高校學(xué)生檔案管理及檔案流轉(zhuǎn)之我見

劉崇富， 張 梅

（昭通學(xué)院a.招生就業(yè)處，b.科技處， 云南 昭通 657000）

高等學(xué)校畢業(yè)生檔案是國家人事檔案的重要組成部分，是學(xué)生在校求學(xué)過程的真實記錄[1]。多數(shù)學(xué)生檔案記錄從中學(xué)時代開始，而大學(xué)階段檔案所記錄的內(nèi)容，是學(xué)生檔案的重要部分，集中反映學(xué)生就讀期間的主要表現(xiàn)，是了解學(xué)生個人的學(xué)習(xí)歷程和整體表現(xiàn)的主要途徑，同時也是畢業(yè)生由學(xué)校走向社會的重要通行證。對于每一名畢業(yè)生而言，檔案的作用極其重要，大學(xué)階段的學(xué)習(xí)歷程所形成的今后工作單位選拔任用考核的依據(jù)和憑證[2]，成為單位考察錄用畢業(yè)生的第一手資料[3]，為用人單位提供畢業(yè)生在高校階段全面的個人在校學(xué)習(xí)情況，學(xué)生在大學(xué)階段的思想政治表現(xiàn)、知識水平、道德品質(zhì)、在校行為等多方面的綜合素質(zhì)在檔案中能夠真實全面地反映出來，一旦學(xué)生被用人單位錄用，以后的工作變動、工資調(diào)整、干部的提升晉級和各種考核，檔案的查閱是必不可少的，畢業(yè)生檔案將伴隨學(xué)生本人一生，成為整個人事檔案中的重要組成部分，為用人單位選拔人才提供重要的依據(jù)。

總的來說，在目前我國的就業(yè)形勢之下，學(xué)生檔案是學(xué)生走上工作崗位的重要憑證，在就業(yè)中有著重要的作用，做好畢業(yè)生檔案管理與流轉(zhuǎn)工作顯得尤為迫切[4]。

一、高校學(xué)生檔案特性及其構(gòu)成

高校學(xué)生檔案不僅記錄了學(xué)生中學(xué)、大學(xué)求學(xué)的整個歷程，還能全面反映學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間的各種原始情況，涉及內(nèi)容十分廣泛，它包括幾個大的方面，一是學(xué)生的由原來就讀高中所產(chǎn)生的中學(xué)階段檔案材料，二是在大學(xué)階段所產(chǎn)生的個人履歷和鑒定材料，三是學(xué)生學(xué)習(xí)成績記錄的各種材料，四是原件有黨團(tuán)關(guān)系材料，五是在校期間受到的各種獎勵材料，它是高校在校期間各項表現(xiàn)真實記錄[5]。高校學(xué)生檔案，能夠真實地記錄和反映大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活以及各種社會實踐等個人成長經(jīng)歷，是寶貴且不可再生資源[6]。總之，高校學(xué)生檔案是學(xué)生思想道德、文化素養(yǎng)、科技能力、社會工作能力和身體狀況等綜合素質(zhì)的集中反映[1]。

二、高校學(xué)生檔案在管理工作中存在的一些問題

（一）學(xué)生檔案管理體制不完善

首先是學(xué)生檔案是學(xué)校檔案中的一部分，在許多學(xué)校檔案的日常管理中，沒有意識到學(xué)生檔案管理工作的重要性，往往只重視教學(xué)和其它行政管理中產(chǎn)生的檔案，沒有專職人員對學(xué)生檔案進(jìn)行管理、監(jiān)督和指導(dǎo)。其次是實行招生工作在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行后對學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞沒有統(tǒng)一的要求，畢業(yè)高中地（市）區(qū)教育部門為降低成本，許多高中生自帶檔案，入學(xué)后檔案壓在個人手里不交、忘交或丟失，導(dǎo)致學(xué)生畢業(yè)時缺少高中階段檔案。再次是檔案經(jīng)常被拆封，難于保證檔案中內(nèi)容的真實性。最后是有的學(xué)生檔案材料過于簡單，對于高校管理者了解其中學(xué)時的表現(xiàn)及其家庭情況沒有指導(dǎo)作用。

（二）收集歸檔的材料填寫不規(guī)范

部分學(xué)生在平時的學(xué)習(xí)過程中沒有意識到學(xué)生檔案的重要性，在填寫時不按要求認(rèn)真填寫，填寫內(nèi)容不全面準(zhǔn)確，敷衍了事，造成了學(xué)生檔案歸檔材料質(zhì)量不高，不規(guī)范，學(xué)生檔案一般由學(xué)生檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，由于有的學(xué)校學(xué)生檔案管理工作沒有配備專職人員，兼職人員業(yè)務(wù)不熟悉，導(dǎo)致學(xué)生檔案的收集整理缺乏一定的規(guī)范操作，當(dāng)中錯誤多。

（三）畢業(yè)生對檔案缺乏認(rèn)識，學(xué)校管理難度偏大

隨著社會職業(yè)的多樣化與細(xì)致分工，就業(yè)觀念發(fā)生很大的改變，就業(yè)形成多樣化，許多學(xué)生在畢業(yè)后進(jìn)入到私企或外企工作。對企業(yè)而言，一是不具備管理學(xué)生檔案的權(quán)限，二是企業(yè)只管聘任用人，不需畢業(yè)生個人檔案，因此許多學(xué)生畢業(yè)后對自己的檔案不聞不問，形成人檔分離的局面。通常多數(shù)學(xué)校把學(xué)生檔案寄回學(xué)生的生源地，由當(dāng)?shù)厝耸虏块T處理，直到這些畢業(yè)生遇到轉(zhuǎn)正、定級、轉(zhuǎn)單位、增加工資等問題時才關(guān)心找檔案，而由于時間的間隔也會造成學(xué)生檔案難于找到。

三、強(qiáng)化高校學(xué)生檔案管理工作的建議

隨著社會經(jīng)濟(jì)科技的迅猛發(fā)展，社會各界對人才有著越來越高的要求，加強(qiáng)高校學(xué)生檔案的管理，確保學(xué)生檔案的真實性、準(zhǔn)確性和完整性，是各高校畢業(yè)生管理中一項重要的工作。

（一）完善檔案的傳遞流程與途徑

新生入學(xué)時檔案應(yīng)由學(xué)生所在地招辦統(tǒng)一郵寄至錄取院校，杜絕學(xué)生自帶檔案，避免學(xué)生自帶檔案引發(fā)的一系列問題，確保學(xué)生檔案內(nèi)容的真實性和完整性，保障學(xué)生檔案安全。

一方面各級相關(guān)單位必須認(rèn)真執(zhí)行學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞制度，根據(jù)國家要求通過機(jī)要件寄送學(xué)生檔案，寄送單位必須是具備國家規(guī)定的具有管理檔案資質(zhì)的單位與機(jī)構(gòu)。若用人單位與機(jī)構(gòu)不具備人事檔案保管資格與條件，應(yīng)送到人力資源和社會保障部門所屬的當(dāng)?shù)厝瞬欧?wù)中心托管。另一方面，在學(xué)生檔案中能夠體現(xiàn)在學(xué)校期間德育、智育、能力等的各種材料，如學(xué)生的成績表、畢業(yè)生登記表、教師資格認(rèn)定申請表、黨團(tuán)關(guān)系、三好優(yōu)干等材料形成一式兩份，一份外寄，一份留在校內(nèi)進(jìn)行存檔。便于在以后有的學(xué)生檔案丟失后可通過在學(xué)校保存的學(xué)籍檔案來重新建檔，避免補(bǔ)辦檔案時學(xué)生利用重新建檔的機(jī)會偽造檔案。

（二）建立歸檔材料收集制度

對于畢業(yè)生檔案材料的收集，一般分為三類，第一類是在招生時收集新生入學(xué)前的高中階段檔案材料；第二類是收集學(xué)生在校讀書期間的社會實踐活動表現(xiàn)材料；第三類是學(xué)生在校期間的各種總結(jié)和評價材料，如優(yōu)生優(yōu)干表，一般從學(xué)生處收集；畢業(yè)生鑒定表、成績總表和積分表，一般從教務(wù)處收集；學(xué)生黨員關(guān)系，從組織部收集；團(tuán)員關(guān)系，從團(tuán)委收集；畢業(yè)生體檢表，一般從校醫(yī)務(wù)室或后勤處等收集。此外，還應(yīng)建立規(guī)章制度規(guī)范檔案的收集歸檔，相關(guān)部門應(yīng)有相應(yīng)負(fù)責(zé)人，及時收集與傳遞各階段形成的檔案材料，如學(xué)生畢業(yè)時形成的成績表、實習(xí)鑒定表、畢業(yè)論文評定表等。

（三）豐富檔案材料的內(nèi)容

由于當(dāng)前高中階段檔案內(nèi)容較少，要想辦法規(guī)范高中階段學(xué)籍材料、體檢表、家庭基本信息、聯(lián)系方式等相關(guān)信息，因人施教，因人管理，才能有利于高校對學(xué)生的管理和教育。我校自主開發(fā)了學(xué)生管理系統(tǒng)，能夠在學(xué)生剛?cè)雽W(xué)時報到時就完善學(xué)生的這些基礎(chǔ)信息，并能設(shè)置不同權(quán)限的管理者有一定的管理使用權(quán)限，有利于高校管理者與學(xué)生家長的溝通和聯(lián)系，為學(xué)生以后畢業(yè)時提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

（四）嚴(yán)格規(guī)范歸檔材料

學(xué)生在校期間填寫自己所有資料時，要養(yǎng)成良好的習(xí)慣，按照人事檔案管理要求，統(tǒng)一使用紙張，字跡材料不得使用圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等，對于不符合歸檔條件的，要求歸檔單位必須重新處理加工，以確保歸檔材料的規(guī)范統(tǒng)一，符合歸檔質(zhì)量要求，配備責(zé)任心強(qiáng)、素質(zhì)高、業(yè)務(wù)熟練的工作人員，嚴(yán)格規(guī)范管理學(xué)生檔案。

（五）引導(dǎo)畢業(yè)生重視個人檔案

大多數(shù)畢業(yè)生離校時清楚自己的檔案是發(fā)到生源地、工作地或未辦清手續(xù)滯留學(xué)校等多種去向的哪一種，等到要用檔案時才到處尋找自己的檔案，所以要建立畢業(yè)生的檔案去向臺賬，以免人檔分離。根據(jù)畢業(yè)生檔案管理的規(guī)定，假如畢業(yè)生就業(yè)單位不具有檔案、人事管理權(quán)限，可以申請暫緩郵寄檔案由學(xué)校暫時統(tǒng)一保管，也可以把檔案掛靠在教育廳大中專畢業(yè)生服務(wù)中心或當(dāng)?shù)厝瞬沤涣魇袌龃鸀楸９埽厴I(yè)生只要按照要求，繳納一定的手續(xù)費和檔案管理費用。

（六）加速學(xué)生檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理

現(xiàn)在的大多數(shù)大學(xué)隨著招生量的增長，檔案數(shù)量急劇增加，傳統(tǒng)的手工操作方法已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代發(fā)展的需要，學(xué)生檔案管理人員要充分利用信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理，建立學(xué)生檔案、目錄、全文信息數(shù)據(jù)庫，以實現(xiàn)學(xué)生檔案管理工作的信息化，使學(xué)生檔案管理工作全部信息化、網(wǎng)絡(luò)化。我校開發(fā)了學(xué)生檔案查詢系統(tǒng)便于學(xué)生查詢自己檔案的去向，在需要檔案時能及時查詢到自己檔案的所在地。

綜上所述，學(xué)生檔案是學(xué)校管理中的一個重要成分。雖然高校學(xué)生檔案管理工作有著不足之處，但高校學(xué)生檔案是用人單位使用人的可靠憑證，起著直接宣傳與介紹畢業(yè)生的作用。進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)生檔案管理，完善歸檔制度，及時豐富完善學(xué)生檔案內(nèi)容，加快學(xué)生檔案數(shù)字化管理步伐，使畢業(yè)生檔案更好地發(fā)揮其服務(wù)社會服務(wù)人才的作用。

[1]趙淑惠.論高校學(xué)生檔案管理工作[J].科技資訊，2011，（25）：242.

[2]王金玉.淺談如何加強(qiáng)技工學(xué)校的學(xué)生檔案管理[J].黑龍江史志，2011，（18）：41—42.

[3]莫萍.淺談高校學(xué)生檔案的管理方法[J].貴陽市委黨校學(xué)報，2011，（05）：60—61.

[4]王爽.加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理為大學(xué)生就業(yè)服務(wù)[J].中國外資，2011，（22）：200.

[5]練紅珍.就業(yè)視角下的高校學(xué)生檔案實效性管理研究[J].檔案與建設(shè)，2011，（08）：21—23.

[6]黃華.淺議高校學(xué)生檔案管理工作[J].科技信息，2011，（23）：609—623.