研究生教務員的工作內容和角色定位

胡 娟

（華中科技大學，湖北 武漢 430074）

研究生教務員目前所處的組織系統環境是二級管理體制，管理形式由原來的集權式發展為集權分權并存[1]。研究生院代表學校對研究生招生、培養、學位、就業、思想政治教育等工作實行統一規劃，政策制定和綜合管理；學院是研究生教育二級管理機構，在學校的宏觀指導下開展具體的研究生教育工作管理[2]。而學院研究生教學管理工作的組織和實施，主要由學院研究生教務員完成。

那么在現有的組織系統管理環境下，學院研究生教務員的角色定位和研究生教務工作的性質是什么？怎樣做好研究生教務工作？本人先從院研究生教務員的工作內容著手分析。

一、研究生教務員工作內容

（一）日常工作內容

?

對于以上提到的瑣碎日常工作內容，可以將其歸納為幾點：①學院研究生招生、錄取；②學院研究生培養；③學院研究生學位申請；④學院研究生學籍、檔案管理；⑤學院研究生和教師的各種有關教學活動的申報等。

（二）突發工作內容

1.為幾年一次的學科評估整理學生檔案、教師資料、學院研究生教學資料等。

2.外出調研。

3.參加各種會議。

4.處理來自學生和老師的投訴。

5.臨時活動的召集、組織。

周而復返、年復一年的沒有盡頭的研究生教務工作，它并不單調乏味，反而讓人覺得責任重大時刻充滿挑戰性。因為國家對研究生的政策在不斷調整、對研究生教育在不斷改革，為了能最大限度的為學生和老師服務，教務員有著十分重要的工作職責。怎樣的職責？從角色定位來探討。

二、研究生教務員的角色定位

（一）從工作關系網分析——研究生教務員是橋梁和紐帶

為了直接明了地將復雜的工作關系表現出來，筆者畫了一個示意圖。根據校院二級管理體制下的二級學院的研究生教務員工作內容可以延伸出最直接、最密切的工作關系網：

圖1 研究生教務員的工作關系網

從這張研究生教務員的工作關系網中，可以看到研究生教務員至少對應著教學管理機構中的兩個層次領導，并直接聯系院系全體教師、全員研究生。同時研究生教務員還處于二個領導層、二個教學單位、導師、任課教師、研究生和其他研究生培養部門的人員的交叉點位置，能較大范圍地接收和散播消息，廣泛地與教學人員和部門經常性溝通信息。

研究生院規章制度、教學管理文件精神、計劃、任務等，主要由研究生院各職能科室直接聯系研究生教務員，由研究生教務員來準確領會、布置傳達和貫徹執行。各項任務到達學院后，研究生教務員就會將精神和任務準確及時的向學院分管副院長匯報，在分管副院長的指示下，研究生教務員將學校的規章制度、教學管理文件精神、任務等傳達或者下發給院長或者系分管副系主任或者導師或者研究生。然后又將其執行情況反饋給研究生院。

研究生教務員在工作的過程中，能夠直接和導師、研究生接觸，能夠了解到教學管理過程中的問題、矛盾、意見、建議，這時研究生教務員就有責任和義務及時將這些信息反饋給學院領導和學校主管部門。讓研究生教學管理更加人性化、合理化。

總之，研究生教務員是二級管理體制下研究生教務工作的橋梁和紐帶。發揮好它的作用，將會有益于研究生教務工作關系網中的每個成員。

（二）從組織系統環境分析——研究生教務員是第一線的最基層的服務者和執行者

研究生教務員是全面參加研究生教學、培養、管理等全過程，即承擔每個研究生從招生錄取—學籍管理—專業培養—申請學位—畢業就業所有細枝末節的工作。

圖2 研究生教務員的角色定位

（三）參謀與助手

分管院長在得到文件和通知之后，要了解現有的數據和情況，這個時候研究生教務員就要實事求是的提供數據、說出現在的情況、分析各種可能出現的狀況。它是分管院長做出決定的最主要的依據。這方面說，研究生教務員就是分管院長的參謀和助手。比如，在分配研究生招生計劃時。研究生教務員需要提供去年的招生情況（保送生數量、統考生數量、導師招生情況、導師對去年的招生情況的反饋等），今年已經接收保送生情況等。分管院長就會根據這些內容制定出今年的招生指標分配細則。反之，如果研究生教務員不能有效的提供和分析去年的招生情況，可能會導致學院招生工作的混亂和分管院長的工作的失職。

三、怎樣做好一名研究生教務員

根據自己研究生教務員的工作內容和工作角色的定位，總結出以下幾點關于做好一名研究生教務員的心得：

1.要有良好的職業素質——細心、耐心、顧全大局。細心：教務的工作十分繁瑣，如學生在制定培養計劃的時候，學生多選、錯選或少選了學分，作為教務員要及時發現及時提醒并講解更正，不然會影響學生評選獎學金和申請學位。耐心：面臨新的政策如舊政策不同之處要給不理解和不明白的老師和同學一個一個解釋，避免過激的投訴行為等。顧全大局：教務員代表的是整個學院的行為，要將學院的利益擺在第一位，不能偏頗、不能摻加個人情感。如，面對學院中不同系的利益紛爭，要一視同仁。在校研究生院給學院爭取資源分配時，要盡心盡責等等。

2.要會整理和收集平日的工作資料，在面對突發工作時能從容應對。機會總是留給有準備的人。學生、家長、導師、領導、其他人員等時不時會向研究生教務員提出各種關于統計的問題、政策問題等，這時候教務員如果在平日能有效的整理各種數據、文件、通知，面對這種問題不應該是手忙腳亂、一無所知，應該是應對自如的。如，在研究生報考階段，經過會接到這樣的電話，請問你們學院每年的招生比例是多少，報考人數是多少，今年是否有新的招生政策等等。如果這時教務員是一問三不知，會影響學校和學院的聲譽。再如，遇到學院某一專業的5-7年的專業學科評估，需要大量的統計數據。如果提供不出來，將會給學院造成不可逆轉的后果。

3.具有一定的組織協調能力。這一點在分析研究生教務員角色定位時已經詳細分析過了，在這兒進一步強調它的重要性。教務員每年都有組織研究生入學教育、培養計劃的制定、復試和畢業答辯等事宜，每一步都有政策宣傳到位、制度落實到位，沒有一定的組織協調能力，學院的研究生工作就會陷入困境。還有，就是在多重人際關系中的協調也很重要，它是別人對教務工作的了解、理解、實施的過程。

4.具備基本的英語交流能力和閱讀能力。面對日益增多的國際交流留學生、交換生和本校日益增多的出國留學事宜，對研究生教務員提出了新的業務要求——基本的英語交流能力和閱讀能力。

以上是根據自身的工作經歷總結和提升的幾點心得，同時也是對研究生教務員工作的認識和理解。

[1]潘立，趙穎姊，魯建廈.二級管理體制下研究生教學秘書的角色定位[J].高等與經濟，2010，3（1）.

[2]王恒亮，宋華明.研究生教育校院二級管理的難點與對策[J].揚州大學學報（高教研究版），2009，（6）：73-76.