淺析檔案鑒定工作的方法

劉美華

摘 要：鑒定檔案價(jià)值的基本工作方法，是直接鑒定法。所謂直接鑒定法，就是指由鑒定人員直接地、逐卷、逐件、逐頁地審查文件，而不是僅僅根據(jù)案卷目錄和文件標(biāo)題就判定其價(jià)值，這種直接的、具體的審定方法，我們習(xí)慣上稱之為直接鑒定法。

關(guān)鍵詞：檔案；鑒定；方法

直接鑒定法 并不意味著檔案鑒定工作還有一種間接鑒定法。直接鑒定法是檔案鑒定工作的基本方法，也是唯一的方法。提出這一名稱，是為了在鑒定工作中強(qiáng)調(diào)必須采用達(dá)一鑒定方法。當(dāng)然，這是對(duì)鑒定人員提出的要求，而并非要求領(lǐng)導(dǎo)和審批人員繁鎖而又無休止地閱讀每份文件。誰去直接鑒定檔案，可以由鑒定委員會(huì)或小組視具體情況作出適當(dāng)分工。鑒定入員應(yīng)根據(jù)鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合檔案實(shí)際情況，對(duì)檔案的價(jià)值作出具體判斷。一般可按照檔案保管期限表進(jìn)行。確定每一份文件的保管期限或銷毀任何一份文件都必須根據(jù)保管期限表進(jìn)行。但由于保管期限表不可能包括所有各類檔案，有些檔案無法在保管期限表中找到確切處理方法，這時(shí)，就需要鑒定人員具體審查檔案文件的來源、內(nèi)容和成分，根據(jù)實(shí)際情況，參照檔案保管期限表某一條款，盡可能作出合理的判斷。

直接鑒定法一般是以案卷為單位進(jìn)行的，如果在一個(gè)案卷內(nèi)有不同價(jià)值的文件，而文件之間又有密不可分的聯(lián)系，則以其中最重要的文件的價(jià)值來確定該案卷的保管期限；如果在重要的案卷中，發(fā)現(xiàn)個(gè)別次要的文件，則維持原狀，繼續(xù)保存；如果在次要的案卷中，發(fā)現(xiàn)個(gè)別重要的文件，則應(yīng)取出另外保存，該案卷其他文件確認(rèn)沒有價(jià)值后可以銷毀。

對(duì)于零散的或未整理的檔案文件的鑒免可以與檔案的整理和編目工作同時(shí)進(jìn)行，一方面進(jìn)行文件的鑒定，另一方面對(duì)確需保存的檔案，區(qū)分不同保存的價(jià)值，分類排列、編目，編制基本的檢索工具，使檔案的鑒定和整理、檢索、利用等工作配套。

檔案鑒定工作的具體方法，就是指具體鑒定每一份或一組文件時(shí)，應(yīng)從文件自身哪些方面去綜合分析和判斷。一般有以下八個(gè)方面：

1 分析文件與立檔單位的關(guān)系

這是鑒定檔案價(jià)值的出發(fā)點(diǎn)。分析文件的價(jià)值，首先要分析這份文件與立檔單位的關(guān)系。文件有本機(jī)關(guān)形成的，也有外單位發(fā)來的。外單位發(fā)來的文件中，又有上級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)的文件等等。分析文件的價(jià)值，應(yīng)立足本單位，本單位形成的文件是保存的重點(diǎn)，應(yīng)多留一些，外單位發(fā)來的文件，相對(duì)來說應(yīng)該少留一些，以避免各全宗檔案的重復(fù)。但是，要完全消除重復(fù)也是不可能的，要不要保存外單位的文件，關(guān)鍵看本單位承辦情況，即來文與本單位的關(guān)系，如果來文需要承辦，并與本單位工作關(guān)系密切，需要一起參與活動(dòng)，這樣的來文仍應(yīng)保存，不過，在保管期限上與本單位形成的文件有所不同。總之，相比而言，本單位文件的價(jià)值應(yīng)大于外單位的文件，只有首先從文件立檔單位的關(guān)系出發(fā)，才能準(zhǔn)確把握文件的價(jià)值。

2 分析文件的內(nèi)容

這是鑒定檔案價(jià)值的中心環(huán)節(jié)。每份文件都是工作活動(dòng)的記錄，工作活動(dòng)的重要與否，以及文件記錄的詳略程度決定了檔案的價(jià)值。反之，那些反映非基本職能活動(dòng)和基本歷史面貌，非方針、政策性，一般事務(wù)性、局部性內(nèi)容的文化重要程度相對(duì)差一些。另外，內(nèi)容重復(fù)性的文件，也應(yīng)該區(qū)分出來，區(qū)別對(duì)待。所謂重復(fù)性文件，是指內(nèi)容完全相同或內(nèi)容被包括的二種類型的文件。第一種類型，是因?yàn)槠瞻l(fā)性的文件或其他原因而出現(xiàn)的重份文件（文件復(fù)制本），第二種類型，是同一全宗內(nèi)，幾份內(nèi)容相互包括的文件，比如，有年度計(jì)劃，又有季度計(jì)劃、月度計(jì)劃等。對(duì)于后一種類型，內(nèi)容被包括的文件，經(jīng)短期保存以后，即可銷殷；對(duì)于前一種類型，各立檔單位在立卷歸檔時(shí)，應(yīng)在保持本單位文件完整的前提下，盡量減少重復(fù)現(xiàn)象。

3 分析文件的完整程度

一般情況下，如果—個(gè)全宗或全宗群內(nèi)的檔案文件比較完整，在簽定其價(jià)值時(shí)，應(yīng)該從嚴(yán)掌握，盡量減少文件的重復(fù)。相比較而言，核案愈不完整，檔案的保存價(jià)值就愈高，鑒定時(shí)就應(yīng)酌情放寬，所謂“物以稀為貴”就是這個(gè)道理。檔案的完整程度與保存價(jià)值呈反比關(guān)系。

4 分析文件的作者在社會(huì)上的地位和影響

文件都有一定的作者，不同的作者，在社會(huì)上的地位和影響不同，檔案的價(jià)值也就不同。高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，重要部門和著名人物形成的檔案，往往具有重大價(jià)值，它們所形成的全宗，其永久保存的檔案要比一般單位形成的永久保存檔案比例要多一些。

5 分析文件的時(shí)間

即從文件形成的時(shí)間遠(yuǎn)近和重要程度兩個(gè)方面判定檔案的價(jià)值。一般是：文件形成的時(shí)間距今愈久，保存價(jià)值就愈大，因?yàn)閺墓诺浇衲芰鱾飨聛恚褜俨灰祝唤窈笥植粫?huì)再產(chǎn)生，所以，鑒定時(shí)一般從寬。如果文件是在重要的歷史時(shí)期中形成的，此類文件往往比一般時(shí)候產(chǎn)生的文件重要一些。

6 分析文件的名稱

不同的文件名稱，表示出文件的不同種類，具有不同的作用，因而也能反映出不同的價(jià)值。比如：決定、命令、決議等，比一般通知、來往信函價(jià)值要大，但也不是絕對(duì)的，還應(yīng)結(jié)合文件的其他方面綜合分析。

7 分析文件的文本

文本就是指文件的稿本。不佟的文本，具有不同的可靠程度，因而其價(jià)值也就下同。文本中有正本和副本之分，有定稿與草稿之別，在同時(shí)有正本利副本。定稿和l草稿的情況下，當(dāng)然正本和定稿更加可靠，價(jià)值也大，反之則相反。在無正本或定稿的情況下，副本或草稿才相對(duì)重要一些。有些重要的法規(guī)性文件，為了了解歷次修改情況，除了保存正本和定稿之外，還須保存副本或歷次修改草稿。

8 分析文件的外形特征

文件上的各種外形特征也影響到文件的價(jià)值。有些文件在其他方面并不十分重要，但卻在外形上有特殊之處，比如，某些文件在制作材料、方法和筆跡、圖案等方面有研究價(jià)值或藝術(shù)價(jià)值；某些文件雖很平常，但經(jīng)過著名人物的題詞、批注、修改和簽名等等，從外形上增加了文件本身并沒有的特殊標(biāo)記符號(hào)，因而且有了新的意義，價(jià)值就比原來的文件增大了。反之，某些文件雖然有一定的價(jià)值但在外形上已破損得無法修補(bǔ)和利用，也就失去了它繼續(xù)存在的價(jià)值。

總而言之，文件的價(jià)值是由文件各個(gè)方面因素所決定的，應(yīng)該從各個(gè)方面，全面、綜合地分析文件的價(jià)值。但這并不是要求對(duì)待每一份文件都必須從這八個(gè)方面一一分析、判斷，不同的文件，應(yīng)根據(jù)它不同的特點(diǎn)，從其主要特征方面去分析。不論鑒定何種文件，都應(yīng)該從文件與立檔單位的關(guān)系出發(fā)，著重分析文件的內(nèi)容，這是兩個(gè)不可缺少的方面，至于其他幾個(gè)方面是在鑒定檔案價(jià)值的時(shí)候，同時(shí)參考的，而且，每個(gè)方面所概括的價(jià)值大小也是相對(duì)的，并非絕對(duì)不變的。

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