淺論我院總承包項目的現場采購管理

李興華，趙明生

(中國水電顧問集團成都勘測設計研究院，四川 成都 610072)

1 前 言

為了適應市場發展的需要，與國際接軌，工程總承包模式已經成為一種發展的必然趨勢。設計院有將設計、采購、施工集于一身的整體綜合優勢，通過優化設計方案、降低工程造價、設計與采購、施工緊密配合滲透、保證工程質量、縮短工程周期等諸多方面具有明顯優勢，更體現了組織集成化。采購管理又是總承包模式管理中的一個重要環節，設備、材料采購在工程中占有相當大的比重，因此采購管理是一個不可忽視的過程。搞好設備、材料管理工作既有利于節約成本，加速流動資金周轉，減少流動資金占用；又有利于保證工程質量，增強企業的競爭力。

2 我院采購管理模式簡介

我院成立專門的采購部門，采取集中采購，其優點：

(1)便于院進行統一管理和監督；

(2)可以充分發揮設計在采購中的主導作用；

(3)有效地降低采購成本、提升采購效率、縮短采購周期、提高采購質量；

(4)可以進行項目間的材料、設備調撥；

(5)EPC項目部、設計部門和采購部門之間的關系密切，利于進行采購計劃動態管理；

(6)便于院進行風險管理；

(7)便于進行項目間采購的溝通管理。

總承包項目現場管理職責和范圍：

(1)負責現場零星/臨時材料、設備的采購；

(2)負責協調接貨、卸貨、貨物二次倒運(未到合同規定地點者)；

(3)負責組織開箱驗收檢查；

(4)負責材料的現場供應工作，進行材料采購的進度跟蹤和數量跟蹤，滿足現場施工的需要；

(5)組織對按規定采購的設備、材料進行現場檢驗工作；

(6)設備現場催交、辦理設備材料付款手續；

(7)聯絡供貨商的售后服務工作、對供貨商現場服務人員的管理；

(8)負責設備材料文件的收集、整理和存檔；

(9)處理設備在安裝和試運行中發現的制造質量和缺損件等屬于采購業務范圍內的有關問題；

(10)參加設備初步驗收和最終驗收；

(11)向業主移交設備資料和備品備件。

3 現場采購管理

3.1 設備及材料的總體管理

制定詳細、全面的設備及材料管理辦法(主要包括設備及材料管理的目的、范圍、各方職責、采購管理、需求計劃、進場工程設備及材料的接收、倉庫管理、甲供材料的扣款及核銷等)，會同總承包相關部門(合同部、工程部等)、工程監理部進行討論并形成最有效的管理辦法，正式下發各施工單位，要求遵照執行。

3.2 設備管理

3.2.1 設備到貨計劃時間的控制

(1)設備計劃到貨時間控制是設備到貨控制的第一步也是最核心的一步，計劃時間控制的好壞直接關系到現場的施工進度，目標是否按期實現。如果到貨過早會增加現場采購部門的協調難度或由于安裝單位對設備保管不善造成設備損壞，從而影響工期；如果設備到貨過晚，造成施工進度推遲或安裝單位索賠，從而造成整個工程成本的增加。這就要求我們現場采購管理人員熟悉安裝單位總體施工進度計劃安排，更重要是要了解現場設備安裝工藝的流程，這樣可以避免或減少因設備到貨原因而造成損失。

(2)設備到貨計劃時間控制的流程：按照采購合同工期和調整后的安裝工期由安裝單位上報設備到貨計劃時間表；采購部主持參與各方(總承包項目工程部、監理單位、安裝單位)對設備計劃到貨時間表的合理性進行討論，形成會議紀要；采購部根據討論的計劃到貨時間表與相應設備采購合同進行一一對應，若合同中約定的到貨時間與討論的計劃到貨時間不一致，則發文要求相應設備供應商按照此時間供貨；加強設備制造進度與現場施工進度的跟蹤；若因現場施工進度調整或滯后，及時書面通知相應設備供應商。

(3)要熟悉安裝承包合同，特別是設備、材料部分，弄清總承包與安裝單位設備的供貨及服務范圍，以便遇到問題及時解決；

3.2.2 到貨設備的驗收、保管

(1)采購部門人員要熟悉合同相關技術文件、商務條款，重點是到貨時間、供貨范圍、設備各元器型號、品牌。

(2)由采購部人員組織安裝單位、監理人員對到貨設備的驗收并在到貨驗收單上簽字。(設備驗收主要是數量清點、外觀檢查、設備制造竣工圖紙等隨機資料)若有缺陷并注明，采購部人員及時通知廠家并將缺陷情況告知對方；設備安裝過程中重點對設備元器件型號、品牌的檢查。

(3)對于不需要或無法進行及時開箱驗收檢查的設備，所有箱裝設備部件將原封不動地進行入庫，并在驗收單上說明，要求各單位參加人員簽字。待安裝開箱時，各單位人員到場驗收簽字確認。

(4)設備是由安裝單位負責儲存，對其到貨設備進行儲存時，不允許將要求防潮、防曬、防凍的設備露天存放，或存放在不適宜的地方；不允許采用制造廠所不允許的方法吊裝、搬運或運輸設備。安裝單位應對保存和運輸方法不當所造成的損失承擔全部責任并且實行罰款制度。

3.2.3 設備廠家技術服務

(1)首先是要控制好安裝單位上報的技術服務人員進場時間表是否符合現場實際施工進度，做好廠家技術服務人員與安裝單位的配合協調工作，其次要熟悉設備供應合同、施工承包合同兩者的界限問題。

(2)廠家技術服務人員進場后，必須嚴格執行現場的管理制度，離場后必須按照采購部要求辦理離場手續，并要求施工單位、監理、采購部三方共同簽字確認。

3.3 材料管理

根據我院的采購管理程序，主材集中采購，現場采購管理主要是協調主材供貨進度和組織對材料質量的檢驗，倉儲由施工單位完成，現場采購部負責監督和檢查。材料管理與設備管理的最大不同之處，就是材料管理的成本控制是由項目部現場采購部控制，材料成本控制的好壞直接關系到整個項目的總投資。要做好質量、成本的控制，就必須從采購需求計劃、供應、到貨驗收、倉儲管理、核銷等方面進行控制。

3.3.1 材料供應計劃

(1)材料的計劃管理。材料計劃管理的目標就是要通過運用計劃手段來組織、指導、監督和調整原材料采購、供應、儲備、使用等各項經濟活動，滿足施工生產需求，控制項目材料成本。強化材料計劃，建立嚴密材料計劃管理制度，可以有效地解決由于施工項目管理人員業務素質低和重視程度不足而導致的工程項目材料需用量準確性差、計劃性不強、容易出現工程停工待料和超計劃供應的情況。

(2)材料計劃的編制。材料計劃編制的準確、及時、合理是保證施工生產順利進行的前提。材料計劃前應由施工單位依據施工圖紙、施工方案、使用時間編制構成工程實體原材料詳細需求計劃(主要有年度計劃、季度計劃、月計劃，其中月計劃最為重要)，同時據此設立材料計劃考核臺帳，對工程項目原材料總量實施嚴格控制。材料計劃一經確定，施工單位必須按照材料計劃執行并確保計劃的嚴肅性，使材料采購既滿足工程需要，又避免材料積壓和浪費，為后續的供應工作創造條件。

(3)材料計劃管理制度。每月27日前，施工單位上報下月的材料需求計劃，其材料需求計劃必須經監理工程師審核，采購部收到計劃后，根據現場庫存量、現場施工進度計劃以及設計圖紙工程量進行綜合考慮、分析，若認為監理工程師審核量有疑問，將做最終修改并將書面計劃上報材料供應廠商，并實時跟蹤要求供應商按照計劃如實供應。

采購部人員加大現場的巡視、檢查力度，隨時掌握現場材料的使用情況、庫存情況，為材料采購計劃上報提供可靠的依據。

3.3.2 材料采購供應管理及到貨驗收

3.3.2.1 材料采購供應管理

材料供應管理應以“有利生產、方便施工”為原則，體現服務一線、急工程之所急的工作作風，建立、健全材料供應管理的制度和方法。在保證質量的前提下，充分考慮價格、運距等影響因素，采取有效手段降低采購成本。這就要求供應商要嚴格履行合同相關條款。

質量控制和成本控制是相輔相成的,是辯證的統一。質量是企業的生命,產品質量的優劣不僅能體現企業的整體素質和管理水平的高低,而且還是企業賴以生存并實現自身價值的根本表現。而企業所追求的目標是效益,其成本控制則是實現效益最大化的重要途徑,也是企業可持續發展的基本保證。

加強質量管理,控制質量成本,保證工程質量是企業生存和發展的基礎。物資是保證工程質量要求的一個基本單元,也是工程質量保障的第一道防線。這就要求在物資進貨過程控制上,凡進入工程的實體材料,必須經過實驗部門的嚴格檢驗，即要求產品質量達到國家或工程要求標準后,方能讓材料進入施工現場使用。在物資使用中,實施質量監控制度,對供方進行有效的動態管理和監督,強調把質量控制貫穿于供前、供中、供后的全過程。嚴格執行“誰采購、誰負責”的采購制度,形成有效的質量保證和監督機制,確保物資采購供應質量,規避不合格產品進入工地。

3.3.2.2 材料的到貨驗收

(1)材料進場后，承包人應指定專人進行接收，并會同采購部人員對材料的規格、數量、隨車資料逐一進行清點，對確認并接收的材料填寫交接清單，由雙方授權人簽字并加蓋公章。

(2)承包人應保證施工區域或指定到貨地點有專門負責卸車、計量(承包人應在工地現場配置滿足稱量要求的地磅)、交接的人員，保證按時接收發包人(或發包人指定的單位)送到施工區域的材料，否則，導致延誤施工的責任由承包人承擔。計量、卸車、辦理交接手續的時間不能大于0.5小時/車，否則，發包人將按監理工程師確認的延誤時間從當期工程進度款中扣減壓車費用。

(3)發包人與承包人辦理接收和移交鋼筋時，應對鋼筋進行過磅計量，對袋裝水泥按照一定的頻率進行抽查，對于磅差超過3‰的部分，發包人將與運輸單位進行交涉，由運輸單位對超差部分進行補償。同時，發包人要求各施工單位對水泥和鋼筋進行監磅和復磅。若施工單位因故未到場，則認為施工單位確認發包人的計量結果。

(4)發包人供應或承包人采購的材料進場后，承包人均應按合同及國家有關規定及時按批量抽樣試驗檢測，并將試驗檢測成果及采購單位提交的產品出廠質量合格證和其它有關資料報監理單位審查簽認。監理人應進行監督性的抽樣試驗檢測。若監理人簽發的質量檢驗報告與原始質量檢驗報告不符，達不到合同文件規定及國家規定的質量標準，承包人必須在監理人指定時間內移走不合格物資，不得與其他合格材料混放。如果材料由發包人負責供應，因此而造成的一切損失及責任由發包人負責；如果材料由承包人自行采購，則其間因此而造成的一切損失及責任由承包人負責。

3.3.3 材料的倉儲管理

(1)到貨材料由施工單位倉儲，并要求配備足夠、稱職的倉庫管理人員，對物資材料實行統一管理，并建立相應的材料管理制度。施工單位應建立一套完整的物資領用、發放、使用消耗、臺賬管理、檢查和核銷的規章制度，并制定詳細物資核銷管理實施細則。規范下屬物資、合同、工程技術、實驗室、作業隊、外協隊伍等部門或單位的物資核銷工作，并要求將其有關制度上報監理、總承包審批后實施。

(2)在倉庫中對于袋裝水泥和鋼筋儲存要求架空、通風避雨、堆放整齊、標示準確醒目，防止水泥板結、鋼材銹蝕；材料要分類堆放，不能混雜。

(3)鋼筋的進出庫應采取先進先出的原則；水泥應遵循先出廠先用的原則。

(4)袋裝水泥堆放時應設防潮層，距地面、邊墻至少30cm，堆放高度不得超過15袋，并留出運輸通道。散裝水泥入罐溫度不得超過65℃，并且一個月倒灌一次。倉庫管理員要加強材料的管理，防止材料的流失。

(5)為了防止材料流失，一方面隨時對施工現場進行跟蹤，是否有車輛將其材料倒運出工地；另一方面采購部配合工程部，對施工單位每天材料的使用量進行大致的了解，并不定期對施工單位材料堆放倉庫進行檢查、清點，將到貨數量、庫存量以及使用量進行對比、核實。若發現材料流失，發包人將嚴格按照施工承包合同的規定作出相應處罰。

3.3.4 核 銷

(1)每月21日，采購部組織監理工程師、施工單位倉庫管理員對甲供材料的庫存盤點、26日對材料進行核銷；

(2)為了避免出現材料供應結束而款項未扣完的風險，采購部在管理辦法中明確了材料扣款的辦法，每月扣款一次，扣款數量為到貨數量減去庫存量。

3.3.5 剩余材料的處理

工程結束后，若出現有剩余材料，應將剩余材料按照供應材料單價調撥到后續工程項目中，如果沒有后續工程項目，總承包項目部現場采購部向院采購部書面報告剩余材料的數量、規格型號，由院采購部按照院采購管理的相關規定進行處理。

3.4 溝通管理

我院有完善的項目采購溝通管理機制。采購部是一個窗口單位，部門經常面對業主單位、供貨單位、協作單位、院采購部、施工單位以及總承包相關部門等，信息溝通量和涉及面均較大，信息溝通的通暢性和正確性對采購質量和進度產生直接影響。

為了保證總承包現場采購部和院采購部的密切溝通和統一協調，我們建立了總承包采購經理和院采賣室主任、催檢室主任的信息互通責任制，通過電話、函件、月報和下工地現場等方式實現院采購部和EPC采購部之間的信息完全互通。

同時，采購部與EPC項目部之間也建立了溝通管理機制，EPC項目部和院采購部均按月編寫采購月報，相互傳達，實現項目信息的完全互通。

與施工及安裝單位的溝通，可以是會議的形式也可以電話、現場實際了解其施工進度，增加互信，對設備材料到貨進度會起到決定性作用，減少其協調難度。

4 結束語

(1)由于目前整個水電市場施工項目較多，施

工單位、監理單位人員大量不足，從而造成施工單位管理人員素質偏低、監理人員監理力度不夠、人員經驗不足，因此要求采購部人員主動積極地對設備、材料管理的每一個環節加大控制力度；

(2)加強施工單位、設備及材料供應商對材料供應的監督、管理及溝通協調工作，做好材料的到貨驗收工作，把好材料供應質量關。

(3)要加強與總承包項目各部門之間的溝通與聯系，保持信息溝通的正確性和通暢性。

(4)及時掌握市場信息，對材料價格的變化提前做出反應，盡量采購到合理低價的材料

(5)由于對設備資料歸檔要求的經驗不足，再加上前期對設備供應廠家資料整理的要求不嚴格，給電站竣工后資料移交帶來了困難。為此，建議在設備采購時，對其招標文件、合同文件中對設備資料的整理提出詳細的要求。

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