淺析計算機技術在無紙化辦公中的應用

陳麗麗

摘 要：無紙化辦公已經成為各領域各行業的主流辦公模式，而計算機技術作為無紙化辦公有效實現的重要技術支撐，貫穿于無紙化辦公工作的整個過程，因此，可以說計算機技術催生了無紙化辦公。本文簡要介紹無紙化辦公的概念與特點，重點分析計算機技術在無紙化辦公中的應用，以期使計算機技術在無紙化辦公中得到更好的應用。

關鍵詞：計算機技術；無紙化辦公；應用

1 無紙化辦公概述

無紙化辦公是將計算機技術與辦公相結合的新的辦公模式，是指在不用紙張辦公，在無紙化辦公環境中進行的一種工作方式。無紙化辦公是人們在辦公中依靠計算機及計算機的相關技術，實現對文字、圖形、圖像、數據、音頻、視頻等信息進行收集、處理、儲存、更新、維護、使用及傳播等一系列處理過程，進而高效快捷地完成各項工作任務。在計算機技術的應用下，無紙化辦公與傳統辦公模式相比具有一定的優勢，而這些優勢正是由于無紙化辦公具有如下幾個特點：

第一，便捷高效性。傳統的辦公模式下，各種文件傳送、申請、單據的審批、簽字、蓋章等工作必須通過人員或郵遞的方式進行，而這些傳送方式需要一定的時間才能完成。在無紙化辦公模式下，這些工作可依托計算機與網絡技術在網絡中進行，節省了大量的寶貴時間，同時由于無紙化辦公系統設定的工作流程是可以變更的，可以隨時根據各單位自身的實際情況來設計出個性化的流程，給工作提供了便捷條件，提高了工作效率。

第二，節約環保性。傳統的辦公模式主要以紙張文件為主，這樣將消耗大量的紙張、油墨等材料。節約資源、倡導低碳是現代提倡的辦公理念，無紙化辦公可以通過計算機進行編輯、瀏覽文件等，可以通過互聯網進行文件傳輸，這樣可以節省大量的資源，同時也做到了低碳環保辦公。

2 計算機技術在無紙化辦公系統中的應用分析

2.1 計算機Office辦公軟件等技術在無紙化辦公中的應用

Office辦公軟件在無紙化辦公中的應用最為普遍。Word、Excel、Powerpoint等是Office辦公軟件的常用組件。Word的主要功能是文本的輸入、編輯、修改、排版、頁面設置等。在無紙化辦公中，應用Word來起草各種業務文本文件，如各種行文、通知、報告、論文、合同、寫作、排版等文字集中的工作，同時Word可以制定固定的文本模板。Word軟件的應用取代了傳統的筆紙方式的業務文本模式，利用模板節省了對同一類型文字材料制作的時間，方便了辦公人員對文字綜合材料的編輯、修改和儲存備份。Excel的主要功能是表格數據處理工作。在無紙化辦公中，應用Excel制作各種表格及數據處理工作，如進行財務預算報表、人事工資統計報表、各種清單、數據匯總、數據跟蹤、函數運算等工作。Excel軟件的應用取代了傳統的筆紙繪制表格、記錄數據及采用計算器進行數據計算分析等方式，方便辦公人員對各類表格的制作，利用 Excel中自帶的函數、公式及模板對數據進行記錄、核對、匯總、分析處理等工作。Word和Excel都是基于計算機的辦公軟件，為無紙化辦公提供了便利，提高了工作效率。

2.2 計算機多媒體技術在無紙化辦公中的應用

計算機多媒體技術（Multimedia Technology）是利用計算機對文本、圖形、圖像、聲音、動畫、視頻等多種信息綜合處理、建立邏輯關系和人機交互作用的技術。在無紙化辦公中，計算機多媒體技術應用較為廣泛。在傳統的教育培訓、召開會議、工作報告等各種交流活動中，主講人都是單純地以文稿形式進行宣讀講解；在無紙化辦公中，對計算機多媒體技術的應用，都以計算機、投影儀等設備展示文字、圖形、圖像、音頻、視頻一體化，以圖文并茂、生動形象、人機交互的方式進行的，打破了傳統信息交流媒體只能單向、被動地傳播信息，實現了人對信息的主動選擇和控制。計算機多媒體技術在無紙化辦公中的應用，使其能夠更大地滿足辦公需求，為辦公活動提供更全面的技術支持與服務，提高了辦公的層次。

2.3 計算機網絡信息傳播技術在無紙化辦公中的應用

網絡信息傳播技術是指將加工處理后的信息主動或被動地利用網絡進行傳播的技術。在不斷提高辦公要求下，信息實時共享成為提高辦公效率的必要條件，而辦公信息實時共享必須在計算機網絡信息傳播技術的支持下，計算機網絡信息傳播技術是依賴計算機而存在的。在無紙化辦公中應用計算機網絡信息傳播技術已不可或缺。隨著Internet的迅猛發展及無線網絡技術Wi-Fi的發展，人們可以通過計算機在車站、廣場、賓館、咖啡廳、機場、車上等場所進行辦公，并以E-mail 方式來接收郵件；以OA辦公軟件來進行工作文件的傳遞、工作的請示及審批、通知的發布等；以視頻會議方式進行遠程會議的召開及工作的處理等。計算機網絡信息傳播技術在無紙化辦公中的應用，打破了固定場所中紙質方式的辦公模式，超越了空間的限制，縮短了信息傳遞的時間，達到信息實時傳遞，提高了信息處理的能力，靈活的工作程序，實現了真正意義上的無紙化辦公。

3 結語

計算機Office辦公軟件技術、計算機多媒體技術、計算機網絡信息傳播技術，在無紙化辦公中的應用已經給辦公系統帶來了巨大的變化。隨著計算機技術的迅猛發展，各領域各行業的辦公人員應該學習更多、更新的計算機技術，進而不斷提高無紙化辦公效率與辦公質量，使無紙化辦公水平滿足社會發展與進步的要求。

參考文獻

[1]張萬建.計算機信息傳輸技術在辦公自動化中的應用[J].黑龍江科技信息，2010，（30）：103.

[2]羅麗麗.完善高校無紙化辦公系統，提升行政管理效能[J].中國科教創新導刊，2011，（34）：258.

（作者單位：中共牡丹江市委學校）