高校檔案管理信息化建設(shè)問題探究

路長(zhǎng)蘭

[摘 要] 本文針對(duì)高校檔案管理工作，首先概述了高校檔案管理信息化建設(shè)對(duì)于高校發(fā)展的作用，然后總結(jié)分析了高校檔案管理信息化工作的主要內(nèi)容，并系統(tǒng)地提出了完善高校檔案管理信息化體系建設(shè)的措施，可以為高校檔案管理部門開展檔案管理工作提供合理的參考。

[關(guān)鍵詞] 高校； 檔案管理； 信息化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 02. 064

[中圖分類號(hào)] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）02- 0126- 01

0 引 言

隨著信息化技術(shù)在現(xiàn)代辦公管理中應(yīng)用的不斷普及，在檔案管理工作中借助于信息化的手段進(jìn)行管理，已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理工作的主要技術(shù)手段。通過檔案管理信息化，不僅可以大幅度地提高高校檔案管理工作效率，同時(shí)也可以提高檔案管理工作質(zhì)量。但是現(xiàn)階段，由于部分高校檔案管理工作部門的管理理念較為落后，在檔案管理模式上還存在一些問題，導(dǎo)致高校檔案管理工作的整體信息化水平較低。因此，創(chuàng)新高校檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化以及信息化，已經(jīng)成為當(dāng)前高校檔案管理工作改革的重點(diǎn)，這對(duì)于提升高校檔案管理整體水平也具有非常重要的意義。

1 高校檔案管理工作信息化建設(shè)的意義研究

（1） 高校檔案管理信息化有利于實(shí)現(xiàn)檔案資料的深度開發(fā)利用。檔案作為高校教學(xué)科研活動(dòng)的重要記錄，具有較高的信息價(jià)值，傳統(tǒng)的人工檔案管理模式在檔案整理完成后，借閱使用效率較低，因而各種有價(jià)值的資料得不到開發(fā)利用。通過信息化的檔案管理手段，實(shí)現(xiàn)了檔案資料采集、整理、歸檔保存以及查詢使用的快捷化，能夠隨時(shí)隨地地為有需求的用戶提供相應(yīng)的資料查詢服務(wù)，因而有助于提高檔案資料的利用價(jià)值，對(duì)于高校教學(xué)科研活動(dòng)的順利開展也非常有益。

（2） 高校檔案管理工作信息化是高校教學(xué)改革發(fā)展的基本要求。在現(xiàn)代化的管理理念下，高校的管理工作早已經(jīng)步入了信息化、自動(dòng)化與數(shù)字化管理的階段。對(duì)于檔案管理工作而言，同樣也應(yīng)該結(jié)合時(shí)代發(fā)展的需要，將信息化的檔案管理作為數(shù)字化校園建設(shè)的重要內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)高校信息資源網(wǎng)絡(luò)體系的健全，并實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。

（3） 高校檔案管理工作信息化能夠推動(dòng)文化科技的傳播利用。高校檔案資料作為一個(gè)高校教學(xué)以及科研活動(dòng)為主體的資料集，最突出的特點(diǎn)是具有較高的文化科技含量，通過高校檔案管理信息化建設(shè)，能夠?qū)⑦@些寶貴的資源與社會(huì)相聯(lián)通，因而能夠?qū)崿F(xiàn)文化科技資源的廣泛傳播與利用，這對(duì)于推動(dòng)社會(huì)文化科技的進(jìn)步具有重要的意義。

2 高校檔案管理工作信息化建設(shè)的基本內(nèi)容

（1） 軟硬件設(shè)施的建設(shè)。高校檔案管理工作的信息化離不開軟硬件設(shè)施的支持，對(duì)于硬件設(shè)施主要是提供用于檔案管理工作所需要的計(jì)算機(jī)以及存儲(chǔ)設(shè)備，工作主要內(nèi)容是做好計(jì)算機(jī)以及電子文件存儲(chǔ)設(shè)備的安全維護(hù)與數(shù)據(jù)備份管理。對(duì)于軟件設(shè)施，則主要是選擇操作容易、維護(hù)簡(jiǎn)便以及具有查詢功能的管理軟件。通過充分、全面的軟硬件設(shè)施，確保高校檔案管理信息化的順利開展。

（2） 高校檔案信息資料。高校檔案信息資料的收集整理主要是按照規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)以及統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式對(duì)各種電子文件資源進(jìn)行整理，可以在檔案管理信息部門設(shè)置中心系統(tǒng)，作為收發(fā)、存儲(chǔ)以及整理電子文件的中轉(zhuǎn)站，提高信息的收集以及保管工作的效率。

（3） 檔案管理系統(tǒng)的安全保密。由于部分高校檔案信息資料屬于具有一定密級(jí)的資料，因此對(duì)于這些資料，既要確保檔案資料的真實(shí)、可靠、完整，同時(shí)也要確保電子檔案數(shù)據(jù)庫處于安全可靠的狀態(tài)，對(duì)這些電子檔案進(jìn)行訪問使用必須經(jīng)過相應(yīng)的授權(quán)后方可執(zhí)行。

3 高校檔案管理信息化完善策略研究

（1） 實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息體系的標(biāo)準(zhǔn)化。提高高校檔案管理信息化建設(shè)水平，應(yīng)該注重對(duì)高校檔案管理信息化體系的建設(shè)制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。高校檔案管理部門可以結(jié)合國家制定的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》以及《CAD電子文件光盤存貯、歸檔與檔案管理要求》等規(guī)范性的文件，并結(jié)合高校管理部門的實(shí)際情況，制定標(biāo)準(zhǔn)的工作流程，指導(dǎo)高校檔案資料的收集整理以及歸檔保存工作。通過這種制度管理的方式實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，促進(jìn)高校檔案管理工作的順利開展。

（2） 結(jié)合高校的實(shí)際情況建立檔案數(shù)據(jù)庫以及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)開展檔案管理工作。高校檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)自身的檔案類型將其分為教學(xué)科研檔案、黨政管理檔案、教學(xué)設(shè)備檔案、基建檔案、人力資源管理檔案以及學(xué)籍檔案等幾種類型，分門別類地建立檔案資料數(shù)據(jù)庫。其次，應(yīng)該根據(jù)高校檔案管理的數(shù)據(jù)庫，建立檔案資源共享網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，高校內(nèi)部或者是社會(huì)機(jī)構(gòu)可以通過相應(yīng)的權(quán)限，對(duì)高校檔案資料進(jìn)行查詢，進(jìn)而提高高校檔案資料的使用效率。

（3） 提高高校檔案管理部門的工作隊(duì)伍的整體水平。高校檔案管理工作人員的能力水平直接關(guān)系到高校檔案管理工作質(zhì)量，因此對(duì)于高校檔案管理工作的改進(jìn)應(yīng)該提高檔案管理工作人員的能力水平。重點(diǎn)針對(duì)檔案管理軟件的使用、資料數(shù)據(jù)庫的維護(hù)以及檔案管理理論對(duì)工作人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，以提高其工作能力，確保高校檔案管理工作水平的提高。

4 結(jié) 語

高校檔案管理工作信息化不僅可以確保高校日常教學(xué)以及科研活動(dòng)的順利開展，同時(shí)也可以推動(dòng)高校自身的建設(shè)發(fā)展，對(duì)于提高高校的教學(xué)科研水平也具有非常重要的作用。因此，高校檔案管理部門應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，并積極地完善信息化的檔案管理體系的建設(shè)，推動(dòng)高校檔案資源的共享以及文化交流的深入開展，實(shí)現(xiàn)高校辦學(xué)水平的不斷提高。

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