用友ERP—U8環境下采購業務處理解析

周虹 李翠霞

[摘 要] 本文以單貨同行、暫估業務及票到貨未到3種采購業務類型為例，從物流和資金流出發詳細剖析了在用友ERP-U8環境下采購業務的處理流程，以有助于用戶理清思路，提高業務處理準確度，從而更好地進行事中控制和事后分析。

[關鍵詞] 采購業務；資金流；物流

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 22. 015

[中圖分類號] F232 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）22- 0024- 03

根據貨物和發票到達時間的不同，采購業務可分為單貨同行、貨到票未到、票到貨未到3種類型。不同采購類型在用友ERP-U8環境下的處理方式有所不同，但都會涉及到庫存管理、采購管理、存貨核算、應付款管理等諸多子系統，業務處理流程長，操作步驟較為復雜。本文從物流和資金流出發，將采購業務在用友ERP-U8系統中的處理流程進行解析，以助于用戶理順思路，提高業務處理準確度，從而更好地進行事中控制和事后分析。

1 單貨同行業務的處理

單貨同行業務即發票和貨物同時到達企業的采購業務，是采購業務中最常見、最典型的業務類型。單貨同行的“同”即物流和資金流同步，主要通過采購結算來體現，因此，采購結算是處理此類業務的關鍵步驟。執行采購結算將生成采購結算表，它是記載入庫單記錄與采購發票記錄對應關系的結算對照表，是體現物流和資金流匯合的單據。

1.1 處理流程簡析

在物流中，倉庫收到貨物并驗收入庫后，在庫存管理系統錄入采購入庫單并審核（出于簡化考慮，本文省略了訂貨、到貨等可選環節，僅包括必經環節的處理）。經過采購結算后，入庫單上寫入實際采購單價，才能進入存貨核算系統進行記賬，將入庫單信息記入存貨明細賬。隨著物流各個環節的處理，用友各業務子系統生成或處理了相應單據，同時采集了相應業務數據。最后，在物流終點，在存貨核算系統對入庫單制單，自動生成確認采購成本的記賬憑證，以反映物流產生的財務結果，并傳遞到總賬。

在資金流中，采購員在采購管理系統中錄入采購發票，并執行采購結算。經過采購結算后，確定了入庫數量及其金額，采購發票才能進入應付款系統進行審核，從而確認應付款項。由此，各業務子系統也采集了資金流中的業務數據。最后，在資金流終點，應付款系統對此發票制單，自動生成確認應付賬款的憑證，以反映資金流產生的財務結果，并傳遞到總賬。

整個業務處理流程如圖1所示。

（1）業務的處理是遵循處理流程按先后順序依次進行的，因此，當發現某環節錯誤時，也應根據流程由后向前一步步取消相關操作后才能更正原錯誤。如有的用戶在對賬時發現確認采購成本的憑證有誤，經查發現是采購結算時選擇了錯誤的入庫單。此時不能直接修改入庫單，而應根據流程逆推，將錯誤發生后的所有操作痕跡消除才能進行更改操作。正確的修改步驟應該是：先進入存貨核算系統刪除該錯誤憑證，并取消對原入庫單的記賬；再進入采購管理系統，選擇“結算單列表”，找到此筆業務對應的結算單并刪除。這時才能修改入庫單，再進行采購結算等其他后續環節。

（2）業務單據在何子系統生成，則其修改、刪除也應在此子系統進行。如有的用戶在采購管理系統查看入庫單時發現錄入錯誤，就試圖在打開的入庫單界面修改，卻無法實現。采購入庫單屬于庫存管理系統生成的單據，在采購管理系統中只能瀏覽，不得修改刪除。此時應退出采購管理系統，進入庫存管理系統，找到此入庫單后進行消審、修改。

（3）在各子系統生成業務單據后，勿忘進行“審核”操作。采購業務涉及單據眾多，如報價單、到貨單、入庫單等等。大部分單據在生成后需要審核才能進行下一步操作，也有些可選單據如報價單、到貨單不需要審核。但在用友系統中，最常見的生單方式是參照上游單據生單，而上游單據必須經過審核才能被參照。因此，一般情況下，各單據錄入完畢后，都應進行審核操作。這樣，用戶在參照生單時不會再出現上游單據正常卻無法過濾出來的情況。但采購發票、運費發票等外來原始憑證不是在錄入后立即執行審核操作，這些代表資金信息的票據需要在應付款系統專門審核，以避免采購過程中產生舞弊。

（4）生成確認采購成本的憑證時，需要正確選擇用以制單的入庫單。在選單界面，入庫單分為“采購入庫單（報銷記賬）”和“采購入庫單（暫估記賬）”兩種。很多用戶對兩者的不同涵義缺乏理解，隨意選取，從而造成制單錯誤。在用友系統中，經過采購結算的入庫單在制單時被視為已經報銷記賬的入庫單，生成憑證：借：原材料；貸：在途物資。未經過采購結算的入庫單寫入暫估單價后記賬，在制單時被視為暫估記賬的入庫單，生成憑證：借：原材料；貸：暫估應付款。就單貨同行業務而言，當然應該選擇采購入庫單（報銷記賬）。

（5）生成確認應付款項的憑證時，需要正確選擇用以制單的單據類型。如果是賒銷，應選擇“發票制單”，生成憑證：借：材料采購，應交稅費-應交增值稅（進項稅額）；貸：應付賬款。如果是現付，則應選擇“現結制單”，生成憑證：借：材料采購，應交稅費-應交增值稅（進項稅額）；貸：銀行存款。

2 暫估業務的處理

暫估業務指當月貨物已到達，而月末發票仍未到達的采購業務。此類型業務和單貨同行業務相比，最大的不同在于物流和資金流的不同步，貨物入庫和采購結算的處理跨月進行，從而多了暫估過程和沖回過程。對暫估業務，用友系統提供月初回沖、單到回沖、單到補差3種方法。其中，月初回沖方法需要每月月初沖回暫估價，月底再暫估，直到發票到達時才能確定實際入庫成本，工作量較大，處理較為繁瑣；單到補差方法在發票到達時不沖回原暫估價，而是對實際采購成本和暫估成本間的差異產生調整單，就差價生成憑證，因此其財務結果不能直接反映實際采購成本，不利于對賬、查賬；單到回沖方法在發票到達前無需處理，收到發票后才沖回暫估價，以實際采購價確認采購成本，操作較為簡便，保留了業務原貌。因此，在實務中，用戶多選擇單到回沖方式，本文也以此方式為例來闡明暫估業務處理流程。

2.1 處理流程簡析

在物流中，貨物驗收入庫后，由于沒有收到相應發票，也就無法進行采購結算，只能在入庫單中寫入暫估價并據以記賬，再對暫估記賬的入庫單制單生成暫估憑證。待發票到達，進行采購結算后，需要在存貨核算系統對結算成本進行暫估處理，自動生成紅字回沖單以及藍字回沖單。前者制單后生成紅沖憑證，用以沖銷以前所記暫估憑證。后者制單生成以實際采購價確認采購成本的憑證。

在資金流中，業務處理和單貨同行業務的處理一致，不再贅述，整個業務處理流程如圖2所示。

2.2 流程中應注意的要點

單貨同行業務中的注意要點對暫估業務也同樣適用。另外補充兩點：

（1）在暫估業務中，待發票到達后，必須先進行采購結算才能在存貨核算系統進行暫估處理。雖然此時采購入庫單上已經寫入了暫估價，但采購結算是將入庫單的實際入庫數和發票上的實際采購數進行對應，因此需要根據發票和入庫單生成采購結算單。但由于已經將暫估價記賬，必須沖回并以實際采購價重新入賬，所以要在采購結算后進入存貨核算系統執行“結算成本處理”—“暫估處理”，生成紅字回沖單以及藍字回沖單。

（2）如果暫估處理有誤，許多用戶試圖取消暫估，進入暫估結算表后卻發現無法取消。這是不理解“暫估處理”操作的涵義導致的。暫估處理其實是根據采購結算單自動生成一張藍字回沖單，并在存貨核算系統進行記賬。取消暫估就是執行恢復記賬，在選單時選擇藍字回沖單即可。

3 票到貨未到業務的處理

對于當月收到采購發票，而貨物未到的采購業務，一般對發票采用壓單處理，待貨物到達后再進入用友系統視同單貨同行業務處理。如果需要實時統計在途貨物，可以當月錄入采購發票，待貨物到達后，再錄入入庫單并做采購結算。要注意的是，由于發票錄入在先，此時只能進行手工結算，不能進行自動結算。

4 結 語

綜上所述，雖然用友ERP環境下采購業務鏈條長，涉及部門多，流程復雜，但只要掌握處理業務的基本流程就可以做到胸有成竹。供應鏈系統中，采購業務很具有代表性。掌握了以上3種業務處理類型，對其他采購類型以及銷售業務處理流程都有舉一反三的作用。

主要參考文獻

[1]王新玲，汪剛.會計信息系統實驗教程（用友ERP-U8.72版）[M].北京：清華大學出版社，2009.