高職文秘專業“檔案管理學”課程教學改革初探

王穎

一、“檔案管理學”在高職文秘專業課程體系中的地位

“檔案管理學”是高職文秘專業開設的一門專業課程。高職院校培養的是應用型高技能人才，培養的學生能不能滿足用人單位的需要，能不能適應社會發展的需要，是高職院校重點關注的問題。作為文秘工作者，檔案管理是其需要掌握的必備技能。文秘工作與檔案工作有著非常密切的關系，特別是在一些中小型企業，一般都實行“文檔一體化”管理，文秘人員身兼兩職，統一管理文書與檔案工作。因此，文秘人員必須掌握檔案整理、保管、利用等基本知識。另外，文秘人員是領導的助手、參謀，在日常工作中，需要利用大量的檔案信息，如果文秘人員熟知檔案工作的性質、規律、作用、技術方法等，可以幫助領導解決問題，有力地推動檔案工作在企業管理中的作用。要想使文秘專業學生掌握良好的檔案管理技能，主要是通過“檔案管理學”課程的系統學習。由此可見，“檔案管理學”在高職文秘專業課程體系中具有舉足輕重的地位。

二、高職文秘專業“檔案管理學”教學現狀

“檔案管理學”的教學目標是培養文秘專業學生的檔案管理技能，具有很強的實踐性和操作性。在實際教學過程中既要讓學生學好檔案、檔案工作性質、作用、原則、方法等基礎理論知識，又要讓學生掌握文件材料的收集、鑒定、整理、分類、排列、編目、裝盒等具體檔案實務管理辦法，實現高職應用型人才的培養目標。但目前高職文秘專業“檔案管理學”課程開設情況卻不容樂觀，在教學體系中的地位也顯得很尷尬，主要存在以下問題：

（一）教學方法單一，主要以課堂灌輸為主

在以往的教學中，教師采用“粉筆+講授”的傳統教學模式，教師在課堂上照本宣科，生般硬套，而學生在臺下思想神游，身在曹營心在漢。因為他們對書本上理論知識感到抽象、枯燥、乏味，提不起任何學習興趣，加之教師毫無新意、滔滔不絕的灌輸式傳授，缺乏和學生溝通、交流，使課堂氛圍沉悶。有的學生思想上認識模糊，認為檔案管理就是把文件整理好放在柜子里，聽與不聽一個樣。

（二）教材內容陳舊，與高職教育目標脫節

現在多數高職院校文秘專業選用的“檔案管理學”教材都是本科檔案專業所用教材，這種教材偏重闡述檔案學和檔案工作基本理論及有關檔案管理的成果，而對于一些檔案實體工作場景幾乎沒有涉及，無論是理論體系還是知識結構都不是很適應文秘專業學生。主要表現在：一是檔案學理論篇幅過多，專業性很強，概念多而且抽象，高職文秘專業學生很難掌握，在以后工作中也很難用得到。二是隨著信息化的迅猛發展，文檔一體化管理成為現代企事業單位的辦公主體，上級檔案部門也發布了一些新的文書工作與檔案工作的法規及業務規范，而以往教材中由于內容更新不及時，存在著知識陳舊、老化的弊端，這既不符合檔案工作的發展趨勢，也不利于學生畢業后更好地勝任新形勢下的檔案工作。

（三）教學計劃時間安排不合理，重理論課輕實踐課

許多高職院校把“檔案管理學”課程安排在大二學期，這期間學生迫于就業壓力奔走于應聘各單位之間，能堅持上課的屈指可數。而在教學計劃中，“檔案管理學”理論教學學時占總學時的3/4（即50/68學時），實踐教學學時占總學時的1/4（即17/68學時），由此可見，實踐教學的比重較少。學生在今后的工作中，一旦接觸到檔案工作，理論知識指導不了實踐，只能從實踐中從頭學起，高職教育的目的很難達到。

（四）師資力量與實踐教學經費投入嚴重不足

在高職院校文秘專業“檔案管理學”教學中，大部分教師非科班出身，半路出家，邊學邊教，這嚴重影響了“檔案管理學”課程的教學質量。加之這些教師沒有一線工作的經歷，動手能力較差，從學校到學校，從理論到理論，教師也不愿在“檔案管理學”實踐教學設計上下功夫、花時間，實習階段把學生推到各企事業單位，靠學生觀察、自學，應付了事。在高職院校，文秘專業是非重點學科，生源較少，受經費制約，學校根本不愿意把財力投入到“檔案管理學”實驗室建設上，這嚴重影響了學生的動手能力，只能紙上談兵。

三、高職文秘專業“檔案管理學”教學改革措施

（一）編寫適用教材，優化教學內容

高等學校檔案專業培養的學生是理論研究型人才，而高等職業學校文秘專業培養的學生是技術應用型人才。這就要求高職文秘專業“檔案管理學”課程內容要理論與實際相結合，理論知識要少而精，而在檔案管理（包括文書檔案管理，科技檔案管理，會計、人事、音像及其他檔案管理，檔案提供利用）等方面要加大篇幅。安徽省檔案局2007年編制的《崗位培訓教程》《檔案學原理》這組教材刪減了過多的抽象理論知識，側重于檔案整理和利用，具有很強的實用性和可操作性，可以大大縮短畢業生勝任檔案工作的適應期。任課教師也要根據高職學生特點及社會發展需要，緊隨國家或地方新出臺的業務規范要求進行深入研究，輔助編寫一些業務操作指南等參考資料。

（二）針對培養目標，制訂教學計劃

高職教育的培養目標是具有一定管理能力的高技能應用型人才，在制訂教學計劃時，必須把培養“實用型”“技能型”“復合型”人才作為教學重點，緊扣社會人才需求、崗位需求，因材施教，突出實踐教學應有的地位。實踐教學的課程數要占總課程數的40%～50%，使學生在掌握理論知識的同時有充足的實習、實踐時間，在實訓中了解社會，接觸社會。

（三）更新教學方法，提高教學實效

1.討論式教學法。討論式教學法是以教學為主線，圍繞一個或多個問題展開交流。教師作為課堂教學的引導者，在講述完某一個知識點后，幫助學生設定討論的主題，提出明確的討論要求。學生在交流討論中動腦、動口，通過對問題的討論，進行嘗試性的解答，提高學生自主學習、協作學習、研究問題、解決問題的能力，變被動學習為主動學習。如在講解完會計檔案時，提出這樣一個問題讓學生課堂討論：為了方便會計檔案的保管與查詢，某單位決定將歷年來的會計檔案錄在光盤上，并認為原會計檔案已無保存價值，由單位會計負責人簽署銷毀意見，由單位檔案機構負責銷毀。你們認為這樣做符合規定嗎？學生們認真思考，一起切磋，展開討論，逐一發表自己的意見，課堂氣氛活躍，也大大加深了對會計檔案的理解。

2.實物演示教學法。實物演示教學法是教師以教科書為主要教學材料，以一系列實物演示或多媒體課件為主要教學手段，向學生傳授知識技能的一種教學方法。例如在講解“歸檔文件的排列、編號、編目及裝盒”一節內容時，可以結合課本知識向學生展示檔案盒、打孔器、起訂器、小型縫紉機等專業工具。利用多媒體課件向學生展示檔案庫房實景、檔案管理設備、歸檔文件目錄格式、盒內備考表式樣等。“百聞不如一見”，學生們通過實物演示，豁然領悟書本上晦澀難懂的理論知識，大大提高了教學質量。

3.案例教學法。案例教學法是根據教學目標和教學內容，通過案例的情境，設疑、引趣、啟思，從具體的案例中推出一般原理，謀求某一檔案理論或實務的普通意義。如在講解檔案的法律作用時，列舉南京大屠殺的例子：“近年來，日本右翼勢力日漸猖狂，軍國主義死灰復燃，妄圖否認侵略行徑。1994年遼寧省檔案館發現了一組記載南京屠殺情況的日文檔案，這些日本侵略者自己形成的檔案還歷史以本來面目，可以說鐵證如山。南京市檔案館館藏中的崇善堂埋尸檔案、南京偽政府檔案等幾份原始檔案記錄，完全可以作為法律依據把日本侵略者推上歷史的審判臺。”通過檔案案例，學生們不僅理解了檔案作為政治斗爭的法律依據，還增添了學生的愛國主義情結。

（四）加強師資隊伍建設，突出實踐教學

高職院校“檔案管理學”師資隊伍相對薄弱，要想培養技術過硬的應用型人才，就必須有較高水平的師資隊伍作保障。學校要積極構建“雙師型”教師隊伍建設。學校可以通過增加福利待遇、引進人才的方式，吸引優秀的檔案專業畢業生來校工作。而對于實踐、實習課可以聘請檔案管理部門或本校長期從事檔案一線工作的同志為學生進行實踐、實習指導。他們有豐富的檔案管理經驗，可以彌補專業教師實踐水平的不足。在實踐、實習教學上，可以采取靈活多樣的方式。比如在講解完文書檔案整理一節后，先不急著講下一章內容，而是帶領學生到校綜合檔案室實習。學生在教師的指導下親自操作，親自動手整理檔案，這樣可以適時消化課堂上的知識，同時增添了學習的趣味性，從而產生一種學會本領的成就感，同時也可以大大縮短學生理論與實踐、學生角色與崗位角色之間的距離。