淺談網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校資料室的科學(xué)管理與信息服務(wù)

戈衛(wèi)山

摘要：闡述了在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校資料室存在的問題，就如何提高高校資料室科學(xué)管理與信息服務(wù)水平提出了對策，以期更好地發(fā)揮資料室的功能，為高校的教學(xué)、科研及教育管理服務(wù)。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；資料室；科學(xué)管理與信息服務(wù)

21世紀(jì)，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)信息知識的飛速發(fā)展和高等教育改革創(chuàng)新的不斷深入，高校資料室管理的傳統(tǒng)模式受到了巨大的挑戰(zhàn)，服務(wù)模式已從傳統(tǒng)、單一的形式發(fā)展成為現(xiàn)代化、多元的自動(dòng)化操作；服務(wù)形式也從紙質(zhì)的文獻(xiàn)借還服務(wù)、閱覽服務(wù)、情報(bào)服務(wù)過渡到包括基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的文件傳輸、電子閱覽、參考咨詢等多種形式的服務(wù)。資料室收藏多樣化、操作計(jì)算機(jī)化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、信息資源共享化已成為一種必然趨勢，在這種新形勢下，資料室要適應(yīng)時(shí)代的變革和社會(huì)發(fā)展的需要，就要摒棄傳統(tǒng)的信息服務(wù)模式，不斷開拓創(chuàng)新，建立一種行之有效的科學(xué)管理與信息服務(wù)模式，切實(shí)地為學(xué)校的教學(xué)、科研及教育管理服務(wù)，推動(dòng)其向更高層次發(fā)展。

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校資料室管理面臨的主要問題

1.人員結(jié)構(gòu)不合理

高校資料室在建立之初就確定了其主要功能是為本校的教學(xué)、科研及教育管理等活動(dòng)提供文獻(xiàn)保障和信息服務(wù)，要實(shí)現(xiàn)資料室的這一功能，除了為其提供必要的硬件設(shè)施外，還必須為其配備專業(yè)性的足夠數(shù)量的工作人員。事實(shí)上，各學(xué)校并沒有充分認(rèn)識到資料室的功能以及其在學(xué)校的教學(xué)、科研及教育管理中的重要作用，因此，在人員配備上未能引起足夠的重視，而是具有較大的隨意性，結(jié)果造成資料人員結(jié)構(gòu)極不合理。一是資料人員不足，有的還是兼職，造成他們在承擔(dān)了繁重的業(yè)務(wù)工作之后，難以抽出足夠的時(shí)間去開展更深層次的信息服務(wù)；其次，表現(xiàn)為人員素質(zhì)不高，缺乏專業(yè)人才，也缺少懂計(jì)算機(jī)、能熟練操作網(wǎng)絡(luò)的人員，根本不能開展有效的信息服務(wù)。這種人員結(jié)構(gòu)上的不合理現(xiàn)象極大地削弱了資料室應(yīng)有的功能。

2.各部門資料室間的聯(lián)系較少

高校各部門資料室互相聯(lián)系較少，缺乏一個(gè)統(tǒng)一的協(xié)調(diào)機(jī)制，難以實(shí)現(xiàn)各部門之間的資源共享，這使處于各部門資料室信息服務(wù)的功能和作用被大大削弱，沒有實(shí)現(xiàn)較為理想的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的各部門之間信息服務(wù)的合作與共享。

3.信息服務(wù)水平低

隨著信息化社會(huì)的到來，光盤技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和數(shù)字資料室的飛速發(fā)展，信息大量涌現(xiàn)，靜態(tài)、單向、單一的傳統(tǒng)手工服務(wù)方式已無法滿足人們對信息服務(wù)快、準(zhǔn)、專、深的要求，因此，在信息服務(wù)工作中，以信息技術(shù)為代表的自動(dòng)化服務(wù)手段代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工服務(wù)手段已勢在必行。由于人們?nèi)詫①Y料室界定于傳統(tǒng)借借還還，對資料室的地位和功能認(rèn)識不足，造成對資料室投入不足、資金短缺，直接影響了資料室自動(dòng)化進(jìn)程，信息服務(wù)手段只能在原始狀態(tài)徘徊，信息服務(wù)質(zhì)量難以得到有效提高。

4.信息技術(shù)對資料室職能的沖擊

在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，文獻(xiàn)信息的服務(wù)方式和服務(wù)手段都發(fā)生了巨大變化，人們對紙質(zhì)文獻(xiàn)的依賴程度越來越低，任何單位和個(gè)人都可以將自己的信息發(fā)布到網(wǎng)上，也可以利用網(wǎng)上的信息資源開展信息服務(wù)，并與傳統(tǒng)的資料室爭奪信息資源和信息用戶，因此網(wǎng)絡(luò)給傳統(tǒng)資料室的地位和作用帶來了挑戰(zhàn)。以計(jì)算機(jī)為代表的信息技術(shù)的飛速發(fā)展，已越來越深入到社會(huì)生活的各個(gè)角落，各種不同類型的電子出版物和數(shù)據(jù)庫數(shù)量的急劇增加，校園網(wǎng)在高校迅速普及，擁有個(gè)人計(jì)算機(jī)已成為普遍的事實(shí)。這種現(xiàn)狀使得原本由資料室所承擔(dān)的一些文獻(xiàn)保障、信息服務(wù)等職能現(xiàn)在讀者自己就可能完成，資料室原本擁有的一些優(yōu)勢不復(fù)存在。但我們應(yīng)看到信息技術(shù)給資料室?guī)頉_擊的同時(shí)，更為其發(fā)展創(chuàng)造了新的機(jī)遇。資料室在新的形式下為了充分發(fā)揮其在學(xué)校文獻(xiàn)保障體系中的作用，就必須不斷創(chuàng)新，拓展服務(wù)范圍與形式，根據(jù)讀者信息需求的變化，充分挖掘自身潛力，進(jìn)行深層信息開發(fā)與服務(wù)工作，努力提高信息服務(wù)水平與質(zhì)量，以充分履行其所承擔(dān)的職責(zé)。

5.現(xiàn)行管理機(jī)制使高校資料室自身缺乏發(fā)展和提高信息服務(wù)的動(dòng)力

很多高校資料室無償提供服務(wù)，重視社會(huì)效益，忽略經(jīng)濟(jì)效益，資料室缺少自我發(fā)展的動(dòng)力。當(dāng)前的高校資料室，很多時(shí)候考慮的是經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、藏書量等，卻很少考慮用戶的滿意程度以及資料員工的發(fā)展?fàn)顩r。

6.服務(wù)觀念滯后

高校資料室開展信息服務(wù)要更加重視服務(wù)理念的革新。目前我國高校資料室在信息服務(wù)理念上的問題主要有：一是重硬件、輕服務(wù)。由于受該觀念的影響，高校資料室一直把設(shè)備、藏書量作為重要評價(jià)指標(biāo)，而忽略了信息服務(wù)的重要性。在建設(shè)數(shù)字資料室的過程中，仍然只重視文獻(xiàn)信息資源的建設(shè)，以資源導(dǎo)向?yàn)橹鳎皇且苑?wù)導(dǎo)向?yàn)橹?。近年來，隨著“以人為本，服務(wù)至上”服務(wù)理念的提出，資料室越來越重視服務(wù)，許多資料室開設(shè)了信息咨詢、查新、文獻(xiàn)傳遞等服務(wù)，網(wǎng)上也開設(shè)了相應(yīng)的服務(wù)。但是由于受到傳統(tǒng)觀念的影響，在實(shí)際工作中往往忽視服務(wù)的重要性，淡化服務(wù)意識從而影響信息服務(wù)的質(zhì)量。二是突出共性、忽視個(gè)性網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，資料室開展信息服務(wù)絕不是簡單地把信息推給用戶，而是要深入到用戶、深入到學(xué)科中去，了解用戶的信息需求，信息行為的規(guī)律和變化，為用戶提供精確的、專一的和針對性強(qiáng)的信息服務(wù)內(nèi)容。而目前我國高校資料室的信息服務(wù)處于較低的層次，只注重為師生提供同一層面上的同一標(biāo)準(zhǔn)化的信息產(chǎn)品和信息服務(wù)，服務(wù)中突出共性的一面而忽視個(gè)性的一面，由用戶自己進(jìn)行信息的簽別和選擇，這種信息服務(wù)的觀念和意識嚴(yán)重制約了資料室信息服務(wù)的開展，影響到信息服務(wù)質(zhì)量的提高。

二、提高高校資料室科學(xué)管理和信息服務(wù)水平的對策

1.加強(qiáng)以電子計(jì)算機(jī)為核心的現(xiàn)代化技術(shù)的培訓(xùn)

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，資料室的服務(wù)方式將發(fā)生革命性的變化。傳統(tǒng)手工操作將被現(xiàn)代化新技術(shù)所取代，以計(jì)算機(jī)為核心的現(xiàn)代化技術(shù)在資料室工作中起到關(guān)鍵作用。這給資料室的業(yè)務(wù)發(fā)展創(chuàng)造了條件，帶來了機(jī)遇，同時(shí)也對資料員的業(yè)務(wù)技術(shù)能力提出了更高的要求。由于受環(huán)境條件的限制，我國高校資料員的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)教育落后，資料員中受過計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)培訓(xùn)的人很少。要想使一個(gè)傳統(tǒng)型的資料員迅速轉(zhuǎn)變?yōu)檫m應(yīng)現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化社會(huì)需要的新型人才，就必需要對他們進(jìn)行以電子計(jì)算機(jī)為核心的現(xiàn)代化技術(shù)的普及和提高，使每個(gè)工作人員都具備一定計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識和基本的操作能力，盡快地更新現(xiàn)有的知識結(jié)構(gòu)，能基本掌握和運(yùn)用先進(jìn)的多媒體技術(shù)、電子技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等，搜集、選擇、加工、處理和檢索文獻(xiàn)信息，同時(shí)還要具備在網(wǎng)絡(luò)上能進(jìn)行采訪、編目、流通等技能。所以網(wǎng)絡(luò)化的資料室對人才的要求是既要“?！?，又要“全”，專的要精，全的要通，應(yīng)當(dāng)是“全能型”的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的管理和運(yùn)作人才。

2.改變高校各部門資料室各自為政的局面，建立一個(gè)統(tǒng)一協(xié)調(diào)機(jī)制

參考我國行政管理體制特色的“條條”管理體制，各部門資料室的工作人員由學(xué)校圖書館統(tǒng)一配置，接受學(xué)校圖書館的統(tǒng)一業(yè)務(wù)指導(dǎo)，文獻(xiàn)資源統(tǒng)一由學(xué)校圖書館登記入網(wǎng)，同時(shí)接受本部門師生的監(jiān)督與評價(jià)，重點(diǎn)為本部門師生服務(wù)，兼顧為全校師生和社會(huì)服務(wù)。這樣各資料室之間的資源共享計(jì)劃就可以得到很好的實(shí)施，各資料室信息服務(wù)的功能和作用就可以得到大大的增強(qiáng)，實(shí)現(xiàn)理想的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息服務(wù)的合作與共享。

3.對高校資料室傳統(tǒng)服務(wù)模式的改變

傳統(tǒng)的圖書資料的服務(wù)方式以簡單的借書、還書服務(wù)為主，一切服務(wù)工作都是圍繞館藏圖書而進(jìn)行的。隨著信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展，文獻(xiàn)信息存在的形式不單單是看得見、摸得著的實(shí)物，很多信息都是通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行存儲(chǔ)和傳輸?shù)?，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等逐步代替了傳統(tǒng)的文獻(xiàn)管理方式。所以這就要求資料員具有提供準(zhǔn)確、快捷的信息能力，開展讀者信息需求的調(diào)研，最大限度地滿足讀者的需要。

4.建立相應(yīng)的機(jī)制激發(fā)高校資料室自身發(fā)展和提高信息服務(wù)的動(dòng)力

當(dāng)前很多高校資料室無償提供服務(wù)，重視社會(huì)效益，忽略經(jīng)濟(jì)效益，缺乏合理的資料員職務(wù)職稱的晉升機(jī)制，導(dǎo)致資料員缺少自我發(fā)展的動(dòng)力。因此，在滿足本部門及全院師生信息需求的前提下，積極開展有償?shù)尼槍ι鐣?huì)的專業(yè)性信息服務(wù)，既可以解決社會(huì)需求，又可以增加資料室硬件建設(shè)和維護(hù)費(fèi)用的資金來源，提高員工的福利收入。另外，建立合理的員工職務(wù)職稱的晉升機(jī)制，通過合理的制度確實(shí)使大家信得過、受大家擁戴的人得以升遷晉職，解決資料室員工的升遷晉職難的問題，也是員工工作動(dòng)力的重要來源。

5.轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，強(qiáng)化服務(wù)意識，提升信息服務(wù)質(zhì)量

高校資料室要開展優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)，首先要樹立“以人為本，用戶至上”的服務(wù)觀念，這是資料室信息服務(wù)的最基本的保障和可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。在信息服務(wù)工作中，資料工作就是要把方便用戶作為最高的服務(wù)信條，樹立一切為了用戶，為用戶節(jié)約時(shí)間的理念，另外要加強(qiáng)資料室員工信息服務(wù)的意識，從根本上轉(zhuǎn)變資料室服務(wù)觀念，實(shí)現(xiàn)從重視資源到重視服務(wù)的轉(zhuǎn)變，從以文獻(xiàn)資源為中心到以用戶需求為中心轉(zhuǎn)變。只有提高了服務(wù)意識，才能重視人性化服務(wù)。其次要提升信息服務(wù)質(zhì)量，資料室不能為用戶提供滿意的、高質(zhì)量的服務(wù)，必然會(huì)失去用戶的信任。在各類信息服務(wù)質(zhì)量問題中，專業(yè)信息服務(wù)的質(zhì)量問題尤為突出。目前在網(wǎng)絡(luò)上，可以獲得的專業(yè)信息也存在著針對性不強(qiáng)、加工深度不夠的問題。特別是學(xué)術(shù)研究型用戶，他們迫切需要高質(zhì)量的專業(yè)信息服務(wù)。高校資料室應(yīng)該充分利用自身優(yōu)勢，盡可能為用戶提供質(zhì)量高、針對性強(qiáng)的專業(yè)信息服務(wù)。提升信息服務(wù)質(zhì)量的途徑是建立高效的信息反饋機(jī)制。服務(wù)反饋是進(jìn)一步提升個(gè)性化服務(wù)質(zhì)量的重要基礎(chǔ)，用戶的信息需求是不斷變化的，為了使資料室的個(gè)性化信息服務(wù)與之相適應(yīng)，建立有效的信息反饋機(jī)制是很重要的一環(huán)。有效的信息反饋機(jī)制可以對資料室信息服務(wù)的質(zhì)量及效果給予準(zhǔn)確、客觀的評價(jià)，資料室可以根據(jù)用戶反饋的信息有效地進(jìn)行資料室信息資源的整合、人員的合理配備，更好地為用戶提供高質(zhì)量信息服務(wù)。

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