運(yùn)用Excel管理固定資產(chǎn)卡片賬

許長榮

[摘 要] 固定資產(chǎn)卡片是按固定資產(chǎn)項(xiàng)目開設(shè)，用以進(jìn)行固定資產(chǎn)明細(xì)核算的賬簿，是加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理的重要措施。對(duì)于小微企業(yè)而言，以Excel為平臺(tái)進(jìn)行固定資產(chǎn)卡片賬管理經(jīng)濟(jì)有效，本文闡述了運(yùn)用Excel進(jìn)行固定資產(chǎn)卡片賬管理的方法。

[關(guān)鍵詞] Excel；固定資產(chǎn)卡片賬；公式設(shè)置

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 22. 021

[中圖分類號(hào)] F232 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）22- 0035- 02

1 問題的提出

固定資產(chǎn)卡片賬是企業(yè)為了加強(qiáng)對(duì)固定資產(chǎn)的管理，更加詳細(xì)地了解某方面的信息而設(shè)置的一種輔助賬簿，它不屬于會(huì)計(jì)核算中的賬簿系統(tǒng)，沒有固定的格式，沒有固定的賬頁，企業(yè)可根據(jù)實(shí)際需要自行設(shè)計(jì)，盡量詳細(xì)，以全面反映某方面的信息。對(duì)于固定資產(chǎn)卡片賬而言，一般包含固定資產(chǎn)名稱、編號(hào)、類型、原值、使用年限、起用日期、折舊方法、已折舊期限、當(dāng)期折舊額、累計(jì)折舊額等信息。隨著科學(xué)技術(shù)進(jìn)步，計(jì)算機(jī)廣泛應(yīng)用，現(xiàn)在很多單位再不用手工做賬，而是運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行電子卡片賬管理。對(duì)于小微企業(yè)而言，由于固定資產(chǎn)數(shù)量不多，考慮到成本問題也未必有功能全面的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，以Excel為平臺(tái)進(jìn)行固定資產(chǎn)卡片賬管理不失為一種經(jīng)濟(jì)有效的方法。下面本文以一臺(tái)使用期限為5年的電子設(shè)備線路板制版機(jī)為例說明固定資產(chǎn)卡片賬的構(gòu)建。

2 固定資產(chǎn)卡片結(jié)構(gòu)

Excel下的固定資產(chǎn)電子卡片包含兩個(gè)基本部分，如圖1所示，①基礎(chǔ)資料部分，在此輸入與固定資產(chǎn)有關(guān)的基本信息；②計(jì)算數(shù)據(jù)部分，此部分是根據(jù)固定資產(chǎn)的基礎(chǔ)資料計(jì)算出來的相關(guān)數(shù)據(jù)，供經(jīng)營決策參考。在基礎(chǔ)資料部分，對(duì)于左邊的諸如固定資產(chǎn)卡片編號(hào)、固定資產(chǎn)編號(hào)、固定資產(chǎn)名稱、固定資產(chǎn)型號(hào)、原值、殘值率、預(yù)計(jì)使用年限、固定資產(chǎn)啟用日期等項(xiàng)目直接輸入數(shù)據(jù)即可。對(duì)于右邊的諸如“固定資產(chǎn)性質(zhì)”“固定資產(chǎn)類別”“增加方式”“使用部門”“使用狀況”“折舊費(fèi)用入賬科目”“折舊方法”等關(guān)鍵信息，為了保證其統(tǒng)一規(guī)范不宜直接輸入，而應(yīng)由系統(tǒng)提供下拉式列表框選擇輸入。以“固定資產(chǎn)性質(zhì)”為例，在E3單元格進(jìn)行數(shù)據(jù)有效性設(shè)置，具體方法為：點(diǎn)擊菜單“數(shù)據(jù)”/“有效性”/“設(shè)置”，有效性條件設(shè)置為允許“序列”，數(shù)據(jù)來源設(shè)置為“生產(chǎn)經(jīng)營用，非生產(chǎn)經(jīng)營用”，見如圖2所示。

一般說來，固定資產(chǎn)類別的序列值可以設(shè)置為“電子類、機(jī)械類、交通運(yùn)輸類、房屋類”等；增加方式的序列值可以設(shè)置為“外購、投資投入、捐贈(zèng)、在建工程轉(zhuǎn)入”等；使用部門的序列值根據(jù)企業(yè)的具體情況設(shè)置為“一車間、二車間、管理部門、銷售部門”等；使用狀況的序列值可以設(shè)置為“在用、季節(jié)性停用、大修停用”等；折舊費(fèi)用入賬科目的序列值可設(shè)置為“制造費(fèi)用、管理費(fèi)用、銷售費(fèi)用”等；折舊方法的序列值可設(shè)置為“平均法、年數(shù)總和法、雙倍余額遞減法”等，如果出現(xiàn)了原來未設(shè)定的新序列值可以在使用過程中隨時(shí)增加。

根據(jù)《企業(yè)會(huì)計(jì)制度》的規(guī)定，固定資產(chǎn)計(jì)提折舊方法可以在平均年限法、工作量法、雙倍余額遞減法、年數(shù)總和法中選擇。但按照稅法規(guī)定，企業(yè)固定資產(chǎn)折舊一般應(yīng)采取平均年限法，采用加速折舊法的需當(dāng)?shù)刂鞴芏悇?wù)機(jī)關(guān)核準(zhǔn)，企業(yè)不能自行決定。目前絕大部分企業(yè)還是采用直線法（平均法）計(jì)提固定資產(chǎn)折舊，所以本文所闡述的固定資產(chǎn)卡片賬以平均法計(jì)提折舊，即符合絕大多數(shù)企業(yè)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)計(jì)算也相對(duì)簡化。

3 固定資產(chǎn)卡片賬計(jì)算公式設(shè)置

固定資產(chǎn)卡片賬計(jì)算公式設(shè)置是電子卡片賬的關(guān)鍵，它實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)卡片賬“基礎(chǔ)資料”和“計(jì)算數(shù)據(jù)”兩個(gè)部分的動(dòng)態(tài)關(guān)聯(lián)，即表頭的當(dāng)前日期的年份、月份變動(dòng)后，數(shù)據(jù)欄的6項(xiàng)數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)更新。

經(jīng)過上述步驟，固定資產(chǎn)卡片賬管理模版構(gòu)建完成，不同的固定資產(chǎn)只要在基礎(chǔ)資料中變更一些資料即可。每當(dāng)打開文件時(shí)，當(dāng)前日期自動(dòng)更新為系統(tǒng)日期，系統(tǒng)日期的月份發(fā)生變化時(shí)，已提折舊月數(shù)、尚需計(jì)提折舊月數(shù)、本期折舊額、至本期累計(jì)折舊額、本期末固定資產(chǎn)凈值等項(xiàng)目的數(shù)值也隨著更新。固定資產(chǎn)卡片能為固定資產(chǎn)管理提供各種數(shù)據(jù)，比如當(dāng)期的折舊額，提前報(bào)廢時(shí)應(yīng)注銷的累計(jì)折舊額等。

此外，在基礎(chǔ)資料與公式全部設(shè)置完畢后，為了防止用戶不小心誤刪除或者改動(dòng)表格的某個(gè)部分，增強(qiáng)表格的安全性，可以對(duì)整個(gè)表格進(jìn)行保護(hù)，具體做法是：選中區(qū)域A2：E12，點(diǎn)擊菜單“工具”/“保護(hù)”/“保護(hù)工作表”，調(diào)出保護(hù)工作表對(duì)話框，如圖3所示，單擊確定按鈕就可以把工作表保護(hù)起來。設(shè)計(jì)者還可以設(shè)置保護(hù)密碼，但設(shè)置密碼后解除工作表保護(hù)也需要相應(yīng)的密碼。

主要參考文獻(xiàn)

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[2]黃新榮.Excel在財(cái)務(wù)中的應(yīng)用[M].北京：人民郵電出版社，2011.