新時期事業單位會計檔案管理中存在的問題及對策

鄭欽源

[摘要]隨著社會主義市場經濟的發展以及會計信息化水平的不斷提高，對會計檔案工作也提出了新的要求，新形勢下的事業單位會計檔案管理工作值得深思。本文針對事業單位會計檔案管理中所存在的問題并結合實際，提出了加強事業單位會計檔案管理的對策和建議：更新會計檔案管理思想意識；實現會計檔案管理的現代化；提高會計管理人員的素質。

[關鍵詞]事業單位；會計檔案；管理

[中圖分類號]F275 [文獻標識碼]A [文章編號]1005-6432（2014）9-0061-02

1 新時期加強事業單位會計檔案管理的必要性

首先，加強事業單位財務管理是單位內部管理工作的必然需要。我國當前事業單位根據相關資料統計具有126萬個，有三千多萬名職工，我國每年在這方面耗費大量的資金。但目前我國財力與現實事業單位需要還相差甚遠。對會計檔案管理工作的加強能如實記錄和分檔財政收支，為事業單位科學編制預算提供可靠的依據。其次，加強事業單位會計檔案管理是法治管理的必然要求。我國在某段時期曾發布過《會計檔案方法》相關條例，針對會計檔案管理有明確和具體的規定。事業單位作為國家機構的分支，更應起到帶頭作用，遵守法律法規，做好會計檔案管理工作。

2 新時期事業單位會計檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理人員素質有待提升，思想意識淡薄

目前，有的檔案管理職能部門或兼職管理檔案的人員積極性不高，對會計檔案管理工作的知識及制度不能正確認識，檔案管理者自身的綜合素質不達標，沒能及時補充、掌握新知識，采用傳統的管理方法，造成檔案管理工作開展效率低下。有的認為事業單位賬目較為簡單，對會計檔案無所謂，有的會計檔案管理人員認為會計僅僅有報表核算、會計憑證及賬簿等資料即可，不需要太過復雜的財務資料，導致本單位有的部門沒有預決算資料、基建資料及合同協議書等資料，最終沒有歸入會計檔案，造成會計資料收集不齊。還有的相關管理人員沒有對檔案管理形成保密意識，肆意地將檔案信息往外泄露，影響這些因素的產生都是由于檔案管理人員的業務素質沒有達到相關的要求。

2.2 信息資源投入不足

首先，會計檔案之所以跟不上現代社會發展的腳步，主要是因為設備問題。各地區使用的儲存設備規格與型號因為地區與時代發展的不等性都大有不同；對電子檔案的重視程度各個事業單位也沒有做到。因此，對實施檔案現代化管理所需的設備，投入資金比例也有很大的出入，配備的存儲設備都不一樣，甚至有的事業單位為了節省資金而選擇購買老式的設備來進行電子檔案的管理，這些阻礙了會計檔案現代化管理的發展。有的事業單位配備了相關具有先進性的設備，但由于對設備操作的不熟悉，也導致設備閑置于此，降低了利用率。其次，沒有制定一套系統的電子檔案管理規范，一些音視頻、文書格式的會計電子檔案管理不符合要求；缺乏會計電子檔案的認證標準，隨意更改辦公系統上的文件資料，影響了會計電子檔案信息的真實性；沒能做好會計電子檔案光盤、U盤的保護工作，造成存儲文件損壞，丟失會計電子檔案信息；一些檔案管理機構的設備條件較為簡陋、條件差，造成檔案資料的老化、霉化，導致檔案信息有效利用受到影響。

2.3 沒有明確的管理和規劃目標

一些事業單位雖然在檔案建設方面運用了信息化技術，但僅僅只是局限在檢索范圍，如電子檔案歸檔管理、網絡咨詢服務、保存檔案數字化等，一部分管理人員并沒有經過系統的學習，對會計檔案信息化建設也沒有長遠規劃，因此對新時期會計檔案信息化建設的整體推進形成了不小的阻礙。

3 新時期加強事業單位會計檔案管理的對策

3.1 更新會計檔案管理思想意識

科學的會計檔案管理理念對于現代的會計檔案信息利用意義重大，現代會計檔案管理工作開展面臨了信息技術應用、電子檔案形式、新型檔案載體保管方式等多方面的挑戰，要求檔案管理工作者要充分完善個人綜合素質，不斷進行創新，以全新的觀念迎接挑戰，突破傳統封閉思想束縛，從手工型向現代化管理形式轉變。對阻礙會計檔案管理工作開展的舊制度進行完善改革，促進會計檔案管理新技術的應用，全面提升工作效率、效益。同時改革那些與檔案現代化管理發展不相符的工作理論和模式，善于用新的思路來解決會計檔案管理中遇到的新問題，把會計檔案管理工作提高到一個新的層次。

3.2 實現會計檔案管理的現代化

計算機技術的不斷普及，是實現會計檔案現代化管理的基礎條件。電子檔案的自動分類、編輯、統計等工作都可以通過計算機技術來有效進行。文件、圖像等數據轉化產生的電子數據，可通過掃描儀來進行，使計算機技術的使用效率大大提高。電子檔案信息的網絡化與共享化通過利用互聯網所建立的貢獻平臺來實現。在需要調取會計檔案時，只需在相關的平臺上對所需會計檔案進行檢索，相關會計檔案信息便可得到。會計檔案現代化管理的工作必須要標準化和規范化，這是一個較為漫長的過程，想要實現其標準化和規范化，不是一時之間就可以完成的。如像管理人員的手工操作就可運用到會計檔案管理的基礎工作中。在進行此項工作時，檔案部門所頒布的相關條例條規是檔案工作人員必須給予嚴格參照的。對檔案現代化管理有時不一定全依靠檔案局，相關部門也應該給予關照和幫助，從而使檔案現代化管理可以更快更好地實現標準化和規范化。

3.3 提高會計管理人員的素質

隨著社會的發展和科技的不斷進步，越來越多的事業單位財務管理工作實現了電算化，電子形式成為了事業單位會計檔案管理的主體，會計檔案正在走向網絡信息化及實現資源共享。這從而也就對事業單位會計檔案管理人員提出了相應的要求，應積極參加新技術和業務的培訓，對檔案信息觀念和提高檔案信息服務能力著重加強，在學習過程中要充分使理論探索與實踐相結合，從而不斷提高會計檔案的信息化能力。會計檔案管理人員自身要具備多種素質，如職業道德素質、業務素質及思想素質。作為會計檔案管理人員必須要保證客觀公正的立場，嚴格自律，對自身的職能和權利要正確看待。會計檔案具有專業性及廣泛性等特點，內容廣泛，則要求檔案管理人員除了在具備檔案管理方面的知識外，還要具備檔案管理周邊知識體系，使未來檔案管理工作更加科學化，更好地適應社會的發展。

4 結 論

綜上所述，在新時期加強事業單位會計檔案管理不僅是時代的需要，也是歷史的必然結果。檔案管理人員必須要深刻認識到自身的職責，更新工作觀念。在會計檔案管理當中最重要的工具就是計算機技術，應積極投入創新計算機管理新設備和技術，最大限度地發揮計算機技術的功能。但也不能忽視傳統紙質檔案的作用，要充分將兩者結合，使之發揮出更為有效的管理效果，更好地服務于社會。

參考文獻：

[1]張莉.對新形勢下加強事業單位會計檔案管理的思考[J].福建建設科技，2012（5）：87-88.

[2]徐艷輝，李東方.淺談如何做好電算化會計檔案管理工作[J].中國集體經濟，2012（3）：65.

[3]孫林梅.關于新形勢下電算化會計檔案管理工作的思考[J].黑龍江檔案，2013（2）：81.

[4]任相蘇.如何做好電算化會計檔案管理工作[J].中國市場，2010（40）：82-84.

[5]王利.淺析事業單位會計核算問題[J].中國市場，2013（21）.

[6]馮玉良.新形勢下加強事業單位會計管理的思考[J].中國市場，2013（38）.