也談高校實物檔案管理

【摘要】實物檔案是指單位或個人在各項活動中形成的，對國家和社會有保存價值的以物質實體為載體的歷史記錄，是寶貴的文化遺產。高校實物檔案從某種程度上體現著學校的發展史和光榮史，有著紙質檔案不可替代的地位和作用，其歷史的真實性、原始性、直觀性和生動形象等特點，真實地記載了學校各項實踐活動，反映了學校的發展歷史，是學校檔案不可分割的重要組成部分，如何管好用好高校實物檔案，發揮其應有的作用，是檔案館（室）的一項重要工作，也是檔案工作者的重要歷史責任。

【關鍵詞】高校 實物檔案 管理

在高等學校辦學、變遷、合并的歷史過程中，經常會產生或接收到一些物品；如學校參加國家或省市舉辦各項活動中獲得的獎旗、獎狀、獎章及榮譽證書，兄弟院校、國內外友人、校友饋贈的禮品、紀念品，上級頒發的各種獎牌，學校各個時期使用的印章、學生證、畢業證書、校徽、各種紀念章、紀念幣，領導（名人）題詞、簽名和饋贈書畫，學校校園規劃建設立體沙盤、有標志性的建筑模型，教學、科研中形成的作品、課件（如雕塑、繪畫、小型樣機、樣品）等等，這些實物形象生動、直觀地反映了高校的辦學歷史和一定時期的教學科研水平，是不可多得的歷史記錄，應該得到科學的管理及有效的利用。

一、實物檔案的概念及意義

實物檔案是上個世紀90年代初檔案界提出的一個新概念。10多年來，逐漸受到檔案學術界的關注，人們對實物檔案概念的界定可謂是百花齊放，百家爭鳴，至今尚未形成共識，甚至還有矛議。實物檔案是指學校在過去和現在從事教學、科研、管理學術活動，以及社會交往中直接形成的對學校和社會有珍藏價值的以各種實物存在的原始記錄。實物檔案是具有原始性、真實性、記錄性特點的固定物理載體，既是史實，又是實物，是歷史的真實寫照。實物檔案作為高校自身活動過程的歷史見證，是高校檔案的一個重要組成部分。

二、實物檔案的形成特點

除了具有檔案的共性以外，實物檔案還有其獨特的個性。它們的特點是：

（一）形成時間的不確定性

實物檔案與紙質檔案不同，在形成時間上沒有周期性的規律。比如獎牌、獎勵證書等形式的實物檔案是反映某一單位或部門所取得工作成績的物品，它不具有時間或主體上的規律性，因而檔案部門無法預知哪些單位（部門）在哪個時段會產生實物檔案，很難及時準確地收集到所需檔案。

（二）載體豐富多樣，信息記錄形式不一

實物檔案呈現出多樣性，由金屬、塑料、有機玻璃、石膏、絲綢、陶瓷、木材、玉等多種材料構成，并且載體上的信息內容有鍍金、刀刻、筆繪、印刷、刺繡、泥塑、油漆、墨汁等多種表現形式。載體的多樣性導致保存環境和保管方式的多樣性和嚴格性，同一類別的載體也可能由于信息表現手法的不同而在保管要求上各有側重。

（三）形狀大小的不統一性

實物檔案與其他類檔案最大的區別是其沒有相對固定的形狀和大小。另外部門實物檔案的外形、色彩、工藝等方面對復制技術的要求很高，復制難度較大，且復制件所占的空間也很大，成本較高，因此，對這部分實物檔案無法備份，造成實物檔案管理難度的加大。

三、實物檔案管理存在的主要問題

實物檔案在收集工作上由于其不確定性、不可預見性，檔案館（室）難以進行前端控制，致使實物檔案收集難以齊全；檔案館（室）所保存的實物檔案種類繁多，但目前全國還沒有統一規范的分類整理標準。由特殊載體構成的實物檔案，完全按照紙質檔案的保管條件進行收藏管理，顯得很牽強。因此，實現實物檔案的妥善保管，便成了紙上談兵，往往出現管理不善；檔案人員大部分時間和精力都放在文書、科研等類檔案的編研和開發利用上，無暇顧及實物檔案。諸如此類原因，使得很多檔案館（室）將實物檔案束之高閣，鎖在檔案柜里，根本就談不上開發利用。

四、實物檔案相對應的對策與措施

（一）學校檔案館（室）需加大宣傳力度，健全收集制度

要做好收集工作，首先必須加強對實物檔案歸檔的宣傳，把實物歸檔范圍印發給各個行政部門、院系。檔案部門可以召開座談會或進行專題講座，使全校教職工認識到實物檔案集中統一管理的重要性和必要性，主動移交相關實物檔案。其次，要健全收集制度。實物檔案的收集要注重明確收集范圍及數量與質量的統一，制定科學合理的實物檔案歸檔范圍是收集工作的基礎和依據，其歸檔范圍的制定要注意與已有庫藏檔案相協調，重點收集對學校發展有重大歷史意義，有利于校園文化建設，有利于提高學校社會地位，具有查考利用價值的實物，進而形成實物檔案的收集特色。其三，檔案工作人員要有高度的責任感和使命感，強化對實物檔案的不定時收集，除專職檔案工作人員追蹤收集外，各學院（部門）的兼職檔案員應及時收集，移交學校檔案室，不要亂放或存放個人手中，達到定期收集和隨時收集的完美結合。

（二）學校檔案館（室）需加大管理力度，創新管理模式

對實物檔案進行科學分類、規范整理，才能為檔案工作的保管、鑒定和利用奠定良好的基礎。首先所有實物按歸檔時間的順序編大流水號；再按載體形式分為證書類、獎牌類、錦旗類等；將同一載體的實物又分為黨群、行政、教學等；然后，在分載體、分工作部門的基礎上，按重要程度兼顧時間順序分別進行排列。由于高校實物檔案類別繁雜，形式多樣，所歸檔的實體無法做到整齊劃一，為了便于利用和查找，需將每件實物用數碼相機拍成照片，照片要求jpg格式，分辨率在300dpi以上，照片編號與實物編號一致，同時在照片屬性中對事物的名稱、載體類型、規格大小、存放地點、責任者、日期、保管期限等進行詳細說明；將能夠復印的實物復印下來，裝訂成冊，隨時利用；如有條件還可以納入自動化管理系統，實現計算機錄入、檢索、打印。

（三）學校檔案館（室）需加大開發力度，提高利用率

收集、保管實物檔案的目的在于利用，作為檔案工作者要充分利用各種方法和途徑，積極主動地提供利用服務，改變被動式服務和“重藏輕用”的觀念，充分發揮實物檔案的潛在價值。一是建立實物檔案目錄或專題目錄，從目錄里能迅速找到所需材料；二是實物檔案材料匯編成冊，隨時隨地為利用者查找創造條件；三是建立實物檔案數據庫，將數據庫鏈接在檔案館（室）網頁上，并與校園網聯網，使校內外利用者都能通過網絡方便查找所需的實物檔案信息。其次，舉辦實物展覽。適時舉辦相關展覽，利用時尚的形式和豐富的實物內容開創利用服務的新局面、新思路，充分體現檔案館（室）的文化特色，發揮檔案館（室）服務育人的功能。

總之，實物檔案是高校檔案的重要組成部門，各高校要重視實物檔案的集中統一管理。利用實物檔案更具有文化特色、直觀性強、具有無可辯駁的憑證作用的特點，多形式、多層次、多方位、多渠道地開展利用和服務工作。

參考文獻

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作者簡介：趙莉（1977-），女，漢族，山西新絳人，西安財經學院院辦檔案室館員。