高等學校儀器設備的閉環管理探討

張繼霞，彭紹春，史天貴，蘭 山

(北京理工大學 實驗室與設備管理處，北京 100081)

儀器設備是高等學校重要的辦學資源，是高等學校的人才培養和教學科研工作重要的物質保障。儀器設備的管理水平是諸多的管理要素綜合作用的結果，只有每一個管理環節都無縫銜接，環環相扣，整個管理系統才能運轉良好。閉環管理理論將管理作為一個閉路的循環系統，各管理要素作為分系統閉環運轉，從而確保整個管理系統的穩定運行和發展。由此可見，閉環管理理論對于儀器設備的管理實踐具有積極的指導作用[1]。

1 儀器設備“開環”管理的弊端

目前我國高等學校的儀器設備管理很多是開環管理，管理的各個環節之間或者斷裂，或者不能實現無縫鏈接，致使儀器設備資源未能充分發揮其功能和效益。儀器設備的“開環管理”主要表現在兩方面：一是儀器設備生命周期是開環管理，二是儀器設備管理過程是開環的。

1.1 儀器設備生命周期的管理

就儀器設備的生命周期而言，儀器設備管理包括儀器設備的購置、使用和報廢等3個環節，每一臺儀器設備涉及的3個環節都應該是閉環的，任何一個環節出了問題，或者某個環節之脫節，都會導致儀器設備管理的失效。如果對儀器設備的管理不夠重視，使新購置的儀器設備閑置放壞，不重視維護而將儀器設備用壞，用壞了又不能及時維修，無法維修的設備不及時報廢處置，長期掛在賬上成呆賬、爛賬，最終將導致固定資產的流失。這一系列問題的產生都是由于管理環節的開環所致。

1.2 儀器設備的過程管理

儀器設備的過程管理主要是對管理中的每個節點進行質量控制，通過每個過程細節的控制管理實現全面質量管理。儀器設備過程管理的開環，主要表現在“八重八輕”[2]。

1.2.1 重購置，輕論證

購置儀器設備，尤其是依托建設(科研)項目購置儀器設備，其購置論證往往只考慮項目的整體可行性，而不能結合現有的儀器設備資源統籌安排。對于單臺儀器設備的購置往往未能進行論證或者論證不夠充分，有些儀器設備甚至是專門為項目而購置的，項目一旦實施完畢，儀器設備就有可能閑置下來。因此，購置前的論證環節應得到足夠的重視，它是儀器設備使用與購置環節之間的橋梁。缺乏論證，儀器設備的購置和使用之間就脫節，變成了開環[3]。

1.2.2 重使用，輕維護

儀器設備的維修、維護在很大程度上影響著儀器設備的使用壽命。同樣的儀器設備，維護保養做得好，使用壽命會延長；反之，使用壽命就會縮短。儀器設備的維修維護作為儀器設備使用過程中的管理要素，和儀器設備效益也是密切聯系的。儀器設備使用時間長，儀器設備的產出就高；儀器設備使用時間短，儀器設備的產出就低。無視或者忽視這一環節的存在，也會使儀器設備管理陷入開環，儀器設備投資效益低下。

1.2.3 重專用，輕共享

如果不清楚影響儀器設備利用率的主要因素，就無法提高儀器設備利用率。影響儀器設備利用率的因素是多方面的，其中儀器設備的開放共享是一個很重要的方面，也是高校儀器設備管理亟待解決的難題。儀器設備不能開放共享或開放共享的力度不夠，主要是由于對儀器設備缺乏監控和有效反饋造成的。由于權責不清晰，儀器設備——尤其是科研經費購置的儀器設備往往成為某課題組或某項目組的“私有財產”，致使儀器設備無法充分發揮其效用。因此，儀器設備要開放共享必須改革管理機制，充分調動各方的積極性[4]。

1.2.4 重物力，輕人力

儀器設備管理水平的高低主要取決于管理者的能力和責任心。儀器設備管理“輕人力”主要表現在：(1)由于管理者技術水平所限，一些儀器設備無人會用或無人敢用，導致儀器設備長期閑置，放壞而非用壞；(2)儀器設備管理者沒有受到系統的培訓，操作水平和業務能力不高，導致儀器設備功能無法充分開發利用；(3)某些高精尖的貴重儀器設備因技術骨干離職而導致儀器設備管理“后繼無人，青黃不接”；(4)忽視了對儀器設備管理隊伍的激勵，相關人員工作缺乏積極性和主動性[5]。

1.2.5 重制度，輕執行

儀器設備管理水平的高低在很大程度上取決于管理制度是否健全，但僅僅依靠健全的管理制度還遠遠不夠，如果制度缺乏可操作性，最后也會變成一紙空文。因此，要發揮管理制度的重要作用，必須嚴格執行規章制度，不能朝令夕改、模棱兩可，也不能因人而異、留有余地。當然，規章制度可以根據執行的實際情況進行相應的修訂，這正是制度的閉環管理。比如，如果發生儀器設備丟失損壞，按照相關管理制度理應賠償，但在實際操作中難免會考慮人情等因素而導致與規章制度的初衷相悖，與其這樣不如修訂相關管理辦法，讓規章制度真正落到實處[6]。

1.2.6 重報廢，輕調配

在儀器設備管理過程中，由于缺乏統一的報廢標準和對報廢的嚴格管控，很容易導致儀器設備報廢的隨意性。很多待報廢的儀器設備是否達到報廢標準，是否還有利用價值，都沒有經過認真研究和論證。在實際的管理實踐中，儀器設備資源——尤其是貴重儀器設備在報廢處理前應增加論證環節，促進儀器設備在校內的調配和流通。很多通用性強的電子類儀器設備，比如計算機，更新換代較快，不同的學科和專業配置計算機的要求也有所不同，計算機學院淘汰的計算機是否可以調配到其他學院，已經損壞的計算機是否可以調配用于學生的拆裝實驗，這些都是值得嘗試的舉措[7]。

1.2.7 重投資，輕效益

儀器設備管理的最終目的是提高儀器設備的投資效益。但是有些管理者往往將目光集中在學校的儀器設備投資額增長上，較少關注儀器設備投資的效益如何。衡量儀器設備投資效益如何，主要是看投入了多少經費、產出了多少成果。加強對儀器設備的購前論證、維修維護、資源調配、開放共享、制度建設的重要意義就在于盡可能合理地投入經費，確保有限的資源產生盡可能多的教學科研成果。由此可見，儀器設備投資效益與閉環管理的諸多管理要素都是息息相關的，沒有效益反饋的管理不是閉環管理[8]。

1.2.8 重考核，輕獎懲

按照教育部的要求，高等學校每年都要開展儀器儀表類貴重儀器設備的效益考核。由于效益考核只局限于數據統計上報，并未實行通報制度，也未與獎懲掛鉤，容易導致考核結果失真。儀器設備考核只有與獎懲(比如工作量、職稱、業績等)掛鉤，才能確保考核的真實可信，才能充分調動有關人員的積極性，考核結果才能成為決策的重要參考依據，也才能進入閉環管理的下一輪循環，為儀器設備購置和儀器設備資源配置奠定良好的基礎[9]。

2 儀器設備管理“開環”的原因分析

管理是一項系統工程，管理過程由計劃、組織、領導、控制4項管理職能構成，4項管理職能構成了管理系統的閉環。在這個閉合的回路中，組織、領導的所有管理活動都是為了確保計劃的執行和實現既定的管理目標，控制職能則是對所有管理活動進行監管和糾偏，同時也是對計劃的檢驗，為下一個系統循環提供借鑒。不難看出控制職能在管理活動中的重要性，它貫穿于管理的全過程，失控的管理必定是實效的管理。

儀器設備管理的很多環節之所以開環，究其原因，主要是缺乏實時動態的監控。儀器設備的管理工作是一項復雜的工作，任何一個環節的失控，都可能導致管理效率低下，影響管理目標的實現。儀器設備的日常管理控制過程見圖1。

圖1 儀器設備日常管理控制圖

從圖1可以看出，儀器設備日常的管理環節通過一定的管理方法來實現控制，才能使所有的管理環節保持閉環；若某一個環節失控，都會影響到儀器設備管理的最終目標的實現。

3 儀器設備閉環管理的應用

3.1 儀器設備閉環管理的概念和特點

閉環管理與開環管理的最大區別是閉環管理具有反饋功能，即閉環管理必須有反饋環節所構成的閉合回路，并具有可調節性、動態性和可控性。儀器設備從購置、使用到報廢的全管理過程應是一個閉環系統，3個環節依次交替、循環往復，是一個連續不斷的過程。該系統中的各項管理環節，如維修維護、功能開發、效益考核作為閉環子系統[10]。因此，儀器設備閉環管理可從儀器設備生命周期閉環和日常管理閉環兩個方面來探索。儀器設備生命周期的閉環管理，從儀器設備進入學校轉化為固定資產到儀器設備報廢處理轉化為殘值回收款，都應是有記錄、可追溯、可查詢的。儀器設備的日常管理閉環，取決于每個管理節點的閉環，每個管理活動既重管理、也重效益，對管理目標的實現有所貢獻，那這個管理環節就是閉環管理。儀器設備日常管理閉環詳見圖2。

圖2 儀器設備閉環管理圖

從圖2不難看出，儀器設備閉環管理的各個環節之間應該是一個環環相扣的良性循環過程。儀器設備資源通過不斷激發自身的活力，保持旺盛的生命力，每一次良性循環都產生質的飛躍，最終的目標是實現儀器設備資源投資效益的最大化，充分為學校的人才培養和教學科研服務。

3.2 儀器設備閉環管理的操作和實踐

3.2.1 轉變觀念，創新體制

高等學校雖為非營利性單位，但與企業一樣，也需要投入資金，而產出的是人才、成果和服務。高等學校與企業一樣，也面臨著激烈的競爭，同樣要謀求好的發展，同樣應關注投入產出比。因此，儀器設備的管理可借鑒企業的管理理念，嚴格控制投入成本、避免盲目投資，精打細算、自我激勵、自我造血、高效運轉、避免管理低效，以有限的教育資源實現效益最大化。具體到儀器設備的管理，高等學校應創新管理體制，通過資源整合，將存量資產轉化為盤活的資源，促使儀器設備發揮最大效益。這正是將思想轉變為行動的最好說明，也是閉環管理的最好體現[11-12]。

3.2.2 落實責任，加強獎懲

加強儀器設備制度建設的根本目的在于規范儀器設備管理過程，使所有的管理活動能有依據。但管理活動僅僅有依據還遠遠不夠，在管理實踐中是否能夠按照制度來執行，就要看所有的管理活動是否處于可控范圍內。讓所有的管理活動受控的唯一的辦法就是細化職責、層層分解、落實到人、各司其職、互相支持，協調配合[3]。根據閉環管理理論，落實責任與責任追究是相輔相成的，高等學校應建立健全激勵機制，強化獎懲，以充分調動各方的積極性，切實提高儀器設備的使用效益[13]。

4 結束語

儀器設備管理對于高等學校而言是一個重要課題。它與其他管理工作一樣，其終極目標是低投入和高產出，即投入有限的儀器設備資源，產出高質量的人才和高層次的教學科研成果。閉環管理的目的和意義正在于這一管理目標的實現，因此，它對于儀器設備管理工作具有較強的理論指導意義。高等學校在儀器設備的管理實踐中，應充分利用“閉環管理”的可控性和反饋性，全方位覆蓋、全過程閉環，杜絕儀器設備資源浪費，確保儀器設備物盡其用。

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