如何發揮高校檔案管理的作用

賈志彬

高校檔案材料對于學校來說，如同一面鏡子，詳細真實地反映了一所學校從建校初期到逐步發展的整個歷史過程，以各種不同形式真實而客觀地記載學校的教學及管理過程中的每一個環節，是廣大師生員工勞動智慧和經驗的結晶，是認識和把握高校發展客觀規律的重要依據，是一所學校的寶貴財富。所以要充分發揮這種憑證的作用，就應該科學合理管理檔案，發揮其積極作用。就如何發揮檔案的作用淺談如下：

一、依法管理，健全檔案管理制度

檔案工作人員要認真學習貫徹執行《檔案法》、《檔案管理條例》及檔案業務規范要求，不斷建立和完善檔案工作的各項規章制度。通過建立和完善檔案收集、整理、保管、利用等一系列科學管理機制，有效保證各類檔案資料的規范化、標準化、制度化；通過建立檔案保密和責任追究制度，切實做好檔案數據、資料的保護工作；通過建立和完善檔案安全保管責任制，進一步強化檔案安全意識；通過完善檔案調閱和使用權限等工作制度，健全檔案日常管理工作。這些制度措施，不僅增強了檔案管理人員的檔案意識，更使檔案的保護環境，庫房管理及檔案利用等都得到極大改善，形成良好的檔案工作氛圍，為檔案工作實現跨越式發展打好堅實基礎。

二、統一思想、轉換觀念，正確發揮檔案的作用

檔案管理工作對學校的健康發展起著至關重要的作用。要做好檔案管理工作，就必須立足學校教育教學管理現狀，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，立足服務社會、服務學生，使檔案管理工作更好地為學校發展服務。

1.學校行政管理方面的作用。檔案是學校行政工作的工具之一，學校任何規章制度的出臺，都是建立在原有管理制度的基礎之上，充分發揮檔案的作用有助于學校領導班子計劃和決策的科學化，有利于提高工作效率和管理水平。

2.教學管理服務方面的作用。檔案是學校教學管理服務活動的記錄，具有憑證和參考作用。教學管理的各個環節都會產生相應記錄，領導管理、教師教學活動都建立在檔案整理和分析的基礎上，檔案整理與教育教學相互促進，才能不斷提高教學服務和管理水平。

3.學校文化方面作用。檔案與學校文化緊密相連，是學校發展的真實記錄和見證，檔案是學校文化的重要組成部分。通過學校的檔案我們了解到學校的成長歷程，學校的核心價值觀，以及文化氛圍，等等。那一張張照片，一段段影像，一份份文件，一件件實物，讓教職員工產生歸屬感、凝聚力和向心力，讓社會更深刻地了解學校的聲譽。

4.法律方面作用。檔案是當時、當地和當事人在業務活動中形成的原始記錄，真實可靠，是令人信服的真憑實據。能夠保護學校、教職員工、學生的合法權益不受侵害，明確各方面的責任，減少不必要的糾紛。

5.培訓方面的作用。檔案是一種重要的教育資源，其真實性和原始記錄性具有不可抗拒的說服力和感染力，一個個真實的案例可以提高的培訓的效率，提高學校辦學的整體水平。

三、發揮檔案管理作用應注意的幾個問題

面對日益劇增的、動態的電子文件和對檔案信息的大量、及時的需求，檔案管理者不能充分實現現代檔案管理目標，必須成為概念、知識的提供者，即從檔案實體保管員轉變為檔案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者，從而滿足企業又好又快發展的需要。由此可見做好檔案管理工作是一項重要任務。

1.宣傳力度需要進一步加大，增強全員檔案意識。由于宣傳工作力度不夠大，工作還欠積極主動，特別是對檔案法規宣傳力度不夠，造成全員意識缺乏。有些部門不能自覺主動歸檔，有的科室歸檔質量不好，甚至根本不做整理就統統交到檔案室，造成檔案整理不夠規范，所以，今后需著力加強宣傳，強化檔案意識。

2.檔案現代化管理工作要加強。隨著時代的發展，社會信息化程度越來越高。目前學校檔案管理現代化處于起步階段。如何充分發揮學校檔案室的信息功能、文化功能和教育功能，為學校改革和發展服務，檔案工作人員必須做出艱苦的努力。一方面學校要加大投入力度，另一方面檔案人員必須做好基礎工作，加強管理，充分發揮學校各部門和全體教職工的積極性，相互支持，形成合力。只有提高檔案管理的現代化水平，檔案的作用才能得以充分發揮，達到為學校改革和發展提供高水平服務的目的。

總之，面對新形勢和新任務，要充分認識檔案管理在學校管理體系中的作用，建立學校檔案知識庫，使檔案信息資源成為學校共有的知識財富。實現檔案價值，實現檔案知識共享是檔案管理的重要課題。以多種形式迅速、準確、系統地開發、傳遞、應用檔案信息資源，為學校各項工作提供有效服務，已成為開發利用檔案工作的一個新特點。從學校工作的實際出發，隨時掌握檔案管理工作動態，及時采取相應措施，做好提供利用的準備和信息的輸出工作，滿足各項工作的需要，從而達到最大限度地提高檔案的利用效率。