教學秘書工作中應具備的溝通技巧

沈文婷

(吉林華橋外國語學院 吉林長春 130000)

教學秘書工作中應具備的溝通技巧

沈文婷

(吉林華橋外國語學院 吉林長春 130000)

教學秘書作為教學管理和教學服務的組織者和直接參與著，其工作成效直接影響到高校教學工作能否正常、有序地進行。高效溝通是每一名合格的教學秘書，必備的技能和素質。如何高效溝通需要在敘述、匯報、有效解釋方面多加注意和學習。

教學秘書；敘述；匯報；有效解釋；溝通技巧

高校教學秘書是各級教務管理工作的具體執行者實施者，各項教學工作的組織者，安排者、溝通者作為聯系教師和學生，教師和教師、糸與系教學工作的橋梁和紐帶，其作用不容忽視。一名合格的教學秘書應俱備一定的溝通技巧，這樣才能高效完成工作，得到學生的信賴、老師的認可、領導的賞識。

溝通1是指為達到一定的目的，將信息、思想和情感傳送給對方，并期望得到對方做出相應反應效果的過程。聽和說是溝通的重要形式之一，其特點具有即時性。囗頭溝通具有流動性和流暢性，與寫文章不同，文章不滿意可以多次修改，最終達到要求。，即一旦表述完畢就無法將表達內容進行修改。

敘述是溝通最基本的環節，是溝通的基礎。敘述是指通過對事實的篩選，將事實按次序講給別人，有目的影響別人，使別人接受你的觀點，影響他所得出出的結論，進而影響他的行為。

教學秘書在工作中，有學生來詢問自己的學分績點問題，應如何和學生溝通呢？若是直接和學生說“你的必修課學分績點不足2.0，將面臨得不到學位證的情況。”恐怕簡單的一句話敘述不能使學生明白、信服并認可這一事實。因為這段話都是觀點沒有講求事實和細節。

如“你的必修課學分績點不足2.0，是因為在這四年中你的《歷史文化》和《文化通論》兩門必修課沒有得到相應的學分，對應學期的期初的補考，成績沒有通過，在四年中可以選擇重修，但是很遺憾，你依然沒有通過。根據學校的相關規定，必修課的通過科目要達到16門，但你只通過了14門，根據這一點，你沒有達到授予學位證的要求”。

學生根據以上事實、細節的敘述，清楚的了解到自己問題所在，并接受未獲得學位證的事實。在工作中想打動聽你敘述的人，需要對信息進行篩此通過“事實+觀點”的方式從而影響溝通對象。

合適的匯報是教學秘書必備的素質之一。匯報是指綜合材料向上級報告，也指綜合材料向群眾匯報。表達一個明確的主題，提出一定的建議，達到預期的效果，要讓聽的人受到影響和觸動。匯報是工作中使領導了解工作進展的有效方式。匯報主要分會議匯報和工作進程匯報，現在普遍現象是教學秘書參加完會議后不會匯報，或是懶得匯報。造成會后沒有回音，沒有動靜，沒有養成一種自覺落實的習慣。教學秘書把會議內容就裝在自己的腦袋里和口袋里，沒有再交接，傳達，造成工作無法落實。教學秘書應系統地匯報一下會議大致內容，然后重點匯報新精神、新提法、新動向，更重要的是要匯報會議的要求，并提出具體的初步的貫徹落實會議精神的意見。匯報應有事實、觀點和建議，使領導能夠清晰的了解會議內容，明確匯報的目的，基于匯報事實得到結論。

有效解釋2是職場中原理誤解的重要手段。解釋是用于解決誤解的一種說話方式。超過一方以上的人之間對一些問題。意見、話語有不同的理解，或者形成了人與人之間互動與配合的障礙，此時便需要解釋。聽得懂是解釋的核心，真正的聽得懂有四個層次：一個是聽懂對方，第二個是讓對方知道我聽懂了，第三個是爭取讓對方聽懂我，第四個是確認對方聽懂我了。這也是解釋的四個層次。

聽懂對方，是聽懂對方所講的事實，聽懂對方所描述的細節、聽懂對方所下的結論。需要聽懂對方的邏輯，并通過頭腦加工，理解他通過這個事實是為了說明哪些觀點。讓對方知道我聽懂了需要把對方的話重復一遍。比如有經驗的教學秘書在接電話時，會復述對方的話，這既是為了確認自己對對的意思沒有理解錯誤，也是為了讓對方接收到自己已經聽懂的信息。讓對方聽懂我，需要站在對方的角度上換位思考，如果讓對方聽懂我，有經驗的教學秘書與教務處溝通要在教務系統里增加新課程時，會將增加新課程的原因、課程的編號、課程的名稱、授課教師姓名、授課課時等相關信息提供給對方，并在有需要的情況下，將以上內容編輯成文字發給對方，使對方能夠聽懂自己。確認對方聽懂需要雙方溝通，必要的回應和解釋是確認對方聽懂的必要條件。讓對方聽懂是一種技巧，方法是重復對方的問題，把對方的話重新組織一遍、用自己的語言表達，并說給對方聽，如果對方認同你的表達，就證明他明白你聽懂了。

教學秘書作為教學管理和教學服務的組織者和直接參與著，其工作成效直接影響到高校教學工作能否正常、有序地進行。因此，通過高效溝通，做好本職工作，是作為高校教學秘書須認真思考的問題。

[1]莫提莫艾德勒[M]如何聽,如何說,2008,(1)124-145.

[2]奧里森.斯威特.馬登[M]表達力練習題,2014,(1)100-120.

The communication skills the teaching secretary should possess

Shen Wen-ting
(Jilin Huaqiao Foreign Languages Institute, Changchun Jilin, 130000, China)

Teaching secretary as an organizer of teaching management and teaching service and directly involved in, its work efficiency directly affects the teaching work in colleges and universities can be normal and orderly manner. Effective communication is a qualified teaching secretary of necessary skills and qualities. If want to efficient communication will be explained in narrative, reporting, effective aspects pay more attention and study.

teaching secretary; narrative; report; effective explanation; communication skills

G444

A

1000-9795（2014）09-000182-01

[責任編輯：周 天]

沈文婷(1984-)，女，吉林長春人，研究方向：教育心理學。