淺析應(yīng)用NoteExpress進(jìn)行文獻(xiàn)資源管理

王藝夢

摘 要 對于學(xué)者、科研人員和學(xué)生而言，下載閱讀大量的學(xué)術(shù)論文對把握課題的學(xué)術(shù)動態(tài)是非常重要的，但參考文獻(xiàn)的管理非常麻煩。介紹如何應(yīng)用NoteExpress進(jìn)行文獻(xiàn)檢索、文獻(xiàn)管理、引文標(biāo)注等，指出NoteExpress提供了一個便捷的平臺，是進(jìn)行科研論文寫作的首選輔助工具。

關(guān)鍵詞 NoteExpress；文獻(xiàn)管理；文獻(xiàn)資源

中圖分類號：TP319 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B

文章編號：1671-489X（2014）10-0065-02

1 引言

NoteExpress（簡稱NE）是北京愛琴海軟件公司開發(fā)的，是一款涵蓋“知識采集、管理、應(yīng)用、挖掘”的國內(nèi)專業(yè)級的文獻(xiàn)檢索與管理系統(tǒng)，內(nèi)置1600多種國內(nèi)外學(xué)術(shù)期刊、學(xué)位論文的輸出樣式，我們可以快捷地應(yīng)用在線檢索、批量導(dǎo)入題錄、批量鏈接附件等功能獲取并管理文獻(xiàn)資源[1]。

利用NoteExpress進(jìn)行文獻(xiàn)管理，先通過【文件】→【新建數(shù)據(jù)庫】在安裝目錄下建一個自己的數(shù)據(jù)庫，該數(shù)據(jù)庫組織包括題錄、筆記、檢索、組織、回收站，包含了文獻(xiàn)管理的所有功能。NoteExpress的核心內(nèi)容是嵌入MS Word，實(shí)現(xiàn)在Word中自動引文標(biāo)注，輸出各種格式化的參考文獻(xiàn)信息。安裝好NoteExpress后，在Word中會增加一排工具。本文詳細(xì)介紹了應(yīng)用NoteExpress進(jìn)行文獻(xiàn)管理和輔助論文寫作的過程。

2 功能介紹

題錄 文獻(xiàn)的標(biāo)題、作者、中文摘要、期刊、關(guān)鍵詞等信息在NoteExpress中稱為題錄，存儲在數(shù)據(jù)庫節(jié)點(diǎn)下的題錄（Reference）文件夾。

右擊題錄表頭欄，選擇【自定義】，可以自定義題錄顯示的字段；單擊主菜單【題錄】，或在題錄表中右擊鼠標(biāo)，可以進(jìn)行“新建題錄”“編輯題錄”等操作。此時新建題錄是手工錄入的方式，還可以通過從各大文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫檢索結(jié)果批量導(dǎo)入（比如萬方、維普、CNKI、PubMed等電子數(shù)據(jù)庫），或從在線數(shù)據(jù)庫檢索后直接導(dǎo)入。

題錄詳細(xì)信息列表包括：細(xì)節(jié)、預(yù)覽、綜述、附件、筆記、文件夾。預(yù)覽為我們呈現(xiàn)的是在word中插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)時的輸出格式；綜述提供了文獻(xiàn)的標(biāo)題、作者、來源、摘要，為寫文獻(xiàn)綜述帶來便捷；筆記是記錄我們在閱讀文獻(xiàn)過程中的思想火花。

右擊題錄下的某個文件夾，選擇【文件夾信息統(tǒng)計】，按“題錄類型”“年份”“期刊”等字段內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計，使科研工作者對某一課題有全面宏觀的把握，特別是對課題研究的總體情況進(jìn)行統(tǒng)計分析。

NoteExpress通過給題錄添加附件的方式管理文獻(xiàn)原文，點(diǎn)擊【附件】按鈕，右擊空白區(qū)，選擇【添加】，給題錄加上相應(yīng)的文獻(xiàn)文件。在個人數(shù)據(jù)庫文件（*.ned）所在文件夾下手工建立一個附件文件夾，或選擇【工具】→【選項】的“常規(guī)”部分指定文件附件的存放位置，后勾選“添加附件時將文件復(fù)制到指定文件夾”，就會自動存放附件到目標(biāo)文件夾。將來用戶若要轉(zhuǎn)移到其它電腦上使用自己的文獻(xiàn)資源，就可以直接拷貝數(shù)據(jù)庫文件（*.ned）和附件文件夾，保持附件文件夾與數(shù)據(jù)庫文件相對路徑不變，這樣我們就擁有了自己的個人電子圖書館。

筆記 NoteExpress的筆記功能用來記錄科研心得、論文草稿等瞬間產(chǎn)生的隱性知識，并與某條題錄建立鏈接，在閱讀題錄時可以方便的查看以前對于該文獻(xiàn)題錄的心得體會。

右擊筆記對應(yīng)的題錄，進(jìn)行“新建筆記”“編輯筆記”“刪除筆記”“鏈接到題錄”等操作；雙擊題錄，同樣可以編輯筆記，窗口中有一個“插入到word”按鈕，可以方便地把筆記插入到word中。

自動引文標(biāo)注 通過筆記的鏈接找到并選中題錄，利用word插件做參考文獻(xiàn)索引。單擊筆記詳細(xì)信息列表中的【題錄】按鈕，雙擊筆記鏈接的題錄，打開編輯題錄窗口，單擊窗口右側(cè)的【文件夾】按鈕，雙擊題錄所在的文件夾，即選中了筆記對應(yīng)的題錄，然后切換到word，單擊【插入引文】按鈕，再單擊【格式化參考文獻(xiàn)】按鈕，選擇輸出樣式。

選中數(shù)據(jù)庫目錄樹下的“筆記”，單擊主菜單的【文件】->【導(dǎo)入筆記】，將導(dǎo)入的筆記保存到該文件夾。NoteExpress支持三種格式文件的導(dǎo)入：TXT（含unicode），RTF，HTML。再者，與當(dāng)前筆記相關(guān)的全文、題錄、網(wǎng)址甚至影像資料等，都可以通過添加附件的方式來組織和管理。

文獻(xiàn)入庫 檢索功能是NoteExpress獲取、管理文獻(xiàn)資源的重要途徑，面對題錄中保存的大量文獻(xiàn)信息及筆記中保存的眾多科研心得，利用檢索功能可以快速獲得。

選中數(shù)據(jù)庫目錄樹下的“題錄”或者“筆記”，在工具欄的檢索欄中輸入關(guān)鍵詞，敲回車鍵開始檢索；還可以選擇主菜單【檢索】，點(diǎn)擊下一級子菜單【檢索】，填寫搜索條件，點(diǎn)擊搜索界面上的“增加條件”按鈕，可組合多個檢索條件。

檢索結(jié)果會保存在數(shù)據(jù)庫目錄樹的“檢索”->“最近檢索”文件夾下，并自動形成以關(guān)鍵詞命名的文件夾（如image）。如果要永久保存檢索結(jié)果，就用鼠標(biāo)將文件夾拖到“保存的檢索”下。

“保存的檢索”文件夾下的內(nèi)容可以自動更新，未來獲得的文獻(xiàn)題錄中有符合檢索條件（如image）的會自動在該文件夾下顯示。此功能使科研人員在以后查閱某一專題時只關(guān)注“保存的檢索”就可以了，這也體現(xiàn)了NoteExpress文獻(xiàn)管理的強(qiáng)大功能。[2]

主菜單的【檢索】->【高級檢索】，在增加了多個檢索條件后，會在“條件組合”框下顯示“條件_1與條件_2與條件_3”，點(diǎn)擊“與”會出現(xiàn)一個列表框，選擇邏輯詞“與”、“或”。按下鼠標(biāo)左鍵，選中“條件_1與條件_2”，松開鼠標(biāo)左鍵會自動彈出一個括號，點(diǎn)擊該括號將括號添加上去，即實(shí)現(xiàn)了用復(fù)雜的邏輯關(guān)系將檢索條件更精確地表示出來。在窗口的左下角有【保存到檢索歷史】按鈕，點(diǎn)擊此按鈕將檢索結(jié)果保存到“最近檢索”中。

過濾器 對每個來源的數(shù)據(jù)，按照它的自身格式制定的規(guī)則，是過濾器。針對不同的數(shù)據(jù)庫，NoteExpress都有對應(yīng)的過濾器。

通過維普、萬方、CNKI、PubMed、ProQuest等數(shù)據(jù)庫檢索到文獻(xiàn)，保存題錄文件（*.net），再使用過濾器批量導(dǎo)入題錄數(shù)據(jù)。在“導(dǎo)入題錄”對話框選中“來自文件”，添加上題錄文件（*.net），在“當(dāng)前過濾器”欄選擇NoteExpress過濾器，完成導(dǎo)入，否則，會出現(xiàn)“沒有找到匹配記錄，請確認(rèn)您選擇了正確的過濾器！”的提示。

如果不保存題錄文件，而直接從檢索結(jié)果導(dǎo)入題錄數(shù)據(jù)，在“導(dǎo)入題錄”對話框中自動選中“來自剪貼板”，“當(dāng)前過濾器”欄必須選擇和文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫對應(yīng)的過濾器，完成導(dǎo)入。

其它文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的導(dǎo)入方法可參考NE支持論壇中“各大數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入NoteExpress教程匯集”[3]。當(dāng)沒有找到匹配的過濾器時，可以自建過濾器或者從網(wǎng)上下載并導(dǎo)入，也可以通過NoteExpress@163.com從開發(fā)商獲得技術(shù)支持。

3 小結(jié)

NoteExpress作為一款文獻(xiàn)管理軟件，除了上述數(shù)據(jù)庫中題錄、筆記、檢索、過濾器等功能，還包括很多人性化的設(shè)計功能，比如，主菜單【工具】->【查找重復(fù)題錄】，查找重復(fù)題錄并快速刪除，以避免浪費(fèi)數(shù)據(jù)庫物理空間及給文獻(xiàn)管理帶來不便；另外，不同文獻(xiàn)對科研工作的重要程度是不同的，利用NoteExpress的“標(biāo)識”功能，選中題錄右擊，選擇【標(biāo)記】，標(biāo)識文獻(xiàn)題錄的不同。

NoteExpress在應(yīng)用中得到了廣泛的好評，有效實(shí)現(xiàn)了文獻(xiàn)資源的管理，輔助word進(jìn)行論文參考文獻(xiàn)的插入，促進(jìn)了科研成果的交流。相信它將不斷完善文獻(xiàn)管理功能，在未來的科研、教學(xué)、學(xué)習(xí)中發(fā)揮越來越重要的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]謝奇，李立立，關(guān)中玉，等.NoteExpress：中文科技文獻(xiàn)管理的絕佳助手[J].科技文獻(xiàn)信息管理，2007（3）：18-21.

[2]劉愛原.建立個人的參考文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫[J].現(xiàn)代情報，2007（3）：134-136.

[3]各大數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入NoteExpress教程匯集[EB/OL].http：//www1scinote1.com/supportcn/cgi-bin/topic_show1cgi？id=390&h=1&bpg=1&age=01