基于網絡模式下的高校物資采購管理工作*

何文婷

(上海出版印刷高等專科學校，上海200093)

當今社會隨著計算機技術與網絡通信科技在全國范圍內的快速發展，在日常的工作與生活中利用計算機網絡進行相關操作得到了越來越廣泛的應用。為了順應時代的發展，尤其是近年來政府采購平臺的深入推廣，高校物資采購工作逐漸從原來集中統一的計劃分配轉變為基于網絡模式下的多元化市場采購形式。但由此暴露出的內部管理制度不健全、工作效率低及采購過程透明度不高、重復建設導致設備閑置浪費嚴重、采購人員業務水平普遍不高等問題，仍是迫切需要解決的問題。

1 高校物資采購管理中存在的問題

1.1 網絡采購管理制度不健全，內部機制不夠規范

近年來，政府采購制度工作不斷深入，高校按照上級部門要求逐步在電子網絡平臺進行物資采購工作。所謂政府采購就是指各級國家機關、事業單位和團體組織，使用政策性資金采購依法制定的集中采購目錄以內的(空調、打印機、復印機、便攜式計算機、臺式計算機、照相機、攝像機、復印紙等)，或者采購限額標準以上的貨物、工程和服務的行為。目前，上海高校中所指的政府采購主要是由“上海政府采購”(http://www.ccgp-shanghai.gov.cn)的網上電子集市采購與“上海市政府采購中心”(http://www.shzfcg.gov.cn)的集中采購(包括招標采購)所組成。實行政府采購除了能使采購工作進一步程序化、法制化以外，最主要的優勢就是變分散采購為集中采購，規模化的采購方式大大節約了采購成本，效益上升，使得買賣雙方都能得到實惠。據統計，利用政府采購至少能節約學校10%左右的經費。

高校作為國家全額撥款的事業單位，需要積極響應政府要求實行政府采購行為。但由于政府采購制度畢竟屬于新興事物，客觀上仍存在許多不完善之處，比如財務預算和采購計劃很難做到準確無誤;政府采購的周期長，方式單一，難以滿足高校基礎設施建設和學科建設需要;仍有很多種類的專業設備未包含在平臺目錄內，增大了采購的隨意性等問題經常出現。

1.2 采購工作效率低，信息不暢，透明度有待提高

以往學校在招投標過程中通常采用邀請招標的方式，招標信息的公布形式并不規范，沒有一個功能齊備、權威的信息渠道。需要招一些專業特殊設備的時候，采購部門往往會為供應商少于法定的三家而發愁，反之供應商方面也可能會為不能及時了解到采購信息錯過投標機會而懊悔。有時候為了等待滿足招標要求的供應商前來投標不得不花費大量時間，大大地降低了工作效率。

采購過程不夠公開透明也是目前存在的主要問題，由于參與招標過程的主要是由校物資采購工作領導小組(小組成員一般是由負責相關工作的校領導、財務處領導、紀監審領導、物資采購部門領導、教務處領導等組成)和使用部門的專家領導，校內其他老師對采購渠道的選擇、價格的確定、中標結果的產生并不清楚，存在較多的疑惑。個別還存在招標記錄及談判記錄等檔案資料不完整情況。這些都反映出了的物資采購工作效率低，信息不暢，過程透明度不高等問題，使得采購工作經常處于被動局面。

1.3 缺乏統籌管理意識，設備閑置浪費情況嚴重

每年學校都會大量購買臺式電腦、便攜式計算機、激光打印機、照相機等通用電子設備，統計發現，個別院系或教師個人資產占有率超過正常比率，存在擁有大量電腦(臺式計算機、便攜式計算機、平板電腦等)和照相機(卡片機、專業單反相機、微單等)等通用設備情況。主要原因是院系往往從自身利益出發，希望盡可能地占用學校資源，通過成立不同實驗室或者開展不同科研課題項目，爭取學校較多的投入，盲目購置資產設備，造成設備增加的隨意性。由于學校并沒有一個專門的數據庫系統對固定資產進行實有化管理，從而造成了這種部門或個體之間重復購置的現象，導致了大量設備利用率低，形成了閑置、積壓。

1.4 采購人員業務水平普遍不高，難以滿足新形勢下的工作要求

隨著高校的辦學規模的不斷擴大，教育投入金額越來越大，高校每年的采購量少則幾千萬，多則上億。高校物資采購工作已經成為學校管理工作中非常重要的一部分，因此對采購人員的職業素質要求也越來越高，不僅要求采購人員能夠熟練掌握采購的政策法規、招投標程序、專業知識等，還要求能夠處理在合同鑒定、商業談判、市場調研等采購過程中發生的各種復雜多變的突發狀況。目前，高校負責采購的人員多數來自后勤或其他管理崗位，幾乎沒有專業素質的人員，他們之中多數是沒有經過專業化、系統化的崗位培訓，業務水平普遍不高，更加難以滿足新形式下物資采購工作的要求。

2 加強高校物資采購管理的對策

2.1 完善預算編制工作，健全政府采購體制和運行機制

為了減少由于實行政府采購制度造成的財務預算與最終采購計劃難以匹配的情況，只能適當地改變高校的預算編制模式。在編制預算的時候，要求制定完善的收支范圍，并且加強收支項目的分類，這樣能夠有利于實行國庫集中支付制度。在執行預算的過程中，需要建立一套高效、嚴謹的執行機構，嚴密控制預算的執行，完善預算的監督檢查制度。通過強化預算約束，防止重復建設、重復購置、設備閑置等浪費現象的出現。

同時為了節約學校資金，在執行采購的過程中，可以根據總體預算編制情況，將通用性強、技術指標簡單、采購數量大、時間要求不高的設備進行匯總，例:計算機、打印機、空調、復印機等政府采購目錄上規定的設備形成批量采購，充分發揮政府批量采購的優勢。一旦形成批量采購，也能引起供應商對學校的重視，在保質保量的前提下，還能盡可能爭取到最優惠的價格。

2.2 建立物資管理數據系統，多方共享采購信息，營造陽光采購壞境

從兼顧效率和成本上來說，基于網絡模式進行物資采購是今后發展的必然趨勢。因此，物資采購工作首先必須從基礎的數據管理開始，建立一套獨立完善的數據庫系統。將分散在各個部門的數據信息進行及時的分析、處理、匯總，實現數據信息的充分互動并共享，這套物資管理數據庫系統應對采購論證、審批、立項、招投標流程、評審專家、供貨廠商信息、合同履行管理等項目設立單獨的目錄，在采購過程中可以從不同目錄的數據庫中挑選符合要求的優質供應商。通過計算機對物資采購進行全程管理，加強了各種信息的利用程度，實現多層面、多視角的監督，提高工作效率和專業化的水平。

在數據庫系統中還應建立一個設備價格表，將近幾年來不同供應商對相同產品的報價建成一個狀態數據圖表，采購人員根據圖表統計的數據挑選價格合理的供應商，使得采購渠道的選擇更加透明、有依據。采購過程的信息共享，有利于各部門相互間的監督和制衡，監督檢查部門在數據庫系統中實時檢查設備到貨、驗收、財務付款等情況，通過數據分析為監督和預防腐敗提供預警性信息，使得采購的工作更加公開、公平、公正，形成全程采購陽光機制。

2.3 推行系統專業的網絡管理模式，多元化發展物資采購方式

采購過程中通常將項目按金額進行分類。金額大于100萬的項目或者進口設備的采購必須委托財政局認可的具有專業資質的招投標公司進行第三方公開招標;金額超過5萬不足100萬的項目，學校一般采用詢價采購、競爭性談判、單一來源采購等方式進行自行采購，將經過論證、審批、立項的采購計劃擬成招標文件利用校園網、宣傳欄等媒介進行公示，滿足招標要求的投標商必須達到3家及以上，再由學校組成的物資采購工作領導小組進行開標評標;采購金額不足5萬元，政府采購平臺目錄中規定的設備需在政府采購平臺上購買。政府采購平臺目錄中沒有規定的設備，學校原則上可自行購買，由于現今網絡技術的發展，我們通常會借助日益發達的電子商務平臺(如京東、易迅、新蛋等網站)來完成采購任務。

利用網絡平臺不僅能大大降低采購成本，還能極大地提高辦事效率。互聯網技術的發展改變了傳統的物資采購理念、方法、習慣，通過網絡可及時將各類物資設備的詳細資源信息快速發布，供應商能第一時間查詢了解設備需求信息并及時發布供貨信息，加快了信息的傳遞速度，強化了網上供需雙方的信息溝通和技術交流，充分實現網絡化，實現多方信息共享，為科學決策服務。與以往的人工方式相比，網絡化的工作方式規范了物資采購行為，進一步減少了商業賄賂、串標等不正當競爭手段，進而促進物資采購工作的健康快速發展。

2.4 加強學習教育，提高采購人員業務水平

新形勢下的物資采購工作自身的復雜性和重要性，要求采購人員具有一定的職業素質。通過開展防腐倡廉教育、法制教育和職業道德教育等，強化采購人員的法律意識、責任意識、規范意識、服務意識，樹立遵紀守法觀念，杜絕腐敗。通過相應的業務培訓，提高采購人員的專業素質，使得采購人員不僅要懂得采購的專業政策和具體流程，還要定期參加專業知識的培訓學習;不僅要懂得相關的經濟知識，能夠看出合同上的紕漏，還要懂得工程技術方面的專業知識;要了解采購技巧，便于解決合同簽訂、商業談判中出現的各種采購問題;不僅要有一定的管理、溝通、協調能力，還要能熟悉設備的市場行情，尤其是要懂得計算機網絡等相關技術，能夠熟料操作電腦常用軟件。基于目前高校越來越多的大型設備都需要進行海外采購，采購人員最好還能有一定的英文能力，便于操作進口設備免稅申請等事宜。

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