加強檔案管理促進食品藥品監管事業發展

朱麗英

[摘 要] 隨著人們對于食品、藥品安全性的逐漸重視，食品藥品監管局也應加大食品藥品監督管理的力度。加強食品要監管檔案管理工作，能幫助更好地提高食品藥品監管工作的有效開展，提高工作效率。本文重點分析了食品藥品監管工作對于保障人們日常生活食品、藥品安全的重要性，并闡述了加強檔案管理工作的幾點意見，幫助有效解決檔案收集工作、管理工作中出現的各類問題，提高檔案管理質量，有效確保檔案資料完善、準確、安全。

[關鍵詞] 食品藥品監管；檔案管理；藥品安全

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 22. 062

[中圖分類號] G279.27 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）22- 0096- 02

隨著食品、藥品中化學添加劑的不斷增多，食物中毒時間以及用藥出現嚴重不良反應時間的不斷發展，使人們對于食品、藥品安全性的重視度逐漸提高。因此，食品藥品監督局應高度重視食品藥品的監督管理，逐漸加強食品、藥品監督，檢測檔案管理工作，幫助促進食品藥品監督管理工作的有序開展，進一步確保市民能食用健康綠色食品。檔案管理工作作為食品藥品監督管理工作的基礎工作之一，只有確保檔案管理工作良好，才能促進監督管理工作的進一步開展。

1 食品藥品監管工作的重要性

食品、藥品是人們日常生活所不能缺少的東西，其安全性直接關系著使用者的身心健康。隨著社會環境污染不斷加劇，很多食品在加工過程中都添加了一定量的化學藥劑，幫助延長保質期或者提高鮮味。如果人們長期食用了這些食品，就容易發生食物中毒、藥品中毒等不良情況，嚴重者甚至會出現死亡情況。近些年來，有不少因為服用相關不達標藥品而出現中毒極其不良反應的事件發生，使得藥品安全也得到了高度重視。在這樣的時代背景下，食品藥品監管部門更應該發揮其職能，維護食品藥品安全，確保廣大群眾能食用安全的食品及藥品。

2 提高檔案管理，推動食品藥品監管工作有序開展

2.1 確定工作目標，提高檔案管理工作效率

首先，要確定好食品藥品監督管理局的未來某一時間段的工作目標，明確工作起點。根據實際需要及具體情況，建立食品藥品監管檔案室，逐漸完善檔案管理系統。其次，善于總結以往工作過程中表現出的問題，針對檔案升級過程中存在的問題進行分析總結，逐漸幫助解決工作中遇到的各種問題，提高檔案管理工作效率、質量及使用效率。可以通過成立相應的監督小組，專門負責檔案監督管理工作，對檔案管理實行統一管理。

2.2 制定規范的檔案管理制度，提高員工檔案收集及管理意識

針對食品藥品監督相關檔案的收集、檔案的歸類整理、檔案的鑒定、檔案保密以及查閱 、檔案銷毀工作都制定相應的規范管理制度，不斷規范食品藥品監督局的檔案管理，確保檔案內容完整、檔案收集及時、準確。制定好相關食品藥品監督檔案管理制度之后，可以將其作為書面文件通知，發放到各個部門，要求每個員工都要認真閱讀，并養成良好的檔案收集、歸類整理、保管的良好習慣，真正落實好檔案管理制度。良好的檔案管理工作離不開全體員工的自覺性，因此，可以通過定期開展檔案管理重要性的講座，幫助提高全體員工的覺悟，使其認識到檔案管理工作對于今后開展食品藥品監督管理工作的重要性。為了進一步提高檔案管理工作的有效性，還可以將檔案相關工作列入員工工作考核中，從而促進員工重視食品藥品監督檔案管理工作。

2.3 加強食品藥品監管檔案資料服務效能

食品藥品監管檔案資料收集工作就是為了服務于實際工作而開展，其作用就是為了服務社會，因為必須要確保檔案能有效發揮其作用價值。檔案管理部門對于相關職能部門查閱相關檔案，對于合理的要求都應積極提供良好的服務，并積極協助相關部門進行辦案。為了確保相關檔案丟失或者泄露，在他人進行檔案資料查閱之前都要先進行相應的登記，從而預防發生意外事故時能找到責任人。

2.4 增加資金投入，改善檔案管理工作環境

隨著社會經濟不斷進步，社會經濟、科技不斷發展，很多工作都采用了辦公軟件、計算機以及相關管理系統來協助工作，提高了工作效率，食品藥品監管檔案管理室也應該跟上時代步伐，利用計算機及相關辦公軟件來幫助進行辦公。改變紙質檔案資料管理，使用電子檔案能幫助更方便地進行資料保存、查閱。可以同時采用紙質檔案管理和電子檔案管理，進一步提高檔案資料的保管。根據實際情況，在現有條件情況下，將檔案室劃分為庫房、辦公區以及查閱區，防止他人隨意翻閱，確保檔案資料安全、不丟失。

從安全方面角度看，為了保證室內濕度不會對檔案資料造成不良影響，要求在室內放置有效的溫度、濕度測量計。并且應配備有效的滅火器、防潮去濕儀器，有條件的還可以安裝空調。完善檔案管理室的各項設備，提高檔案管理條件。對于閱讀區域，可以安裝數碼照相機、清晰的掃描儀。利用檔案查閱網絡管理系統，提高檔案資料的查閱效率。從硬件、軟件兩個角度逐漸提升檔案管理工作質量，使檔案資料管理工作能更好地服務于食品、藥品監督工作。

3 結 語

食品藥品安全直接關系著廣大人們群眾的生命安全及身心健康，隨著有害物質超標食品的層出不窮，人們對于食品、藥品安全的重視度也越來越高。這就要求食品藥品監督局部門加大食品、藥品安全監督、管理力度，為廣大民眾營造良好的飲食環境。本文通過分析加強檔案管理工作的重要性以及相關工作的改善措施，陳述了提高檔案管理工作的有效方法，從而幫助有效提高食品藥品監督工作的開展，確保食品、藥品安全。

主要參考文獻

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