探究新時期高職檔案管理工作規范化的新途徑

劉珺 趙峰

摘 要 高職檔案是學校在教學、科研、學生管理活動中形成和采集的有保存價值的一系列資料，高職檔案管理是高職院校基礎性工作。闡述高職檔案管理規范化的必要性，分析高職檔案管理規范化面臨的問題，并提出檔案管理工作規范化的相應措施。

關鍵詞 高職；檔案管理；數字化檔案

中圖分類號：G717 文獻標識碼：B

文章編號：1671-489X（2014）10-0067-02

高職檔案是學校在教學、科研、學生管理活動中形成和采集的有保存價值的一系列資料，高職院校檔案管理是院校基礎性工作。《高等學校檔案管理辦法》中指出：要將檔案管理工作作為高等學校工作的重點，并納入整體發展規劃，用檔案管理工作促進其它工作的同步發展。近年來，隨著我國高等職業教育的快速發展，對新時期高職的檔案管理工作也提出了更高的要求。實現高職檔案管理工作的規范化，對于維護高職教學管理新秩序、提高高職教學管理，打造學習型高職具有重要意義。

1 高職檔案管理規范化的必要性

一方面，檔案管理的規范化是高職教育發展的需要。當前，高職教育已成為我國高等教育系列必不可分的組成部分，并且隨著國家對技術型、實用型人才的需求，也要求高職將傳統的“專業型”人才培養路線轉變為“一專多能”的復合型人才培養路線。而做好檔案管理，則有利于高職保持正確的人才培養方向，不斷夯實檔案管理這一基礎性工作。另一方面，檔案管理的規范化是提高高職院校教學與學術研究水平的需要。大力進行教學與理論研究是高職院校發展的趨勢，在強調學生技能培養的同時，要更加夯實教學環節管理、日常教學管理、學籍管理、教學質量管理等一系列工作，才能夠促進高職教育教學水平穩步發展。做好檔案管理，才能夠發揮好高職“資源庫”的作用，提高各項工作的主動性，對學校各項工作提供便捷的條件，高度整合各類資源，減少不必要的重復性勞動，提高相關工作的效率。

2 高職檔案管理規范化面臨的問題

近幾年來，我國高職院校檔案管理規范化方面雖然取得了一些顯著成績，但是仍然存在許多不足，主要表現在：

檔案管理的隨意性強 在高職檔案管理過程中，隨意性大、材料雜亂現象突出。從檔案的收集、整理、分類編目到應用，檔案工作人員不能夠做到“應收盡收”，許多有價值的檔案不能夠及時被檔案管理部門采集與歸納，導致檔案資源的流失。在分類與編目過程中，不注重科學分類和系統排列，檔案編目缺少層次性，對檔案分類的范圍、時間、渠道等要素規定模糊，編排混亂，組卷邏輯不清，裝訂不夠規范等問題仍然突出。在檔案的保存階段，資料的規格、格式、數量等方面缺少統一和標準化的要求，使得人為因素造成了檔案資源流失和破損。

高職檔案制度不健全 制度不健全是制約高職檔案規范化管理的重要因素，由于制度建設的滯后，嚴重影響制約著其職能的發揮，造成了檔案管理過程中人浮于事的問題。當前，許多普通高等院校都建立了相應的《檔案管理制度》《歸檔實施辦法》等相關制度，但是由于許多高職院校認為檔案管理是學術型普通高校的事情，而自己的工作目標是培養技術型人才，重心是學生的實驗實訓能力的培養，因此對檔案管理制度的建立不重視，檔案職能部門難以行使職權，責權不分、責權交叉現象嚴重，缺少有效的對檔案管理工作的監督、檢查與評估。同時，由于對檔案管理的輕視，各部門間在檔案管理過程中，互相推諉、扯皮的現象也較為突出，直接影響了檔案收集材料的數量與質量。

檔案服務的缺失 《高等學校檔案管理辦法》中指出：高校檔案管理機構應該為全社會的檔案利用提供便捷的條件，廣泛探索檔案的公益化使用。可見，檔案收集和管理的最終目標是利用，不但要使檔案服務好高校，更要服務好全社會。而當前許多高職在工作過程中，將檔案管理作為應付上級檢查的手段，工作被動性較強，強調“突擊型整理”“突擊型歸檔”，一旦歸檔后，檔案資源便“無人問津”，沒有發揮好檔案對于學校全局工作的“助手”作用。

信息化程度不高 信息化是未來檔案管理的發展趨勢和要求，數字化檔案摒棄了傳統紙制檔案的媒體、空間、時間的限制，以數據庫為基礎、以信息、系統、控制論為導向，實現檔案資源的高度整合。但是，當前許多高職并沒有將信息化系統全面引入到檔案管理工作中，仍然采取傳統的手工方式對檔案進行管理，思維觀念還停留在紙制庫藏階段，缺少信息技術應用的主動性。不能讓信息技術服務于自己的檔案管理工作。

3 高職檔案管理工作規范化的措施

檔案管理的流程化 實施流程化的管理是高職檔案管理工作規范化的第一步，只有實施流程化管理，走“內涵式”的發展道路，強調檔案管理的基礎性，才能夠更好地實現檔案管理的高效性與系統性。首先，在檔案收集階段，應積極與學校教學教研、學術研究、學生管理等工作相對接，能夠做到“應收盡收”，對檔案資源進行準確的鑒別，把有價值的材料收集到檔案庫中。其次，在檔案分類階段。要嚴格按照《高等學校檔案管理辦法》等相關規范進行準確的分類與編目。組卷要規范、合理，符合標準要求，文件編排有序，確保檔案的排架合理，案卷有序。第三，在高職檔案的成果保管階段，要不斷完善檔案資料規格、格式、數量等方面的標準，規范立卷、標題、目錄等重點工作，延長檔案管理保存周期，杜絕人為因素造成的檔案霉變、褪色、污損、蟲蛀等現象的發展，為檔案管理帶來不必要的損失。

檔案管理的制度化 一方面，高職院校要整章建制。完善《檔案管理辦法》《檔案保存制度》《檔案保密制度》《檔案鑒定銷毀制度》《檔案統計制度》《檔案利用制度》《信息化管理制度》等相關制度，促使檔案工作的合規化、標準化、現代化。排好時間節點，做好“保管期限表”，確保高職檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、借閱、利用和保密等環節的“環環相扣”、“無縫對接”。另一方面，要健全檔案管理人員的相關制度。結合流程化管理，實施“過程監督與激勵”，用制度的約束力規范檔案管理人員行為。將檔案的收集、分類、利用等指標進行量化細分，針對“收集、整理、保管、鑒定銷毀、統計、借閱利用、保密”等環節，做好KPI（關鍵指標測評），出臺相應的《檔案管理人員量化績效薪酬辦法》等系列以KPI績效為核心的薪酬管理，在高職探索實施檔案管理人員的“計件工資”，切實增強檔案工作的活力。做到檔案管理“事前有計劃和標準、事中有檢測與監管、事后有驗收與評價”，將檔案管理人員的個人薪酬與工作業績相聯系，通過關鍵績效指標、工作目標設定，從而激發檔案工作人員的工作積極性。

檔案管理的服務化 新時期，“服務化”是高職檔案管理工作的核心與重點。首先，檔案管理要突出為教學與學術研究服務。長期以來，對于高職院校來說，學術研究始終是一項薄弱環節，而新時期做好檔案管理工作，則是提高高職院校學術研究質量的重要手段，在教學與學術研究中，檔案管理要協調與同步，不但要注重在教學與學術研究活動中收集獲取檔案資源，更要將以往有價值的資源對教學研究活動共享，實施“保姆式”的檔案服務，為教學研究活動提供資源支撐。其次，檔案管理要突出對廣大師生的服務。當前，高職要適當調整和降低檔案利用“門檻”，將檔案管理成果惠及廣大師生。要在保證密級的前提下，通過閱覽、借出、回饋等方式，為師生提供使用檔案的條件。例如：針對高職的學生特征，檔案管理部門可為高職學生建立“職業生涯規劃檔案”，從職業目標導向的角度出發，記錄學生在學校中的點滴進步、獲得的榮譽、技能等方面資料，為高職教育提供有力的支撐。同時，高職院校也可以探索“第三方”檔案管理方式，即：將“分類-編目-保管”等工作由“第三方”社會組織去做，對檔案業務鏈條進行整合與優化，將高職自己的核心力量用于檔案的利用上來，最大限度的提高檔案利用的效能。

檔案管理的信息化 信息化是未來檔案管理的趨勢，高職院校檔案只有通過傳統紙制檔案向信息化、數字化的轉型，才能夠實現檔案資源的合理配置與有序、有效開發利用，實現檔案信息資源的共享。一方面，要注重信息化條件下檔案管理的合規。即從安全性的角度出發，做好密級的設置，禁止使用外來光盤、U盤等存儲設備，安裝安全性較高的防火墻與密鑰，保證信息化條件下檔案管理的安全。另一方面，為用戶提供更多的接口和客戶端，使其能夠方便地對檔案進行檢索。高職院校可以為師生用戶及社會用戶提供一定權限的用戶與密碼，使其能夠通過學校檔案數據庫調取自己所需的資料，實現數據的實時化傳輸與信息的共享。

總之，高職檔案是學校在教學、科研、學生管理活動中形成和采集的有保存價值的一系列資料，高職檔案管理是院校基礎性工作。檔案管理的規范化是高職教育發展的需要，更是高職院校自身的需要。當前，高職在檔案管理中存在著檔案管理的隨意性強、檔案制度不健全、檔案服務的缺失、信息化程度不高等問題。在未來的發展中，只有更加注重高職檔案管理的流程化、制度化、服務化與信息化，才能夠提高高職檔案管理效能，最終促進高職檔案管理工作的規范化。

參考文獻

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