淺談新時期高校行政秘書的角色意識

王珊珊

摘 要：在新的時代背景下，高校行政秘書的重要性得到進一步強化。高校行政秘書相比于教學秘書，其具有更特殊的屬性，也決定了行政秘書工作性質和工作內容的重要性與特殊性。該文對新時期高校行政秘書的角色意識進行探究，旨在有效提高高校行政秘書的素質和能力，進而提高高校運作與發展的效率。

關鍵詞：新時期 高校 行政秘書 角色意識

中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）09（c）-0163-02

高校行政秘書是高校日常行政事務的直接承擔者，其工作的效率直接關系到高校整體運作的效率以及高校的教學質量。特別是在新的時代背景下，高校行政秘書在高校運作中的作用得到進一步體現。

由此可以看出，高校行政秘書在高校中的重要性。但從實踐調查的結果來看，大部分高校行政秘書對自己職位的認識不夠，也沒有相應的角色意識。因此，引導高校行政秘書明確自己的工作職責，并提高其角色意識成為亟待解決的問題。

1 從根本上解決問題的對策

1.1 引進與強化高素質人才是關鍵

由于高校行政秘書的工作是從屬性、服務性的，因此他們缺乏光榮感和責任心，能勝任高校教學秘書工作又在該崗位上努力奉獻的人不多。加之工作量大，為避免教學事故的發生。他們多是疲于應付各項工作，導致其個人管理水平停滯不前、難以突破，因此行政秘書們的整體素質難以提高。

建設高素質人才隊伍，需要不斷強化人才是第一資源的觀念。當今，高校間的競爭表現出的是綜合實力的競爭，本質上是管理人才的競爭，需要不斷創新人才工作機制，形成人才輩出的大好局面，要進一步清晰人才工作發展方向，明確人才戰略目標。“工欲善其事，必先利其器”，高校要培養優質的學生，就需要高素質的教師，乃至高素質的教育管理人才，通過高效的管理能力提高管理水平。

因此，引進高素質人才就成了當務之急，高素質人才是高校培養優秀學生的關鍵，不僅教師，還有管理人員。

1.2 增加培訓機會，提高培訓質量

在引進高素質人才的同時，還需要對行政秘書進行必要的工作培訓，經可靠數據表明，經過培訓的人比未經培訓的人進入工作狀態更快，工作的準確率更高。現代人力資源本理論認為，企業員工的智力、技能、經驗與品德是企業人力資源質量的重要組成部分。很重要的一點就是提高員工的智力水平、專業技能、品行道德已經成為企業生存和發展的關鍵所在，高校也同樣如此。在現代化的生產經營過程中，進行人力資源的培訓與開發不僅是現實的需要，而且更具有戰略意義。

一方面，增加培訓機會。多數忽視了在高校里面有一群特殊的人群，擔負著重要的使命，卻缺少培訓的機會，甚至是校內組織的培訓機會。大多數高校行政秘書都是臨時抽調任職，缺少培訓就意味著管理人員素質良莠不齊，工作能力各有高低。

另一方面，提高培訓質量。一旦爭取到培訓的機會，就需要真正提高培訓質量。思想認識需要完全到位，受培訓的行政秘書如果持著消極的學習態度在一定程度上影響培訓的質量。師資隊伍水平不能完全滿足培訓的需要，在這樣的情況下，高校秘書教育培訓的質量必然受到影響。培訓內容和培訓方法與要求存在一定的差距。在這些情況影響下，必將影響到培訓的質量。只有提高培訓質量，才能真正提升高校行政秘書隊伍建設的水平。

1.3 提高領導水平，加強管理能力

領導干部要不斷提高自身的領導水平和管理能力，將更多時間及精力放在抓組織協調和統籌管理上，努力在更高的層面上發揮作用。對于行政秘書的工作水平，很大程度取決于領導的管理水平。

要加強領導的管理水平，必須做好以下四點：一是要不斷地提出好點子。不僅需要不斷充實理論功底，而且加強工作實踐，為出好點子創造條件，這樣才能讓想法既有指導意義又有操作意義。二是要持續地抓好統籌指導。首先要統籌兼顧，分清主次；其次要統籌人力，是人盡其才；最后還要提高利用率，用最少的財物辦最多的事。三是要做好協調調度。要正確處理好上下級以及其它群體的關系，為順利開展工作創造融洽的人文環境，充分調動各個方面的工作積極性，化解矛盾糾紛。四是要樹立好威信。遇事要沉著冷靜、從容自信，做事要干練有魄力，堅決保證政令暢通。遇事要沉著冷靜、從容自信，做事干練有魄力。

高校行政秘書，一般是領導的左膀右臂，是領導的得力助手；而作為領導，一般是高校秘書的榜樣，是高校秘書未來發展的方向。因此，提高領導水平，加強管理能力，對各方面都百利而無一害。

1.4 建立科學完善的管理制度

制度是所有工作的保障，科學完善的管理制度是完成工作的前提條件。高校，是一個人治的小社會，更是法治的大環境。科學完善的管理制度，讓每件事情的完成有了依據，讓每個人的行為有了準則。無規矩不成方圓，個人行為凌駕于規章制度約束之上，這是一件可怕的事情。因此，在高校中建立科學完善的管理制度，是管理高校最重要的事情之一。

2 促進高校行政秘書的提升并促進高校的進一步發展與建設

2.1 服務意識

高校行政秘書首要的角色意識是服務意識。這是由該職位的工作職責、工作內容和工作性質共同決定的。具體地說，高校行政秘書始終是秘書職業的一個分支，這就決定了其為上級領導服務、為教師服務、為學生服務的工作性質。

因此，服務意識是高校行政秘書首要的服務意識。首先，高校行政秘書作為高校領導的參謀和助手，其直接服務的對象就是高校領導。進一步說，高校行政秘書必須為高校領導處理各種事務，為高校領導的日常工作提供更大的便利。

更為關鍵的是，高校行政秘書能夠更多的接觸高校領導。這就表示，高校行政秘書是高校教師、高校學生與高校領導之間溝通的橋梁。換而言之，高校行政秘書必須從教師和學生處收集相應的信息，并將其進行整理和歸納最終傳達給領導。

因此，高校行政秘書必須擁有足夠的服務于高校領導的意識，簡化高校領導的日常工作，提高領導的工作效率，幫助高校領導做出正確的決策，進而促進高校良好的發展。

其次，高校行政秘書也必須擁有服務于教師與學生的意識。一方面，教師作為高校的靈魂，教師的工作效率在很大程度上決定了高校的辦學質量。因此，高校行政秘書有義務服務于高校教師，為高校教師提高便利的服務。其主要包括幫助教師查閱各種資料、幫助教師向高校領導反映情況，并妥善的處理好教師之間的關系。換言之，高校行政秘書必須盡力為高校教師打造舒適的教學環境。

另一方面，從某種意義而言高校的行政秘書直接服務對象是學生，學生是高校的核心與主體。換言之，高校所制定的工作計劃都是為了更好地培養學生。因此，高校行政秘書也必須有服務于學生的意識。特別是針對于新生，其對于高校生活并不適應，也對高校擁有諸多疑問。此時，高校行政秘書就必須熱忱的對待學生，耐心的解答學生的提問。針對部分擁有不良情緒的學生，高校行政秘書也要負責開導學生，引導學生健康的成長與發展。

2.2 積極的學習意識

同時，在新時期中，高校行政秘書必須擁有積極的學習意識。一方面，隨著高校的不斷發展，高校行政秘書需要處理的事務也在逐步增加，也就間接的提高了高校行政秘書工作的難度。另一方面，在時代變化的潮流中，新的管理技術、管理理念在不斷涌現，這就需要高校行政秘書擁有足夠的素質和能力駕馭新的技術與理念，進而提高工作效率和質量。

首先，高校行政秘書必須不斷提高自身的業務素質。針對于秘書這個職位來說，高校行政秘書需要不斷提高寫作能力、交流能力、信息收集整理能力等多方面的能力。這就需要高校行政秘書學習秘書專業的基礎知識，包括秘書學、文書學、公共關系管理學等等。

其次，高校行政秘書要不斷提高自身的綜合素質與綜合能力。在高校行政秘書的日常工作中，其直接負責與高校領導進行交流與溝通，負責處理高校領導的日常事務。因此，高校行政秘書首先必須提高自己的交流與溝通能力。在此基礎上，高校行政秘書才能夠與教師和學生進行有效溝通，明確教師和學生表達的意思，并將其進行整理后傳達給領導進行決策。

同時，高校行政秘書需要不斷提高自己的表達能力，只有通過有效的表達才能夠對下發布領導的決策，對上反映下級匯報的情況。

2.3 艱苦奮斗意識

最后，高校行政秘書的工作內容決定了該職位需要一定的艱苦奮斗意識。高校行政秘書作為高校領導的有力助手，其對于高校的正常運作與進一步發展有不可忽視的促進作用。因此，它需要高校行政秘書長時間處于工作狀態，在第一時間收集高校發生的情況，并經過加工整理后向領導匯報。

由此可以看出，高校行政秘書的工作體現出該工作時效性的特點，需要高校行政秘書時刻關注高校內外的情況。因此，這將是一種極大的負荷，需要高校行政秘書擁有艱苦奮斗的精神和意識作為支撐，才能夠更好的完成工作。

3 結語

總的來說，高校行政秘書是高校行政管理中不可缺少的重要職位，它不但是高校上下級之間溝通的橋梁，更直接影響到高校正常的運作和進一步發展。因此，高校行政秘書必須擁有較強的服務意識、積極的學習意識和艱苦奮斗意識。在此基礎上，高校就應該以上述角色意識作為選聘行政秘書的必要條件，或對在職人員進行培訓，提高其工作效率促進高校的進一步發展。

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