高校科研項目過程管理實踐研究

浙江大學科學技術研究院 嚴智宇

隨著改革開放和經濟的飛速發展，我國對科技的投入大幅增加，科研經費也成為高校收入的重要來源之一[1]。目前，高校科研經費來源渠道呈現出多元化的格局，既有來自科技部門、財政部門及教育主管部門的財政性撥款和高校內部預算安排撥付的資金，俗稱縱向科研經費；也有來自社會各界的技術開發、技術協作、技術支持、培訓咨詢、科技成果轉讓等屬于高校科技創收、社會投入性質的橫向科研經費[2]。2012年底我校科研經費已突破30億元，2013年仍保持了穩中有升的態勢。

過去，高校對于科研項目普遍存在著“重兩頭、輕中間”的問題，即重視項目申報和成果產出，而對項目的整個實施過程缺乏有效的動態監測機制，因此在項目執行過程中也出現了種種問題，本文旨在抓住項目執行的關鍵節點，從實踐的角度對如何加強科研項目的過程管理加以探討。

一、高校科研項目過程管理中存在的主要問題

1.項目負責人對經費管理的重視不夠

在項目執行過程中，負責人往往將主要的時間和精力放在對科學問題的研究上，而對項目經費的使用規定不甚清楚，導致項目經費使用過程中出現的問題日益增多[3]。

2.項目取得的實際成效與預期存在差距

一方面有的負責人在申報時對項目的可行性評估不足，甚至只是根據參考文獻照搬國外已有的設計，在實施過程中因條件不足而無法完成[4]。另一方面有的負責人承擔的科研項目較多，科研壓力較重，精力不足而影響了項目最后的完成。

3.聯合單位間協同出現問題

現在很多大項目都需要多個單位協同合作才能完成，產學研聯合的項目還涉及到高校、科研院所和企業等多種類型的單位。合作期間如果發生信息溝通不暢、各單位各行其是，或是合作單位違規使用經費等，都會對項目的完成產生不利的影響。

二、項目執行中關鍵節點的過程管理

1.科研項目合同的簽訂

科研項目立項以后，作為承擔單位，要與各合作單位簽訂子課題合同。在簽訂合同時，負責人需提交合作單位的資質證明以及具有承擔該研究工作能力的相關材料，披露與合作單位有無利益關系。在子課題合同中要明確規定研究內容、執行期限、考核節點、考核標準、經費預算、知識產權分配等，要求合作單位對項目經費單獨建賬、專款專用，嚴格按照合同規定的內容執行。

2.項目執行過程的質量管控

規范經費審批程序。按照既要方便科研工作，又要嚴肅財經紀律的原則，完善手續，規范管理。設備采購要嚴格對照預算清單，因研究需要確需更改的要按程序報批；對于大宗材料采購，必須簽訂規范的購銷合同，并附上出入庫登記記錄；轉撥外協費，除了合同中要列明該合作單位外，必須單獨簽訂子課題合同，明確外協經費的用途；要杜絕以測試加工為名義變相轉撥經費、套取現金，對于測試單位的相關資質要進行審核，簽訂測試加工合同，測試完成后要提交測試報告或相關產品。

建立有效監督機制。在項目執行過程中，對于本單位承擔的重大項目，科研管理部門應每年對項目（包括下設的子課題）的執行情況和經費使用情況進行跟蹤，要求負責人提供相關的技術報告和財務資料，對于部分項目可進行會議匯報和現場檢查。對于執行過程中出現的問題，及時提出對策建議，采取有效措施。

3.項目的驗收結題

近年來，我校對于重大項目采取了內審制度，即在項目執行期滿之前，由科研院聯合審計處、計財處委托有資質的會計師事務所根據財務驗收的要求對項目進行內部審計，發現問題及時進行整改。

三、改革探索新型的管理模式

1.聘用專職監理人或成立專家顧問團，協助監督項目執行。目前，我校在國家科技重大專項項目的管理上率先采取了專職監理人這一模式，專職監理人的主要職責包括監督項目實施過程中的質量、進度、人員到位和履行合同情況，配套經費到位及經費使用情況，配合做好中期檢查和驗收，對執行過程中存在的問題提出意見和建議等。但由于聘請專職監理人的經費壓力較大，且有專業素養又能專職從事項目監理的人選稀缺，這一模式推廣到其他項目管理中難度較大，因此還可以考慮成立“專家顧問團”這樣的機構。選取本校各領域內一線的技術專家及財務專家組成顧問團，規模在20～30人，年度檢查時抽取3～5名技術專家和1名財務專家組成專家組，聽取項目進展情況匯報，掌握研究進度，分析影響因素，及時解決問題。同時，專家還可以給予學術上的指導，使負責人能夠及時調整研究方案，為下一階段工作的順利開展創造更好的條件，確保項目順利實施，提高科研產出的質量[6]。

2.聘用專業會計人員，協助做好經費管理。對于承擔重大項目的課題組，應要求其配備專門的財務助理以規范經費的使用。2010年我校計財處與科研院聯合推行在科研體量大的研究所委派科研財務助理試點工作。2010年首批招聘、培訓上崗7位科研財務助理，業務由計財處指導，在研究所實地辦公，全面介入預算編制、經費使用、決算驗收等科研經費全過程管理活動。2011年，應相關研究所的要求，又招聘完成了第二批9位科研財務助理的委派。新一輪的科研財務助理的委派工作正在緊鑼密鼓地進行[5]。

3.建立完善的網絡管理，提高管理服務質量。升級科研管理系統，從單純項目管理轉變為全過程管理，把科研項目經費認領、入賬、設備采購、成果統計、技術轉移、人事考核等都納入到統一的管理平臺中，把目前存在的一個個“信息孤島”有機聯系起來，使科研項目信息在各部門之間做到及時全面的共享。在升級管理系統的同時推進“網上審批”流轉，使負責人減少在各部門間奔波的時間，從而把更多的精力專注在科學研究上。

四、健全三級科研管理體系

由于綜合性大學承擔的科研項目眾多，科研人員數量也是數以千計，如果僅靠校一級科研管理部門，要做好項目申報、日常管理和驗收結題的各項工作，實在難以面面俱到，因此要建立健全院系科研科的管理隊伍，并且充分發揮他們的能動性。一方面，三級管理體系能在過程管理中發揮更全面深入的作用，另一方面，也促進院系科研科及時了解本單位科研情況，進行整合調配，有組織地策劃一些大科研項目。

五、結語

綜上所述，目前高校承擔的科研項目眾多，承載的科研經費量大面廣，上級主管部門對項目預期成果的考核也日漸嚴格，高校要加強對科研管理人員的培訓，不僅要懂專業，還要懂財務，提高他們的業務素質和服務意識，建成一支學習型、研究型、創新型的管理人員隊伍，提高管理水平和質量，更好地為科研服務[7]。科研管理部門應抓住項目執行的各個關鍵節點，創新管理思路，做好指導和監管工作，注意加強聯絡與溝通，才能有助于信息的及時傳遞、管理要求的準確傳達、執行情況的準確把握、問題和建議的及時反饋、單位的優勢發揮和單位之間的協作等[8]。科研管理部門與學校其他職能部門，既要各司其職，又要協同一致，從全局上做好科研項目的過程管理工作。

[1]楊杰.加強高校科研經費管理的對策研究[J].高教探索，2009（3），41～43

[2]羅燕琴.對高校科研經費管理的思考[J].黑龍江科技信息，2007（21），133～135

[3]劉旭，劉慶，崔衛芳，汪蕊等.論高校重大科研項目的過程管理[J].科技資訊，2013（22），198

[4]俞建飛，張紅霞，毛衛華.關于院校加強國家自然科學基金項目過程管理的思考[J].中國科學基金，2004（1），53～55

[5]杜堯舜，王國雄，史紅兵.高校科技重大項目協同管理機制的構建和實踐[J].教育發展研究，2012（12），101～102

[6]姚慶群，羅海燕，陳麗珍，鄭玉.農業科研項目過程管理的現狀及建議[J].農業科技管理，2014（1），29～31

[7]蘇丹.創新高校科研管理工作的探討[J].硅谷，2010（16），144

[8]李新榮.質量管理是高校科研項目過程管理的核心[J].科技管理研究，2013（1），29～30