ERP 系統在科研單位財務管理中的應用

余俊

[摘 要] 本文闡述了在科研單位實施ERP對提高科研單位財務管理的作用，提出了科研單位開展ERP系統建設應注意的問題和解決問題的建議。

[關鍵詞] 科研企業；ERP系統；管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 04. 016

[中圖分類號] F232 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）04- 0030- 02

ERP 是企業資源計劃的簡稱，作為當今國際上一個最為先進的企業管理模式，它把企業的物流、人流、資金流、信息流統一起來進行管理，以求最大限度地利用企業現有資源，實現企業經濟效益的最大化。

隨著科技體制改革的深入，科研企業的管理環境發生了很大變化，除保持原有服務性和公益性的特點外，還有經營性的特點。這就要求科研企業的財務信息化建設應當走適合科研業務特點的道路，由原來單純的會計核算型向更高層次的管理分析型和信息系統集成型轉變。

1 ERP 對科研企業財務管理的作用

1.1 規范業務流程，財務管理數據集成化

在ERP 系統支持下，科研企業各部門的業務在統一的信息平臺實現跨部門辦公，特別科研項目，從開題立項、中期檢查到結題可以做到全程跟蹤。通過ERP 系統支持，企業的物流、人流、資金流、信息流進行集中管理，使科研項目資金到位率、實施進度一目了然，為企業決策層提供決策參考依據，進行科學決策。

1.2 提高財務管理便捷化

在ERP 整合的環境下，財務管理信息可在企業任意地方取得與應用，大大減少了人工操作程序，提高了企業財務管理效率，使企業財務管理更為便捷化。

1.3 強化項目管理，實現資金剛性動態管理

科研項目多存在周期長、資金額度大的特點，執行過程中，需多個部門協同才能完成。在ERP系統支持下，能夠依據實際成本與預算的比例，設定警告信息與錯誤信息，讓科研項目相關部門及時了解項目資金狀況，強化了項目資金的剛性管理，避免執行過程中資金執行不到位現象發生。

1.4 促進財務管理理念轉變

在ERP 系統下，科研項目的物流、人流、資金流、信息流采取電子化的存儲方式，大大方便企業財務管理信息的存儲，企業財務管理資料、會計憑證、會計報表等以電子化的形式存儲，使傳統的以記賬為核心的財務管控體系失去意義。對企業財務管理而言，信息共享程度的提高和信息載體的改變，促使傳統會計管理理念、方法發生了改變。

2 科研單位實施ERP應注意的問題

2.1 ERP環境下內控制度不健全

科研企業實施ERP后，內控的方式、對象和范圍發生了較大變化，原有的內控程序在ERP系統引入后無法適應其需要，出現新的控制風險。面對新變化，有的科研企業沒有及時采取相應措施，造成管理人員權責不分，財務核算和控制流程混亂，數據安全性降低，科研、管理和財務部門未能形成相互制約機制，內控制度流于形式，嚴重影響了財務管理信息化的效率。

2.2 會計流程存在缺失

ERP的應用改變了原有組織和管理體系的信息基礎，但一些科研企業沒有充分發揮ERP的技術優勢來重構財務核算流程，只是簡單照搬原有管理體系下的會計電算化流程，無法實現財務業務一體化。此外，由于財務人員對系統操作的熟練程度不高，使財務管理信息系統所反映的信息滯后于其他業務信息，影響了財務信息的質量，降低了財務數據的相關性，從效益的角度對科研管理活動進行實時監控變得更加困難。

2.3 信息集成程度不高，財務部門成為信息化中的孤島

ERP最重要的特點就是集成，涉及多個部門多個模塊的集成操作。目前我國已實施了ERP的科研企業，大多啟用了財務模塊（FI/CO/TR）、采購模塊（MRO）和項目模塊（PS），財務模塊是ERP系統的核心。財務部門與其他職能部門的業務聯成一體，需要各模塊協同合作、環環相扣，才能成為一個主動控制的循環系統。但在科研企業ERP實際應用中，財務部門與其他職能部門間協調機制存在問題，一些關鍵核心業務的管理還是使用各自的信息系統，沒有和ERP系統很好地結合，在一定程度上導致了部門之間相互推諉的現象，信息孤島、資源浪費和重復建設等弊病嚴重。

2.4 財務管理軟件與財務人員信息化技能之間的矛盾

通過實施ERP來推進企業財務信息化建設，需要既懂財務知識又熟悉計算機的綜合型人才。目前，一些科研企業盡管擁有信息技術專業人才，但這些人員大多沒有財務管理方面的經驗。另一方面，財務管理人員的信息化能力多數停留在會計電算化水平上，缺乏信息化管理能力及思想，一定程度上制約了ERP系統的深化應用，減緩了財務信息化推進的步伐。

3 加強科研企業ERP應用的建議

如何結合科研企業自身特點進一步提高ERP應用水平，推動科研單位財務信息化的改革和創新，成為科研企業面臨的重要課題之一。

3.1 領導高度重視，推動財務管理信息化建設

科研企業和其他企業相比較，由于組織性質不同，在財務管理目標、管理方法等方面有較大差異，導致財務人員甚至單位負責人長期以來形成了一種錯誤的觀念：科研企業業務單一，會計核算簡單，會計工作只是簡單的記賬，重核算、輕管理的現象很普遍，認為實現會計電算化就是財務管理信息化的目標。科研企業的負責人應當轉變觀念，正確認識當前信息化發展的形勢，加大財務管理信息化建設的政策支持和資金投入。

3.2 完善ERP系統下的內控制度

為了減少實施ERP產生新的控制風險，必須使ERP與內控管理充分結合，建立完善的內控制度。①對現有的各項財務管理辦法進行全面梳理，把財務管理的重心從原來以會計核算為主，轉移到以管理、分析和決策為主上來；②對部門設置、人員分工等，按ERP要求進行重新設定，對人員操作業務、核算內容進行規范，以達到相互制約、減少舞弊的目的；③利用風險評估手段重新確定ERP系統下的關鍵業務流程和關鍵控制點，與相關業務負責人進行溝通確認，保證會計核算系統的保密性和安全性。

3.3 建立財務業務一體化信息處理流程

流程重組是實施信息化的基礎工作。只有對不適應新的信息環境下的內部會計流程做出評估和改進，進行財務流程的重建，才能確保企業有一個科學、規范和嚴格的管理。同樣，在資金流轉、成本控制、物資采購、信息傳遞等方面需對原有的流程進行變革和揚棄，因為只有建立財務與業務一體化信息處理流程，才能真正地提升科研企業的競爭力。

3.4 消除信息孤島，推進財務信息化模式創新

科研企業在實施ERP的過程中，涉及到財務部門、信息部門和其他部門的共同協作，通過信息資源的有效整合，不斷推動財務信息化模式的創新。科研單位可以結合自身的特點和需要，以ERP為核心系統設置一個中心數據庫（BW），各個職能部門的子系統與中心數據庫相連。當物資采購系統（MRO）、項目計劃系統（PS）、科研管理系統、人力資源系統（HR）等發生變化時，中心數據庫自動收集信息并傳遞給財務系統（FI/CO/TR）進行動態核算，再把處理完的會計信息傳回中心數據庫，這樣，決策系統和監控系統可以隨時調用中心數據庫的信息進行決策分析和預算控制，其他部門也可以享受財務信息化管理所帶來的成果，整個科研單位的科研經營活動就全部納入了信息化管理之中，各部之間協作監督，解決了信息“孤島”問題，真正實現了信息集成和資源共享。

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