增強檔案意識 提高醫(yī)院檔案管理工作

王浩春

[摘 要] 檔案意識，是指人們對檔案和檔案工作這一客觀事物的主觀映象，是人們對檔案和檔案工作的性質、地位和作用的認識。作為一名專職醫(yī)院檔案工作者，隨著接觸檔案領域的逐漸深入，越發(fā)認為檔案的信息資源是醫(yī)院管理不可缺少的一部分，對于醫(yī)院的建設與發(fā)展起著舉足輕重的作用。本文就目前醫(yī)院檔案意識的主要表現進行了論述，并探索了提高醫(yī)院檔案意識的對策和措施，以促進醫(yī)院現代化發(fā)展。

[關鍵詞] 醫(yī)院檔案；檔案意識；管理；對策

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 08. 054

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）08- 0095- 02

檔案是人類活動的真實記錄和智慧的結晶，同時也是歷史文明的記載。借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現在，預見未來。而醫(yī)院檔案則是用于醫(yī)院服務的醫(yī)療資料文件，醫(yī)院發(fā)展歷史以及醫(yī)院的各項活動的資料。醫(yī)院檔案是醫(yī)院工作的重要組成部分，并在醫(yī)院發(fā)展建設及各項工作中發(fā)揮著重要的作用，也是日后查閱利用的珍貴資料，因此，重視醫(yī)院檔案，加強醫(yī)院檔案管理顯得尤為重要。本文就增強醫(yī)院檔案意識談點體會。

1 檔案意識淡薄的主要表現

當前，隨著社會的日益發(fā)展，檔案工作只有與醫(yī)院各項工作相配合開展，才能使整體的醫(yī)療管理水平得到協調運行，而我們普遍看到的現狀如下。

1.1 領導重視程度不高

因為檔案并不受到單位領導的重視，由此造成部分醫(yī)院目前依舊缺乏自主貫徹有關法律法規(guī)的環(huán)境，從而致使檔案工作的全面規(guī)劃難以開展。某些領導缺乏對檔案重要性的認識，管理不科學，選人用人不當，忽略了醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史資料的完整性，甚至不關心檔案部門與相關工作人員，在一定程度上阻擾檔案工作的開展。由此，也就沒有更多人去采取積極手段宣揚檔案，更不會主動地引導身邊的人去認識檔案。甚至出現單位用檔時查找不到，使一些“真材”沒有“用武之地”，檔案資源的利用率不高，檔案人員成為閑人。

1.2 宣傳力度過低

因為長時間受傳統(tǒng)思想的影響，檔案部門與工作人員固步自封，僅僅只對醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)內部開展檔案宣傳，對醫(yī)院其他部門影響不大。我國制定的《檔案法》明確要求一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和每個公民均有保護檔案的義務。由此可以證明檔案面向的對象與范圍并不少，但是現階段我國醫(yī)院檔案宣傳工作還存在3個問題：

（1）宣傳目標模糊，導向性很低。具體檔案宣傳過程中，醫(yī)院檔案部門缺乏對在醫(yī)院中進行檔案宣傳目標是什么，根據目標應該開展怎樣的宣傳工作這些問題進行詳細的分析與思考，由此導致宣傳目標模糊，導向性很低。

（2）醫(yī)院檔案部門開展檔案宣傳工作時，就算每年均開展活動來宣傳有關知識，但是因為宣傳內容與方式陳舊、落后與單一，難以進行互動，由此造成員工參與興趣不大。大部分醫(yī)院職工對檔案的認識依舊還處在傳統(tǒng)印象和陳舊的理解中。因此必須開展普遍的宣傳，才能夠在最大程度上激發(fā)大眾的自主性，使醫(yī)院職工自愿參加到檔案保護工作中，保證檔案的齊全、完整、系統(tǒng)，以提高檔案開發(fā)利用效率。

（3）宣傳對象沒有充分認識檔案宣傳理念。由于社會上流傳類似“檔案宣傳對個人貢獻不大”等錯誤的觀點，由此造成某些醫(yī)院職工認為檔案宣傳與個人關系不大，因此沒有必要過多了解，由此致使其沒有接受檔案宣傳的需要與愿望[1]。醫(yī)院職工對檔案宣傳理念認識不到位，能夠致使其對檔案宣傳產生抵觸與被動接受的消極情緒。

1.3 歸檔意識過于薄弱

部分醫(yī)院檔案管理者與機關文秘工作者樹立的檔案意識比較薄弱，沒有全面了解檔案工作對醫(yī)院管理的影響。因為檔案缺乏相關重視，缺乏相應的規(guī)章制度與實施細則，因此造成檔案非常混亂，缺乏一個統(tǒng)一的體系。比如：文件收文登記后沒有仔細保管與定期移交給檔案部門，而是隨手一擺或者丟棄。同時，檔案人員沒有狠抓檔案移交質量，忽視檔案收集、歸檔以及保管等有關工作，不重視在文件生成時進行監(jiān)督與指導，從而致使某些文件丟失，造成沒有必要的損失，不利于檔案的開發(fā)與利用。作者整理檔案時發(fā)現了很多問題，例如部分不需要進館的檔案已經移交，影響檔案嚴謹性，使其質量越來越低；還有少數文件材料簽署錯誤；某些紅頭文件缺少蓋章，某些文件擬稿、審閱與簽發(fā)存在漏洞或者沒有使用專業(yè)的筆來簽發(fā)，這些現象均在最大程度上降低了檔案的參考與憑證功能；此外，工作時某個環(huán)節(jié)材料存在缺陷，可直接影響到檔案的完整性。

2 提高檔案意識的策略

2.1 領導重視檔案工作

使用正確的措施提高領導的檔案意識是提高全員檔案意識的關鍵所在。單位領導人的思想意識可以直接決定檔案管理工作，通過提高領導對檔案工作的重視度，全面理解檔案工作對醫(yī)院發(fā)展的影響，檔案意識才可以對廣大醫(yī)院職工造成影響與輻射。領導提高檔案意識，才能夠將檔案工作納入到單位議事日程中，從而協助檔案部門處理好工作中暴露的問題，并且選擇有效的對策，保證檔案管理工作資金充足、設備到位與人員齊全。醫(yī)院檔案工作者應該充分抓住合適時機，多向領導匯報相關的法律法規(guī)以及方針政策等，從而幫助領導從多個角度認識醫(yī)院檔案工作。另外，檔案工作人員在日常工作中需要主動向領導請示匯報，通過醫(yī)院檔案工作的正反兩面的經驗教訓，影響領導者的檔案感性認識，促使領導關心與支持檔案工作，協助檔案管理人員處理實際遇到的各種問題。

2.2 健全檔案管理工作制度

作為單位的領導，要樹立全局長遠觀念，安排職能部門制定嚴格的檔案管理制度，按標準貫徹執(zhí)行，每個科室（部門）配套專人負責檔案，嚴格收集移交程序，嚴格歸檔具體時限，與個人績效考核掛鉤。檔案管理人員必須通過有力的宣傳動員，讓全體員工認識到檔案對全局工作和對自身工作的重要性，使員工在日常工作中主動提供醫(yī)療、教學、科研、重大活動等相關資料，那么檔案資源就可以無所遺漏、淵源不斷，改變以往只靠檔案人員收集、尋覓、索求的被動局面，使每個員工成為檔案資源的創(chuàng)造者和利用者。

2.3 通過加大宣傳力度來提高增強檔案意識

加大宣傳力度是提高人們檔案意識的前提，因此醫(yī)院應該充分發(fā)揮其優(yōu)勢，通過印發(fā)檔案知識普及手冊、張貼檔案知識宣傳海報、櫥窗、院報、知識競賽以及舉辦普及教育講座等多種形式開展檔案知識教育工作，起到幫助群眾更好認識檔案的作用，并且高度重視檔案工作[2]。通過宣傳，持續(xù)增加大眾對檔案及其相關工作的認識，從而使其可以全面認識檔案工作的作用與價值，提高職工的使命感與責任感，并且主動重視檔案及其有關工作，進一步充分發(fā)揮檔案的功能，提升檔案管理水平。

2.4 構建一支專業(yè)的檔案管理隊伍

檔案工作的開展，離不開檔案人員，而一支專業(yè)水平高的檔案管理隊伍是提高檔案工作質量的基礎，優(yōu)秀的檔案管理人員可直接或間接引導群眾產生檔案意識。有效收集檔案資料做到三勤：嘴勤、手勤、腿勤。做好基礎的服務，豐富室（館）藏資源，以更開放的形式向廣大利用者提供相應的信息。

（1）醫(yī)院給檔案管理人員提供大量培訓機會，使其學習相關的法律規(guī)章制度，充分掌握各種先進理論并且應用在個人工作上。學習檔案工作法律法規(guī)，并且全面理解其精神，一方面可以提高個人思想境界，另一方面還能夠增加社會檔案意識，在很大程度上推動檔案事業(yè)的發(fā)展。

（2）檔案管理人員應該具備較強的責任感與業(yè)務能力。不要認為檔案只是機械地做好收集、分類、裝訂、編目等簡單工序 ，熟悉整理案卷流程就行，它不僅要求將文件轉化成檔案，積累檔案信息，更要不斷地熟悉本室（館）所藏檔案的內容、數量、成分、檔案材料的有機聯系，深入研究檔案，進行二次或三次文獻的加工，搞好編研工作，形成各類文獻匯編、史料匯編及參考資料，使檔案資源得到有效的開發(fā)利用，充分發(fā)揮檔案效益。所以說，檔案工作不僅具有很強的專業(yè)性，而且程序復雜、要求非常嚴格，可直接對檔案工作質量的高低造成一定影響。

（3）伴隨新技術的快速發(fā)展與普遍使用，越來越多新載體檔案應運而生，比如聲像檔案、電子檔案以及機讀檔案等。以往陳舊的保護手段已經難以確保檔案的安全和完整，由此需要檔案工作人員具備專業(yè)水平，并且嫻熟各種現代化管理技術，只有兩者兼?zhèn)洌趴梢詫Ω黝悪n案進行規(guī)范的管理，盡量發(fā)揮檔案作用，更好地為醫(yī)院提供高效優(yōu)質的服務。

3 結束語

綜上所述，醫(yī)院檔案是醫(yī)院的寶貴財富，我們應加強領導，重視檔案工作，增強全員檔案意識，進而才能為檔案收集、整理、立卷、保管、利用等打下良好基礎，為醫(yī)院各項管理工作的有序進行保駕護航，為醫(yī)院乃至社會的發(fā)展做出貢獻。

主要參考文獻

[1]崔玲玲，等.提高醫(yī)院檔案管理工作，促進醫(yī)院現代化發(fā)展[J].卷宗，2013（5）.

[2]郭海靜.如何做好醫(yī)院檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2013（5）.