對(duì)水利科技檔案的管理與利用探索

文/吉林省水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院 李春暉

對(duì)水利科技檔案的管理與利用探索

文/吉林省水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院 李春暉

做好水利科技檔案的管理與利用工作，能夠讓水利科技檔案發(fā)揮出最大作用。促進(jìn)水利科技檔案管理的科學(xué)化與現(xiàn)代化發(fā)展，能夠?yàn)樗芯渴聵I(yè)的發(fā)展提供必要的動(dòng)力。結(jié)合水利科技檔案的管理與利用方式進(jìn)行探究，是做好檔案工作的基石。

水利；檔案；管理；利用；創(chuàng)新

水利科技檔案對(duì)于水利科研工作有著重要的意義，科研活動(dòng)的原始記錄以及科研成果的記載都是水利科技檔案的組成部分。水利科技檔案管理工作有積累、管理與利用三個(gè)重要環(huán)節(jié)。利用，是最終的管理目的。

一、提高檔案管理與利用的規(guī)范性

檔案的收集與整編，是管理檔案的重要環(huán)節(jié)，也是初始環(huán)節(jié)。明確工作流程，按照規(guī)范的流程實(shí)施科技檔案管理工作，對(duì)于提升管理效率有促進(jìn)作用。在水利項(xiàng)目的設(shè)計(jì)任務(wù)實(shí)施之后，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)為科技檔案建檔，創(chuàng)建檔案編號(hào)以及相關(guān)的分類(lèi)號(hào)與袋卷號(hào)等，將這些檔案信息交給水利科研項(xiàng)目的負(fù)責(zé)部門(mén)，使檔案管理工作與水利科研工作同時(shí)開(kāi)展。在歸檔時(shí)，內(nèi)部信息可以利用網(wǎng)絡(luò)歸納給檔案管理工作者，管理人員做好數(shù)據(jù)的歸檔與組織工作，整編完成，建立有關(guān)電子科技檔案信息的電子檔案與紙質(zhì)檔案。

流程化的管理工作，能夠讓水利科技檔案管理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)得以有效實(shí)施，也能讓每一個(gè)環(huán)節(jié)的管理工作質(zhì)量得以控制，在最大程度上保證資源的完整性與準(zhǔn)確性。從檔案信息的收集開(kāi)始，一直到后來(lái)的整編、歸檔、保存與使用，應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)無(wú)縫連接。水利科技研究部門(mén)以及檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)重視水利科技檔案的管理價(jià)值，讓生產(chǎn)研究與檔案產(chǎn)生、保存合為一體，促進(jìn)科技檔案管理與利用水平的提高。

另外，還要用科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)去控制檔案歸檔的質(zhì)量。水利科技檔案與普通的人事檔案不同，這一檔案無(wú)論是深度還是內(nèi)容，都應(yīng)當(dāng)達(dá)到國(guó)家有關(guān)于勘測(cè)與設(shè)計(jì)、施工與監(jiān)理的標(biāo)準(zhǔn)。檔案的內(nèi)容要嚴(yán)謹(jǐn)且正確。水利科技檔案文件應(yīng)當(dāng)存在耐久性強(qiáng)的載體，文字清晰，圖表整潔，簽字與蓋章無(wú)一遺漏。其中的紙質(zhì)檔案要按行業(yè)規(guī)定要求整理，利用統(tǒng)一的方式折疊。

二、提高檔案管理與利用的信息性

第一，建立信息化的檔案管理平臺(tái)。水利科技檔案管理部門(mén)要建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺(tái)，促進(jìn)單位系統(tǒng)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與區(qū)域網(wǎng)、國(guó)內(nèi)網(wǎng)絡(luò)、國(guó)際網(wǎng)絡(luò)的連接。用這樣的方式，提高檔案管理的效率。

第二，重視檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。科技檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，需要以信息技術(shù)應(yīng)用為前提。紙質(zhì)檔案、錄音檔案、照片檔案與錄像檔案的數(shù)字化處理，能夠保證檔案信息的安全，也能促進(jìn)檔案信息形成體系。建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，使用人員方便查詢(xún)。在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，工作人員可以?xún)?chǔ)存大量的信息，實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)海量化的目標(biāo)。

第三，促進(jìn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用。整合好的檔案信息可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以調(diào)取，需要的單位可以憑借賬戶(hù)名與密碼獲取權(quán)限，在第一時(shí)間獲得自己需要的檔案信息。用信息化手段提高檔案利用的速度與廣度，是優(yōu)化檔案管理工作的手段。

三、提高檔案管理與利用的服務(wù)性

第一，創(chuàng)新檔案管理與利用服務(wù)的內(nèi)容和方式。傳統(tǒng)的檢索工具不統(tǒng)一，與檔案信息不配套，要做好檔案管理與利用工作，就要建立檔案的準(zhǔn)確、全面查詢(xún)系統(tǒng)。利用現(xiàn)代化的手段去檢索檔案，能夠更好地滿(mǎn)足檔案使用者的需求。

第二，創(chuàng)新檔案管理與利用機(jī)制。機(jī)制創(chuàng)新，能夠在一定程度上改變工作人員的工作模式。坐柜臺(tái)、坐辦公室是傳統(tǒng)檔案管理工作者的主要任務(wù)。這樣的舊思想與舊行為需要在新時(shí)代加以改變，建立服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)提供檔案服務(wù)，并跟蹤服務(wù)，在工作中展現(xiàn)個(gè)人主觀(guān)能動(dòng)性，才能讓檔案管理與利用工作“活”起來(lái)。為水利科研人員提倡行業(yè)最新發(fā)展動(dòng)態(tài)，主動(dòng)提供信息，幫助檔案使用者選擇最準(zhǔn)確的資源，才能讓水利科技檔案工作越來(lái)越好。

第三，創(chuàng)新檔案管理與利用層次。層次化的管理工作，能夠讓檔案信息的保密度得以升級(jí)。在調(diào)取與利用檔案時(shí)，需要進(jìn)行身份認(rèn)證，且不同身份有不同的權(quán)限。通過(guò)系統(tǒng)設(shè)置合理控制用戶(hù)的，能夠保護(hù)好檔案信息，也能做好檔案服務(wù)工作。

四、提高檔案管理人員整體素質(zhì)

第一，提高工作素養(yǎng)。水利科技檔案管理者要做到愛(ài)崗敬業(yè)，樂(lè)于奉獻(xiàn)。在工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)，努力核實(shí)每一個(gè)信息點(diǎn)。只有熱愛(ài)本職工作，才能全身心地做好工作。

第二，提高專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。檔案管理是一個(gè)專(zhuān)業(yè)技能，也是一門(mén)藝術(shù)。檔案管理者積極學(xué)習(xí)，建立自主學(xué)習(xí)與終身學(xué)習(xí)的理念，在企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展過(guò)程中積極提高個(gè)人能力，才能滿(mǎn)足檔案管理與利用工作的需求。了解檔案管理的新手段、新技術(shù)，學(xué)習(xí)水利專(zhuān)業(yè)知識(shí)，才能成為重要人才。

第三，提高思想認(rèn)知。在工作中與時(shí)俱進(jìn)，積極創(chuàng)新，樂(lè)于從傳統(tǒng)的模式中走出來(lái)，方能成為水利科技檔案理念與實(shí)踐的創(chuàng)新者。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，做好水利科技檔案管理與利用工作，能夠促進(jìn)科技檔案作用的充分發(fā)揮，更能讓工作人員認(rèn)識(shí)到自己的工作價(jià)值。用水利科技檔案管理與利用工作的創(chuàng)新，給水利科技研究工作提供動(dòng)力，是一件引以為傲的事情。

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