試論企業(yè)電子文件與電子檔案管理

劉寧

（中鐵十局集團有限公司，山東 濟南 250101）

試論企業(yè)電子文件與電子檔案管理

劉寧

（中鐵十局集團有限公司，山東 濟南 250101）

電子文件及電子檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)管理中發(fā)揮著越來越重要的作用，提高電子文件及電子檔案的管理水平，實現(xiàn)其標準化、規(guī)范化，是企業(yè)快速、科學發(fā)展的可靠保障。加強企業(yè)電子文件與電子檔案管理，就是要做好電子文件的組織管理、收集積累及電子檔案的移交整理、保管備份、提供利用等方面的工作。

電子文件；電子檔案；紙質(zhì)檔案

隨著計算機信息技術(shù)的飛速發(fā)展和普遍應用，電子文件大有取代紙質(zhì)文件的發(fā)展趨勢。保護好這些電子文件，利用好這些電子檔案，維護其完整性、真實性和長期可讀性，使企業(yè)文化及經(jīng)營成果得以傳承，是電子文件及電子檔案管理的主要價值所在。

一、電子文件及電子檔案的概念

電子文件指在數(shù)字設備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。包括企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營等活動中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。電子文件完成歸檔后，由檔案部門界定歸入電子檔案庫的電子文件及其元數(shù)據(jù)和背景信息，即形成電子檔案。概括來講，電子檔案是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙制檔案相對應，相互關(guān)聯(lián)通用的電子圖像文件集合。電子檔案要遵循可讀性、真實性、完整性、保密性等原則。

二、電子文件的管理

（一）切實加強組織管理，明確管理職責

為保證電子文件的有效管理，強化對電子文件歸檔的管理意識，應建立健全電子文件及電子檔案的組織管理制度，明確管理職責。建立由分管檔案工作的領(lǐng)導全面負責，以檔案部門為核心、專兼職檔案員為基礎(chǔ)，科技（信息）部門提供技術(shù)支持的工作網(wǎng)絡，保證及時溝通、解決在電子文件生成、歸檔與管理過程中出現(xiàn)的問題。具體來說，即由各單位檔案部門負責電子文件管理制度的制定與實施，負責對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔等環(huán)節(jié)實行全過程管理與監(jiān)控，在辦公自動化軟件和電子文件歸檔管理系統(tǒng)之間配置無縫鏈接歸檔接口，保持對電子文件生命周期全過程的有效控制，保證電子文件各個環(huán)節(jié)的連續(xù)性以及電子文件的真實性、完整性和有效性。文檔管理人員負責按照檔案管理的要求，將電子文件歸檔與管理納入本單位信息化建設中，認真積累整理本部門、本單位形成的電子文件，及時有效地完成電子文件的歸檔工作，并對電子檔案和電子資料的管理和提供有效利用；各單位科技（信息）部門要為電子文件歸檔與電子檔案管理提供技術(shù)支持。

（二）加強電子文件收集，注重資料積累

電子文件的收集是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ)，電子文件的特性決定了其收集、整理的范圍、方法和要求不同于紙質(zhì)檔案。電子文件的收集由電子文件的形成單位負責，電子文件的形成者應從源頭上加強對電子文件的收集和積累。正式電子公文包括發(fā)文和收文。發(fā)文應歸檔的節(jié)點內(nèi)容有：正文、擬稿簽發(fā)單、保留修改痕跡的底稿、發(fā)文處理單、分發(fā)記錄等；收文應歸檔的節(jié)點內(nèi)容有：正文、收文處理單、分發(fā)記錄等。其他不屬于正式文件、但有歸檔價值的的電子文件，在收集時應該特別注意。如：記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿一并保存；當公務或其他事務處理過程只產(chǎn)生電子文件時，應采取嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時應隨時對電子文件進行備份，存儲于能夠脫機保存的載體上；對用掃描儀等設備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應將相關(guān)軟件一并收集；對用視頻或多媒體設備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術(shù)制作的文件，應同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件；對套用統(tǒng)一模板的電子文件，在保證能恢復原形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可脫離套用模板進行存儲，被套用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存。

三、電子檔案管理

（一）規(guī)范電子檔案移交，扎實歸檔整理

電子文件的移交和歸檔工作由電子文件的形成單位負責，歸檔方式有兩種，即邏輯歸檔和物理歸檔。邏輯歸檔實時進行，經(jīng)OA辦公平臺流轉(zhuǎn)的電子文件應辦畢即時歸檔；物理歸檔定期進行，非經(jīng)OA辦公平臺流轉(zhuǎn)的電子文件應通過辦公自動化系統(tǒng)通過網(wǎng)絡或采用存儲載體（如光盤、硬磁盤、U盤等）于次年6月30日前向同級檔案部門移交。檔案部門應對各部門兼職檔案人員移交的歸檔電子文件進行審核和鑒定，對歸檔電子文件提供不完整或無效版本的，將視情況提出修改意見并退回重新整理。審查合格后，檔案部門對所移交的電子文件的價值和保管期限進行劃分，在確保其真實、完整、有效、可讀、安全后，與移交部門辦理歸檔電子文件移交手續(xù)，雙方核對電子文件移交清冊，確認無誤后簽字蓋章，移交清冊雙方各存一份。歸檔電子文件以“件”為單位，參照紙質(zhì)檔案有關(guān)歸檔范圍和保管期限的規(guī)定進行整理，明確其歸入檔案庫或資料庫。同一全宗內(nèi)按照年度—保管期限—機構(gòu)或保管期限—年度—機構(gòu)的分類方法進行整理。檔案部門應對公文類電子文件的責任者、機構(gòu)、保管期限、是否上網(wǎng)、移交人、年度、文號、形成日期、歸檔日期等著錄項進行審核和完善，其他類型的電子文件也應按照相關(guān)規(guī)定進行整理，確保歸檔電子文件背景信息和元數(shù)據(jù)內(nèi)容真實、完整、有效。對具有永久和長期保存價值的歸檔電子文件，實行電子檔案、紙質(zhì)檔案“雙套制”同步歸檔，并使兩者建立互聯(lián)。

（二）重視電子檔案保管，穩(wěn)妥安全備份

電子檔案的保管，即存儲電子檔案、資料的服務器應使用專用的、獨立的服務器，歸檔電子文件載體應專庫或?qū)９窦斜４妗Ｇ覒斪⒁猓簹w檔載體應作防寫處理，不得擦、劃、觸摸記錄涂層；單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓；歸檔載體應遠離磁場，并與有害氣體隔離；保管環(huán)境應符合防塵、防火、防鼠、防蟲要求；保管環(huán)境溫度選定范圍：18℃—26℃；相對濕度選定范圍：35%—55%。歸檔電子文件載體要避免陽光直接照射。電子文件收集的格式應以便于長期存儲和安全可讀為原則，文本類電子文件可采用DOC、DOCX、TXT、XML、EXCEL等為存儲格式；圖像類電子文件可采用JPEG、TIFF等為存儲格式；視頻和多媒體類電子文件可采用MPEG、AVI、DVD等為存儲格式；音頻電子文件可采用WAV、MP3等為存儲格式。檔案部門每年應對電子文件的讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查，對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次隨機抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問題應及時采取恢復措施。為保證電子信息的安全，電子檔案、資料應實行定期備份制度，由各單位的科技（信息）部門負責。備份方式包括增量備份和全盤備份。增量備份至少每天進行一次，全盤備份至少一周進行一次。重要的電子檔案還應實行異地備份，異地備份的距離不少于500公里。電子檔案、資料服務器如遇黑客等外界“攻擊”，應立即關(guān)閉服務器電源，切斷網(wǎng)絡傳輸媒介，防止電子檔案信息丟失和外泄，待排除問題、確保安全后方可重啟服務器。

（三）積極探索電子檔案利用，充分發(fā)揮潛力

電子檔案的利用，是在符合保密要求的前提下，通過不同的權(quán)限控制，最大限度地發(fā)揮電子文件的價值。電子檔案、資料在本單位辦公網(wǎng)絡同一“域”內(nèi)，面向本單位內(nèi)部使用。如公司領(lǐng)導可以查看股份公司各種類型的電子檔案、資料及相應的收、發(fā)文處理記錄等。原則上凡屬于公開的、普發(fā)性的通知、規(guī)章、制度、辦法、網(wǎng)絡電報等正文和附件都應面向本級單位內(nèi)部開放利用，涉密的電子檔案、資料利用時應與互聯(lián)網(wǎng)隔離。收、發(fā)文處理記錄和涉及公司財務資金、戰(zhàn)略規(guī)劃、紀檢監(jiān)察、經(jīng)營開發(fā)、科技成果、會議紀要、請示、批復等內(nèi)容的電子檔案、資料不屬于開放范圍。確需利用超出權(quán)限范圍的電子檔案及資料，須經(jīng)本級檔案主管部門審核同意后方可利用。歸檔電子文件的封存載體不得外借，檔案部門可提供紙質(zhì)復制件，辦理程序執(zhí)行紙質(zhì)檔案借閱的有關(guān)規(guī)定。利用者應在利用電子檔案、資料時應對其安全性負責，嚴防電子檔案、資料信息內(nèi)容被非法篡改和外泄。檔案部門應對電子檔案的利用應記錄備案，并建立臺賬。

綜上所述，電子文件及電子檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)管理中發(fā)揮著越來越重要的作用，提高電子文件及電子檔案的管理水平，實現(xiàn)其標準化、規(guī)范化，必將成為企業(yè)快速、科學發(fā)展的可靠保障。

（責任編輯：王友才）

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2095—7416（2014）02—0083—02

2014-03-20

劉寧（1976-），女，山東濟南人，大學學歷，中鐵十局集團有限公司辦公室文檔科科長。