道上運作。

4結束語

我國目前大部分應用開發型科研機構已經完成了由事業單位向企業單位的轉變。完成轉制工作的科研機構，建立市場競爭環繞具有競爭力的項目管理體系，是我國科研院能所完成轉型后面臨的首要任務，這樣才能保證競爭力和發展力。

主要參考文獻

［１］王傳軍．項目群管理在建設工程監理中的應用［Ｄ］．大連：大連理工大學，２００９．

［２］殷波．工程建設項目群風險評價體系研究［Ｄ］．成都：西南交通大學，２００８．

［３］陳洪進．戰略項目管理——多項目管理的新階段［Ｊ］．價值工程，２０１１，３０（５）：１１１－１１２．