論當前檔案管理存在的問題與解決方法

苗李蒙 梁娟娟 周惠存

【摘 要】由于網絡化的發展，再加上信息技術普遍應用于人們的生活和工作當中，導致眾多新情況的產生。在辦公工作當中應用于計算機技術，出現了辦公自動化和工程自動化等新情況，同時也產生了大量的cad或公文性電子文件。由此引起的對電子文件和電子檔案管理，是檔案工作者面臨的新問題。電子文件被廣泛地認識和應用，成為勢不可擋的潮流。本文針對現階段檔案管理當中存在的問題進行深入的分析和研究，同時提出相應的解決方案。

由于互聯網技術的發展、計算機的廣泛使用、出現了眾多的電子文件等等，為縮小檔案保存空間，快捷傳遞交流信息，搞好信息服務，實現信息共享，無疑將會帶來極大的方便，同時也給檔案工作帶來了一系列的新情況新問題。

一、當前檔案管理工作的轉變

1.檔案載體的轉變

在當前檔案管理工作當中，電子檔案的數量急劇增加，進一步替代了傳統紙質的檔案，而電子圖紙也逐漸替代了傳統的手工圖紙，導致檔案載體發生了很大的變化。不過利用計算機輔助設計等相關先進的技術手段可以對設計、存儲并查詢相關的產品圖紙，另外在對圖紙進行修改的過程中也十分的快捷方便，所以電子圖紙完全發揮了其先進的優勢，電子檔案也逐漸處于現階段全部檔案當中的絕對比例，這便是當前檔案管理工作中的一大轉變。

2.企業檔案的分類變化

傳統的檔案管理內容基本上包括文書檔案、會計檔案、產品檔案等等，而現階段檔案管理工作已經不再適應這種檔案分類模式?，F階段電子檔案數量占據了全部檔案當中的絕對比例，于是在檔案管理計算機系統當中便設置了相關的模塊實施管理工作，一整份檔案可以分散于多個管理模塊當中，而通過相關的指令、依據具體的目標對這些檔案的類目可以進行隨時隨地地調整和優化處理。不同的單位和部門所設置的檔案類目不一樣，不過他們都會遵從自身的實際情況，來設置相關的檔案類目，而不再是傳統檔案管理中固定的檔案類目。

二、當前檔案管理存在的問題

1.檔案原件的真實性問題

在現階段的檔案管理工作中，電子文件很容易被一些不法分子通過一定手段進行修改或者刪除，而且這些電子文件被修改或者刪除之后不會留下痕跡，讓管理人員無法及時發現。由于檔案是存儲于計算機當中的，相關操作人員和負責人不能在檔案上保留自己的筆跡，這樣一來無法對該檔案的真實性和權威性進行證明，就算檔案被其他人進行了修改或者刪除，那么管理人員也很難發現這些問題。

2.檔案內容的保密性問題

通過計算機網絡在任何一臺連接入檔案管理網絡的計算機，都能夠直接對相關的電子檔案進行查詢和使用。而從另外一個角度來講，任何一臺連接入檔案管理網絡的計算機也可以直接將這些電子檔案傳輸給其他的計算機，這樣一來，檔案內容很容易被泄露出去，極大地影響了檔案內容的安全性和保密性。

3.檔案保管的長久性問題

伴隨著現代化網絡技術和手段的不斷深入，一些單位和部門均開始實施無紙化辦公模式，基本上絕大部分的信息和數據都直接存儲在計算機當中，工作人員可以通過計算機的操作獲得自己想要的信息和數據。這樣一種檔案保管模式雖然對保管的流程和步驟進行了簡化處理，方便人員進行操作和使用，不過一旦系統出現問題，例如癱瘓或者黑客入侵等問題，還有可能受到計算機病毒的影響，內部存儲的電子檔案便很有可能在短時間內消失，并且根本無法留下任何的痕跡，給單位和部門帶來巨大的損失。

三、針對問題所采取的相關措施

1.加快培養計算機方面的檔案管理人才

針對現階段檔案管理工作中大量出現的電子檔案，應當加快培訓一批具有計算機操作知識的人才，加強檔案管理工作者在計算機操作的培訓力度，讓一些比較具有發展潛力的人員進行深造和深度培養，讓這些工作人員更加深入地掌握計算機技術，同時也對檔案管理工作十分熟悉，可以對檔案管理計算機系統進行熟練地操作，也可以針對單位和部門的實際情況開發出相關的操作軟件，提高檔案管理工作的水平和質量。

2.構建保證檔案安全性、真實性的法律法規

在當前的檔案管理工作當中，電子檔案占據了很大的比重，在電子檔案進行管理的相關步驟中，很容易導致檔案內容被修改或者被刪除，即便是再先進的信息技術，也無法對電子檔案實施全方面、無漏洞的管理。所以，應當針對現階段檔案管理工作中的電子化特點，制定法律法規，保證檔案的真實性和安全性，讓使用檔案的人們可以遵守相關法律，實現檔案管理工作的目標。

3.制定相對科學合理的檔案管理規范

由于現階段檔案管理工作中電子檔案的數量比較多，而傳統的文書檔案比較少，所以便需要針對這一情況構建一個科學合理的檔案管理規范，從而適應現階段檔案管理工作的特點。通過相關的標準和規范來將檔案工作進行合理化，保證檔案管理工作的科學性和規范性，增強檔案管理工作的效率，從而為更多的人們提供高效而全面的檔案服務。

在現階段信息化發展的今天，檔案管理工作逐漸朝著電子檔案管理的方向發展，這樣一來便對檔案管理工作者提出了比較高的要求，要求他們針對現階段檔案工作的實際情況，開展相關專業知識和技能的學習，掌握現代化的管理手段，從而針對當前檔案管理過程中出現的問題進行有效地解決，最終提高檔案管理工作的水平和質量。

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