探析信息化技術在醫院檔案管理中的應用

湯慧軍

寧鄉縣人民醫院 湖南 寧鄉 410600

探析信息化技術在醫院檔案管理中的應用

湯慧軍

寧鄉縣人民醫院 湖南 寧鄉 410600

二十世紀四、五十年代以來，人類社會進入信息時代，信息技術在工作領域的運用日趨深入，醫院為處理日常工作中產生的大量檔案信息，開始嘗試現代化科學技術手段。由于技術應用時間較短，醫院的信息化檔案管理存在著軟硬件設施陳舊、管理機制不完善及操作人員技術能力較弱等問題。為提高信息化技術的應用效果，醫院可以通過制定設備檢修制度、建全數據管理機制和開展信息技術培訓等方式，實現信息時代下的高效檔案管理。

信息化技術；檔案管理；問題；應用

檔案是信息的承載者，醫院檔案記錄了醫療業務中所有文件資料、影像資料會診資料及手術報告等，是醫院管理工作中重要憑證，影響著醫院長遠的發展。近年來，隨著信息化科學技術的快速發展，信息化檔案管理在各企業、單位中的運用日趨廣泛。醫院檔案涉及面廣、內容多，引入信息化技術協助檔案管理，可以有效提高工作效率。為了增進應用成效，本文對信息化技術在醫院檔案管理中的應用措施進行探析。

信息化技術在醫院檔案管理中的應用問題

為了適應企業、單位的發展需求，目前，大部分醫院均開始采用信息化技術對檔案資料進行數據化管理，一定程度上提高了工作效率和管理質量。同時，由于各種主客觀方面的原因，醫院在信息化技術應用的過程中存在著部分問題[1]。①信息技術所需要的硬件設施不齊備、軟件環境的維護工作滯后，導致設備老化落后現象嚴重，軟件和網絡環境面臨潛在的安全威脅，信息安全保障機制缺乏完善性，影響信息化技術管理實用性。②信息檔案管理體制不健全，各部門的檔案管理工作互相脫離，科室間的關系停留在傳統的封閉模式中，不能對數據進行共享操作和統一管理，造成了人力和物力資源的額外耗損，降低了辦公和管理效率。③管理人員專業技術水平低。目前大多數醫院缺乏專業的檔案管理人才管，檔案管理人員薪資待遇低，工作缺乏積極性，不能及時為醫院發展提供寶貴的信息。并且醫院的檔案管理人員年紀普遍偏大，信息化水平普遍較低，技術能力較弱，很難勝任信息技術水平下的檔案管理工作。為解決信息化技術在醫院檔案管理應用中存在問題，下文對其應用措施進行探討。

信息化技術在醫院檔案管理中的應用措施

加強硬件設施建設：醫院檔案有一定特殊性，其機密性高，專業性強，是醫院的寶貴財富。信息化檔案管理能將各類信息資料長期保存完整。當前階段，醫院的信息化檔案管理普遍采用建立計算機局域網實現信息共享，同時配置打印機、掃描儀等硬件設備用于導出數據信息[2]。由于電子產品更新換代快，使用壽命短，因此信息化檔案管理也需要定期對軟硬件的技術和設施進行檢查維護、更新、升級，避免因機器故障或電腦病毒感染造成信息化檔案管理質量的下降。同時，對信息管理人員進行基本操作的培訓，使其掌握設備的正確使用方法，避免因錯誤操作對硬件設施造成損傷。在對軟件和網絡環境進行維護的過程中，可以對計算機設置管理員權限，或對文件資料設置訪問權限，非授權人員及組織禁止訪問和修改檔案資料，增強計算機儲存檔案數據的安全性；另外，醫院可以聘請專業的網絡安全工程師，對管理的系統、軟件以及所在局域網進行全面的維護，一旦發現系統漏洞或病毒、黑客入侵，及時給予妥善處理，提高系統和網絡的安全性。

健全檔案的信息化管理機制：檔案的信息化管理目標是實現數據的快速流通和操作過程的方便高效，為實現這一目標，醫院的信息化檔案管理應建立完善的機制[3]。通過各部門、單位間的協調配合和數據共享，來對數據化的檔案信息進行有效管理，切實提高辦公效率和信息化技術的應用效果。建立健全信息化的管理機制，首先要轉變傳統的醫院工作模式中各部門、各科室間的關系，打破分散的、封閉的、割裂的工作格局，以管理機制中的數據共享需求為中心，建立集中的、開放的和統一的新型辦公結構，各部門單位可以對檔案資料實行數據共享和自由傳遞，提高信息檔案信息的流通速度和管理人員的工作效率；其次，設立檔案數據管理機構，該機構負責對所有部門共享的檔案數據進行類別劃分，并設置檢索和導入導出功能，將檔案數據的管理系統化、有機化、整體化，提高其他部門檔案管理工作的效率，提升醫院的整體工作效果；最后，完善的機制建設需要一定的資金投入，傳統管理機制的運作依賴于各科室員工的報告和整理工作，檔案管理手段多為人工操作，對資金設備要求較低，而信息化檔案管理機制為使管理手段向信息化和智能化方向轉變，需要醫院聘請專業技術型人才和管理型人才，啟用現代化的信息技術設備，為達到這一目標，需要醫院投入一定資金。

提高員工的信息化技術水平：信息化技術與人類日常工作和生活的聯系日益緊密，醫院的檔案管理人員在工作中除需具備基本的醫學專業知識外，還應加強自身的信息技術能力[4]。能夠在數據檔案的管理工作中熟練操作軟件應用和硬件設施，對檔案信息進行檢索、檢閱、分類、導入導出及統計等技術操作。提高員工的信息技術能力，可以從多方面入手。首先，在職工招聘環節中，對應聘者的計算機能力提出基本要求，計算機水平較低的求職者不能適應工作崗位的需要，應排除在外，以保證管理隊伍的整體信息技術水平；其次，開設信息化技術培訓班，員工可根據自身的計算機技術水平接受不同難度等級的計算機理論知識教育和實踐性的技能訓練，醫院通過課程培訓，可以提高檔案管理人員對相關管理軟件的熟悉程度，同時規范對掃描儀、打印機和拷貝機等硬件設備的操作，提高檔案數據的整理和導出效率；再次，將計算機技能考核納入到員工的個人績效考核中，提高員工的重視程度，提升學習的自主性；最后，根據員工的信息化檔案管理效果，設立明確的獎懲制度，對因個人計算機技術能力較弱影響部門整體工作效率的員工，實行教育、批評或懲罰措施[5]。通過對管理人員采取多種方式的督促措施和技能培訓，提高管理隊伍的整體信息化技術水平。

結語

在目前階段，信息化技術在部分醫院檔案管理中的應用還存在諸多缺陷，需要醫院的領導和全體職工的共同努力。同時，通過對信息化技術正確、有效的應用，有助于提高醫院檔案管理的便利性和效率性。信息時代下，醫院的辦公模式需要向信息化和現代化方向轉型，通過信息科學技術的運用，可以在一定程度上提升醫院服務水平和綜合實力，改善醫療環境和醫患關系，促進醫療事業的健康有序發展。

[1]陳小莉.探析新形勢下醫院檔案管理信息化建設的創新思路[J].辦公室業務,2014,23(3):183.

[2]殷志紅.如何實現醫院檔案管理信息化[J].科技與企業,2013,25(14):88.

[3]和贛紅.檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值及地位[J].中國市場,2012,19(41):72-73.

[4]馮浩.淺談如何實現醫院檔案管理信息化[J].科技資訊,2012,16(2):175.

[5]王海萍.新形勢下加強醫院檔案管理的思考[J].中國中醫藥咨訊,2011,3(16):89-91.

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1009-6019(2014)08-0308-01