計算機辦公自動化的網絡建設

張曄

引言：人們的生活方式在全球性的網絡化、信息化進程中發生了翻天覆地的改變，internet技術的應用以及電子商務的飛速增長給人們生活工作的各個方面都帶來了巨大的變化。計算機，網絡，自動化等技術在辦公方面的應用更是大大提高了辦公的效率。從而促進了人們辦公理念的變化。本文就對計算機辦公自動化的網絡建設以及設計進行分析介紹，從而讓人們更好的認識它，了解它，應用它，促進其技術方式的變革，從而越來越適應當前快節奏，講究效率的辦公生活。

我國辦公信息化的進程，大致可分為三個階段：（1）計算機的應用提高了個人工作效率，體現在以桌面字處理工具為典型的個人辦公工具軟件階段。（2）c/s體系結構應用為特征階段，是以關系型數據庫技術為基礎的，這一階段基本實現了各個級別的數據處理、公文處理等的自動化。（3）基于符合internet/intranet技術標準的平臺應用階段，在這一階段中，不僅在技術上有了很大進步，而且應用范圍已從部門內部、部門之間擴展到行業/系統內部，乃至跨部委跨系統。

辦公實際就是文件的制作、修改、傳遞、簽定、保存、銷毀、存檔的過程。那么隨著文件的這一流程，產生了各種各樣的設備。隨著科學技術的發展，計算機網絡技術的進步以及運用，辦公自動化網絡的建設也得到了大力推廣。傳統的辦公模式主要以紙介質為主，在信息革命的浪潮中，顯然已經遠遠不能滿足高效率、快節奏的現代工作和生活的需要。如何實現信息處理的自動化和辦公的無紙化逐步得到了人們的重視。

一、內部辦公自動化系統的建設

1.1 一般來說，政府部門辦公自動化系統應以公文處理和機關事務管理（尤其以領導辦公）為核心，同時提供信息通訊與服務等重要功能，因此，典型的辦公自動化應用包括公文管理、督查管理、政務信息采集與發布、內部請示報告管理、檔案管理、會議管理、領導活動管理、政策法規庫、內部論壇等應用，另外鑒于internet在日常辦公中占有日益重要的地位，辦公自動化系統應該與internet留有平滑的接口。

1.2 提供電子郵件功能是辦公自動化系統的基本需求在一個辦公自動化系統中通常包含了多個應用子系統，如發文、收文、信息服務、檔案管理、活動安排、會議管理等等，可以將電子郵件信箱作為所有這些辦公應用子系統的統一接口，每一個用戶通過自己的電子郵件信箱就可以了解到需要處理的工作，而不必經常性地來回檢查不同的應用系統，辦公自動化應用系統以電子郵件作為統一入口的設計思想，可以大大提高系統用戶的友好性和易用性，減少培訓的工作量。

二、網絡化辦公模式

現有辦公自動化系統和大型信息管理系統中，企業業務流程重組或者是文件流轉功能都是核心功能。同時我們也認為，企業辦公主要是一個文件流轉的過程，所有的辦公事務都可以抽象成一個數據庫表單。

傳統的辦公自動化系統和大型mis系統在處理企業管理流程中大多采用企業業務流程重組（bkr），其核心思想就是要先優化企業業務管理流程，再根據優化后的流程建設企業信息系統。這樣不僅在系統建設中工作量巨大，同時面臨來自企業內部重重的阻礙。

三、通用型管理模塊功能劃分

針對于這個底層模塊，它并不需要實現實際的功能，它主要是負責完成應用層交付的任務和與底層數據庫交換數據，所以它的功能是比較抽象的、統一的和可擴展的。雖然如此，我們還是將這個模塊按不同的功能細分，因為辦公系統有些模塊之間聯系并不緊密，比如公文管理系統與公共信息系統，郵件管理系統與辦公設備管理系統之間的聯系就不是那么緊密，甚至可以完全分開。所以我們的底層管理模塊針對于這些情況，主要分為八大功能子模塊：

3.1 公文管理

公文管理主要負責公文的發送與接受工作，發送流程按照流程定制來完成，所以還包括流程定制功能。這三大塊是oa的核心部分，實現也最為復雜，特別是流程定制功能，是一個非常靈活的模塊，它決定了該oa系統的效率和可用性。

3.2郵件管理

郵件管理主要功能是發送與接受內部郵件，發送與接受外部郵件（外部郵件服務器必須支持pop3），郵件需要存入數據庫，以便今后瀏覽查詢。

3.3表單管理

表單管理是一個輔助性模塊，基本上在其他所有模塊都有可能用大它的功能，它主要是實現表單模板的定制，表單的存儲，打印等功能。在一個企業，表單是很重要的一個東西，它在辦公過程中出現的頻率緊次于公文，所以這個模塊也非常重要，并且表單的定制與打印是一個技術難點。

3.4 檔案管理

檔案管理功能是對準備歸檔的公文或者企業各類合同、協議、文件、指示、資料等的一個合理存儲與查閱功能，針對于復雜的分類和查閱權限，實現合理存取，管理得基本功能。

3.5 人事管理

人事管理功能主要包括：員工資料管理，員工薪資管理，員工考勤管理，員工權限管理，部門機構管理，部門任命管理等等公司內部人事管理的所有功能，本子模塊將以底層視角反應員工得管理，包括職務和所屬性質都將按統一模式規劃，便于應用層定制模塊。

3.6 日程安排

日程安排是辦公系統的一個必不可少的輔助功能，可分為個人日程，部門日程，主要需要解決的是日程的基本存儲和信息提示。

3.7 公共信息管理

公共信息包含：公司新聞、文檔、員工論壇、資料下載等功能，主要是針對所有部門的一個共用系統，該系統可以采用傳統模式，如論壇可以采用bbs系統等，底層主要是統一規范，提供基本功能。

3.8 會議管理

會議對于任何一個公司都是重要的，而會議的形式隨著網絡的發展也變得多樣化起來，除了傳統的會議，還有網絡會議，視頻會議等新型會議方式，使得相隔甚遠的人之間也可以有了當面交流的環境。對于相隔較遠的部門，如總公司與子公司之間的交流建議采用非視頻的網絡會議，因為這個即可以滿足網速，也可以滿足交流得需求。對于處于同一個大廈的各部門，建議使用視頻會議，因為加入多媒體的功能，可以使得會議氣氛跟貼近傳統會議的效果，而且交流也更人性化，同時也可以得到局域網網速得支持。

這八大功能子模塊都是oa系統得基礎，在此之上，我們可以創建更多的功能和輔助，可以使得oa的定制變得輕松而豐富。

四、結語

通過以上的綜合分析，該辦公自動化系統的開發將分為三期完成，第一期是基礎類庫的開發，第二期是底層管理模塊的開發，第三期是應用層定制。每一期都是下一期的基礎，但可以獨立使用，只有三期完成，才算完成整套oa系統。相信這套系統會更好的服務于我們的辦公模式，更好的提高系統的網絡建設。

參考文獻

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（作者單位：石家莊市疾病預防控制中心）