關于高校辦公室工作的思考

王東

（燕山大學實驗室與設備管理處，河北秦皇島 066004）

關于高校辦公室工作的思考

王東

（燕山大學實驗室與設備管理處，河北秦皇島 066004）

高校各級辦公室工作具有傳達信息、溝通協調、輔助等重要的作用。提高辦公室工作的效率，為高校工作盡好服務是當前高校管理工作的重要內容。辦公室工作需要通過抓住重點、簡化程序、科學管理、規范傳達、前后照應、注意效果來提高信息傳達的質量和效率；通過提高素質、培養信心、學習技巧、靈活應用、注重方法，增強魅力等方法來提高溝通協調的技巧和藝術；同時分清主次，強化管理、責任到人，注重鼓勵、提升水平，促進效率來提高輔助教學工作的深度和廣度。

高校；辦公室；傳達信息；溝通協調；輔助；途徑

在高等院校中，辦公室工作發揮著極其重要的作用，在它的協調和輔助之下，教學、科研及相關部門得以正常運轉，因此辦公室工作是高校工作中極其重要的組成部分。

一、高校辦公室工作的作用

高校辦公室是高校中的二級單位，在高校管理系統中處于溝通上下、聯系內外的核心樞紐地位。高校辦公室的作用具體來說，主要有三個方面：

1．有針對性地傳達各種信息

高校的信息有多種，具體來說有政策信息、指令信息、教學信息、科研信息、黨務信息、行政信息、教師信息、學生信息、工作信息、生活信息、校園信息、其他信息，等等。辦公室管理人員和工作人員接到信息后，首先需要辨別信息的內容和類型。其次，要確定信息的接受群體。信息種類不同，所對應的對象也有所不同。再次，分析信息傳遞的路徑。信息傳遞的路徑是多樣化的，有的信息需要從上到下傳遞，有的信息需要從下到上傳遞，有的信息需要在部門或單位內部傳遞，有的信息需要在平行部門或單位之間傳遞，有的信息需要在不同單位或不同部門傳遞，有的信息需要在高校之間傳遞，有的信息需要在高校和其他社會單位之間傳遞，等等。最后，把以上內容綜合起來確定具體的信息傳遞方式。高校辦公室工作需要分清信息，確定對象，理清線路，落實方式，在最快的時間把信息傳遞出去，使相關人員得到最準確的信息，同時也使信息不擴大，保證信息傳遞的效率和質量，從而促使學校工作的正常進行。

2．有效的溝通與協調

辦公室工作面對個人，也面對各級部門和各種單位，如果能夠發揮良好的溝通協調作用，就能夠權衡利益，激發積極性，從而促使學校工作的高效進行。首先，辦公室工作具有重要的溝通作用。溝通是高校人與人之間、人與部門或群體之間工作思想與生活感情的傳遞和反饋的過程，溝通的目的是達到思想認識的一致以及感情表達的通暢。現代生活節奏很快，相應的人際溝通也比過去少了許多。但是對于高校而言，如果不重視溝通，那么很多問題的發生就是必然的。因此辦公室工作要很好地發揮溝通的作用，把不同人員、不同事務、不同內容的信息和問題進行有效的溝通，使每一件事情能夠正常的進行，從而維護高校工作的運轉。其次，辦公室工作具有重要的協調作用。一所高校往往涉及多個級別、多個部門、多種人員。當問題發生時，如果不能有良好的協調，那么問題就會愈來愈復雜，進而難以解決，從而使具體的工作難以進行。高校辦公室工作的重要作用是使相關工作人員和部門之間溝通流暢，協調順利。一所高校的工作人員，少至幾十人，多則成百上千人。要使數量較多的工作人員正常進行各項工作，高校辦公室工作發揮著極其重要的作用。如果在相關事務的溝通和協調中，高校辦公室工作存在疏漏，那么就會造成問題，產生一系列不良的影響。因此，辦公室工作要發揮溝通和協調的能力，產生積極有效的力量，從而促使高校工作的良好運行。

3．重要的輔助作用

高等院校的核心是培育人才，教學是高校主要的核心工作。但是，如果沒有管理部門的良好管理，教學工作就會陷入復雜的窘境當中，教學工作的價值和意義也無法得到體現。因此必須重視高校相關的管理工作。高校辦公室工作正是這一工作內容的承擔者。在高校內部，教學的正常運轉，需要教師和學生的共同努力，同時也離不開辦公室工作對教師的輔助。高校教師除了講授課程外，還有與其相關的其他工作、生活事務，這些都需要辦公室工作的輔助才可以完成。首先，辦公室工作要按照規劃把學校的各項任務向教師及相關人員進行分配。高校的教學、科研等各項工作都是通過高校辦公室最終分配到每個人身上。辦公室工作是高校各項工作進行落實的第一步，也是實施高校職能的重要一環。其次，辦公室工作要督促科研、教學及其他工作的完成情況。各種工作進行分配之后，辦公室工作還要進行一定的督促，從而使科研、教學及其他工作正常進行。最后，辦公室工作要監督各種工作內容完成的質量和效率。辦公室工作要監督教師、學生及相關人員各項具體工作的完成和實施情況，一方面提供信息，幫助工作質量得到提高和完善；另一方面要設置完成標準和實現計劃，從而對各項工作進行科學、準確的評判，并以此作為高校管理進一步提高的依據。從總體上來說，辦公室工作就是通過執行并落實各項工作，從而起到輔助教學的積極作用。

二、辦公室工作的主要問題

辦公室工作在高校管理中是十分重要的，但是，由于思想認識、各種條件、管理水平的原因，高校辦公室存在各種各樣的問題，其中最主要的是信息傳達、溝通協調、輔助教學三方面的工作不到位。

1．信息傳達不到位

信息化、科技化的時代已經到來。高校的發展依賴于科技的進步，高校的飛躍則需要信息的快速流通和運轉。在當前這樣一個信息時代，信息快速、準確的傳達為當前高校各級辦公室工作提出了新的挑戰。然而當前辦公室工作還沒有受到高校的普遍重視，尤其是在硬件的配備上不夠充足和先進，這樣勢必會影響信息傳達的質量。此外，部分高校辦公室工作人員素質不高，工作能力有限，傳達信息時，難免出現錯誤，從而影響工作質量。

2．溝通協調不到位

現代社會的發展既要講究效率，還要講究質量。只有保質保量，才能真正推動高校的快速進步和跨越式發展。辦公室的工作性質屬于綜合性服務工作，需要具有多方面才能的人才。但是，由于高校內部選拔人員的固有問題，造成辦公室工作人員往往是非專業出身，他們的工作能力良莠不齊。在和教師、學生溝通協調時，由于工作人員不具備專業知識和素質，不能夠很好地完成工作。如此下來，辦公室工作質量和效率必然受到影響。

3．輔助教學不到位

高校辦公室工作的最終目的是輔助教學工作。只有以教學為生命，努力提高教學質量，高校才有發展前景和機會。然而在當前形勢下，部分高校辦公室對于自身的工作目的認識不清，僅僅以完成現有工作為目標，對工作性質和本質缺乏準確的思考。此外，在工作中，管理人員的技巧和方法也存在一定的問題，致使辦公室工作的輔助教學工作不能得到良好的實現。

三、提高工作效率的途徑

如何改變現狀，提高高校辦公室工作的效率，從而更好地促進高校教育的健康發展，這是高校管理工作者應該思考的問題。就目前情況而言，下面三方面的努力必將有益于高校辦公室工作：

1．提高信息傳達的質量和效率

（1）抓住重點，簡化程序。辦公室工作內容極其繁瑣，常常需要傳達各種信息。大量的信息聚集在辦公室，如果不加分析，集體傳達，或者大面積地傳達，就會造成信息傳達的混亂，增加管理工作內容，進而影響辦公效率。這就需要工作人員對信息進行區分，有效進行傳達，同時在工作過程中簡化程序，對于重復的、不必要的程序和工作進行去粗就精，在保證信息正確完整傳達的基礎上，使信息接收對象快捷方便地理解信息，并按照要求完成相關工作。

（2）科學管理，規范傳達。在辦公室工作中，對工作內容、工作職權、責任任務劃分不清楚，對具體工作的工作程序設置不規范，對管理方式和程序沒有進行制度要求，則會嚴重影響到辦公室工作的效率。這就需要從多方面進行注意：一方面加強規范化和制度化的工作，另一方面在程序化的基礎上根據實際情況精簡，去繁就簡，提高信息傳達的質量，提高辦事效率。最后，前后照應，注意效果。辦公室工作既要重視信息的傳達，同時也要注意信息傳達之后的反饋，以便在工作中前后照應，切實完善工作，提高工作效率。

2．提高溝通協調的技巧和藝術

（1）提高素質，培養信心。高校辦公室是綜合性的辦事機構，其管理水平直接影響到高校各項工作的展開與實施。良好的管理能力和辦事能力是辦公室工作的前提。辦公室工作的對象大多時候是高校教師，高校教師具有高學歷、高知識、高素質的特點。這就需要辦公室的管理人員和工作人員提高個人素質和整體管理水平，培養工作的信心和能力，從而促進辦公室工作的良好開展。

（2）學習技巧，靈活應用。高校辦公室管理人員和工作人員大多并不是專業出身。在進行工作的時候，就需要不斷地學習和提高，從而掌握良好的溝通技巧和方法。高校應為辦公室管理人員和工作人員提供進修、學習、培訓的多種機會，使高校之間先進的工作經驗和方法得到廣泛的應用，從而真正提高工作效率。

（3）注重方法，增強魅力。辦公室工作與教師密切相關。在處理相關問題時，如果不能選擇良好的工作方法，就會打擊教師的積極性，進而為高校工作帶來不良影響。為了提高工作的質量，辦公室管理人員和工作人員在處理各種問題時，應該加以區分，選擇科學、合適的方法處理，從而達到工作的良好溝通和協調。

3．提高輔助教學工作的深度和廣度

（1）分清主次，科學管理。辦公室工作是高校工作的一部分，要樹立全局的觀念，同時要著眼于具體的工作，把具體工作與教師的利益、各級單位和學校的利益結合起來。科學管理的本質是提高規范化的管理，最終的目的則是提高工作效率，更好地為教學工作服務。在工作中，加強思考，注重團結，使辦公室工作發揮最大的效率。可以說，辦公室工作“是行政管理能否實現其職能的重要條件，在整個行政管理過程中發揮著巨大的作用”。［1］

（2）責任到人，注重鼓勵。管理水平的提高與責任的劃分是分不開的。辦公室工作要進行具體劃分，在工作過程中責任到人，加強工作人員和管理人員的責任心和服務能力，同時注重鼓勵采用科學有效的途徑和方法，創造性地提高管理水平和工作能力，切實為廣大教職工服務。

（3）提升水平，促進效率。提升水平，包括提升個人意識、服務水平、管理能力、工作能力等。一方面要從具體工作入手，從個人入手，從學院入手、從教師和學生利益入手，切實提高工作能力；另一方面則需要從工作方法、工作態度、工作技巧等方面切實提高管理水平。辦公室的工作，關系到具體教師，與學院和學校的前途關系重大。重視辦公室工作，努力提高工作效率，激發教師的工作熱情，從而提高教學水平和科研能力，最終促進高校的發展。

辦公室工作繁復瑣碎，涉及面廣泛。“高校辦公室管理的全面改革與建設的科學化程度直接關系到高校改革水平與層次的高低。”［2］高校要重視辦公室工作，同時也要注意發揮辦公室工作的作用，提高辦公室工作的效率，為高校的良好管理運營服務。

［1］李妍．關于辦公室管理工作的幾點思考［J］．福建教育學院學報，2009，（1）．

［2］谷午，王琪．高校辦公室管理要踐行科學的發展觀［J］．鞍山師范學院學報，2009，（5）．

Thoughts on the University’s Office Work

WANG Dong

（Administrative Office of Laboratory and Equipment，Yanshan University，Qinhuangdao，Hebei 066004，China）

The university’s office work is very important in conveying information，communication and coordination．Improving the efficiency of office work and doing good service for college work are the important parts of university management．Office work needs to improve the quality and efficiency of information transmission through focusing on the key points，simplifying procedures，applying scientific management and standardized communication，caring forward and backward，paying attention to the effect；to improve communication and coordination skills and artistic through improving quality，developing confidence，learning skills，flexible application，focusing on methods and enhancing the charm；to increase the depth and breadth of auxiliary teaching work through sorting out the major and the minor，strengthening management responsibility to each person，giving more encouragement，improving the level and promoting efficiency．

colleges and universities；office；conveying information；communication and coordination；auxiliary；way

H647

A

1008－469X（2014）03－0095－03

2014－04－15

王東（1970－），男，江蘇贛榆人，助理研究員，主要從事法律、管理與文化的研究。