高校教務管理的信息化研究

柯曉梅

(閩南師范大學 馬克思主義學院，福建 漳州 363000)

人才培養是高等學校的基本職能之一，教學工作是高校工作的最核心內容，因此教務管理也自然成為了高校行政管理中最重要的組成部分。教務管理工作的成效將直接影響正常教學工作的順利進行。目前，隨著高等教育的大眾化，辦學規模的擴大以及學生人數的劇增，高校教務管理的各類數據如同滾雪球般地變得龐大而復雜，這就使得高校教務管理人員的任務加劇。傳統的管理手段已經無法滿足實際的工作需要，因此改革傳統的教務管理方法，借助于先進的信息技術來提高管理效率，實現科學的教育管理以滿足現代高等教育發展的要求，成為了目前高校教學管理工作的一個重要內容。

1 高校教務管理現狀

1.1 高校教務管理信息化的方法

隨著計算機網絡技術與軟件技術的高速發展，全國各高校紛紛開發或引進了教務管理系統。現行的主要有正方高校現代教學管理信息系統、青果教務信息系統等。依托校園網，這些信息系統的應用使得教務管理工作實現了規范化、科學化以及信息化，大大提高了工作效率［1］。目前的教務管理系統一般可分為供教務處人員和院系教務管理人員使用的教務管理端和普通教師、學生使用的用戶端［3］，其功能主要由以下幾個子系統實現。

(1)學生管理系統。學生管理系統主要是處理學生的學籍變動情況;選課密碼查詢和修改;學生考試成績錄入;畢業資格審查，包括是否修滿學分、是否欠費，在校期間是否受過處分等等;記錄著學生自己在校的一些學習、獎勵、參加活動等情況，學生打開自己的管理帳戶，就能對自己在校的基本情況一目了然。可以說，學生管理系統含蓋了每個學生從入學到畢業的全部信息材料。正如學生現在流行的一句話，在校期間，自己如果遺忘了什么，請登錄學生管理系統查詢。

(2)師資管理系統。師資管理系統的功能首先是進行教師信息維護，對每個教師的基本信息進行更新，使得學生及教師之間能夠從系統中查詢到每個老師的一些基本信息，為學生選課，教師聽課提供了一定的依據。其次，學生對每個教師的課堂教學評價，也可以通過師資管理系統，反饋給每個任課教師，使每個任課教師能夠了解學生對自己所任課程的滿意情況，從中對自己任課過程中的不足進行探討，從而更好地在教學過程中和學生進行互動。再次，能夠通過師資管理系統進行教師密碼查詢。在網絡系統發達的今天，有些教師因為在互聯網上注冊的帳戶信息太多，往往忘記密碼或者是混淆密碼，這些情況給教師帶來了一定的困擾。現在，每個教師均可以通過師資管理系統來查詢他們的密碼，再也不用費勁腦筋來記住密碼，這就可以解決教師忘記密碼的這個問題。

(3)教學管理系統。教學管理系統主要由教學計劃管理、教學任務管理、智能排課、選課管理和輔修管理等模塊組成。

首先，它可以依據每個專業的教育教學培養方案錄入教學計劃，按照每個學期的教學任務進行下達，根據下達的教學任務對師資、多媒體教室、學生數、課時數等的需求進行智能排課。除此之外，還能對個別特殊的要求進行人工調整，全面多方位地考慮整個學期各個課程的安排的合理性，既提高了教室等硬件設備的使用率，也能更合理安排教師上課的時間，從而留給教師更多的時間來進行教學研究和學術研究，進而提高教學水平和科研能力。因此，利用教學管理系統排課不僅可以大大提高工作效率，還避免了工作中可能出現的課程安排遺漏、教室座位數不夠、同一時間段安排多門課程等失誤。

其次，學生能夠通過網絡從系統中進行選修課的選課，學生可以按照自己的興趣愛好選取合適自己的課程。當學生選課完畢之后，選課管理系統就可以根據學生的選課人數和選課需求進行編班和形成教學班，并提供符合條件的教師進行授課，大大縮短了人工統計學生選課人數和選課門數的時間。對于學生或者教務工作人員來說，都是方便而快捷。

最后，通過錄入輔修學生的學號及班級到他們輔修的課程名單當中，輔修管理系統就能形成輔修學生相關信息的儲存，它可以貫穿大學四年的輔修過程，使得學生獲取雙學位的信息更加清晰明朗，省去了人工的信息核對和資料保存的繁雜過程，避免了學生輔修材料的遺失，解除了學生的擔憂，從而使更多的學生愿意參加輔修，提高了學生的自主學習興趣，開闊了學生的知識視野。

(4)考試管理系統。考試管理系統能有效的對每學期的考試科目進行分類，根據學生人數，考試科目數、考試時間段和考場需求，自動進行考場分配;并根據需要監考的教師名單，自動生成監考表、考場分布表、座位號、準考證號;避免了人工排考出現的一些如考試科目漏考，不同科目同一考場，同一監考教師同時監考兩門不同科目的錯誤。同時也能通過系統對一些特殊需求進行人工微調。

1.2 教務管理信息化的意義

教學管理系統所具有的良好的層次結構，并支持多種平臺，只要連接校園網絡，它就能夠很好的實現教務管理的信息化，具有良好的可維護性、安全性和事物支持。

(1)實現了教務管理的自動化。通過運用教務管理系統，省去了采用純手工操作教務管理所需要的大量勞動力，簡化了教務管理的工作程序。如今，不論你在校園的任何一個角落，只需要在電腦中安裝一個教務管理系統，然后連接校園網絡，你就可以實現教務管理，做到了真正的教務管理自動化，大大地提高了工作效率。

(2)實現了教務管理無地域的限制。以往各院系和校級教務處的聯系都只能是通過紙質文件和材料來進行溝通和處理，在處理和操作上要在不同的部門和院系之間走動，浪費了大量的時間。現在大家只要通過運用教務管理系統，連接校園網絡，登錄教務管理系統，就能完成各類教學管理工作，和校教務處、各院系以及各部門之間的聯系更為方便、快捷、有效，提高了工作效率。

幼兒教育不僅是幼兒園和幼兒教師的責任，幼兒的家長也負有責任，但是很多家長不善于與自己的孩子溝通，幼兒難以從家長身上獲得認可。因此，我園舉辦了“認識自己的孩子”的活動，給每個幼兒都拍一段視頻，請他們在視頻中表達“我能做某件事”，在家長日中播放。這是促進幼兒和家長溝通的一種方式，通過視頻，幼兒家長會發現自己孩子在不斷的成長和進步。同時教師也要與家長進行溝通，請家長在家庭教育中給予幼兒充分的認可，促進幼兒自信心和獨立人格的發展。

(3)實現了教學與管理的合理統籌和安排。教務管理者通過運用教務管理系統，實現教學資源的充分利用，將教師的教學、教務管理者的日常事務和學生的學習、管理做到合理配置，比如現在學生的選修課課程自主性較強，根據學生的這種特性，各院系均開設了豐富多樣的選修課程，學生都可以通過教務管理系統進行自主選課，而教務管理系統就可以根據選課課程、人數、場地、教師、上課時間等條件進行合理的統籌和安排，得到一個優化的課程設置，使得教師能有更多的時間進行科研研究和學習;而學生就能從更多的不同類別和不同性質的課程學習中得到知識和樂趣;教務管理者則能更準確地把握教師和學生之間的管理工作。

(4)實現了教務管理的規范化、統一化。以往校級教務處下達同一個教學任務，到達每個院系的時候，由于各院系的管理模式可能有所區別，因此在制定一些文件和處理一些材料上的格式和模板就各不相同，當上交到教務處統一保管的時候就出現了不同版本、不同格式的材料，以致校級教務處在整理匯總甚至要進行匯編成冊的時候往往不知道要如何進行歸類整理。現在有了教務管理系統，就可以通過教務管理的信息化，使校級教務處下達到各院系的教學任務在文件和材料的處理，對格式等要求上得到規范和統一，從而使上交到教務處的文件和材料更加規范和一目了然。

2 高校教務管理信息化存在的不足

高校教務管理的信息化，給各大高校的教務管理者帶來了福音，但在進一步推進高校教務管理信息化建設的工作中，也逐漸地顯露出一些不足之處，進而影響到了高校教務管理信息化建設的步伐［2］。

(1)僅僅體現部門性，不能實現數據共享。隨著學校辦學規模的擴大，學生人數的增加以及教育培養模式的變化，學校各院系和部門之間的聯系就更加地緊密。然而，由于軟件開發者往往不處在高校教務管理的實踐之中，也沒有考慮到教務管理部門與學校其他各部門之間的相互聯系，僅僅體現出了部門性，局限在同一個部門，比如說就局限在教務管理部門，不能實現同其他各部門之間數據信息的共享，從而導致各部門之間重復地收集數據，造成了資源浪費。如可將教務管理中的學生信息與學生處的學生信息之間實現共享，將學生從入校到畢業參加工作的相關數據聯系起來，進行存檔保存等。

(2)功能不完整。在軟件開發時，開發人員往往只是按照學校提出的相關要求進行設計開發，由于開發人員并不是教務管理人員，對教務工作不熟悉，僅對學校提供的相關信息進行開發，帶有很大的局限性。所開發的系統的可操作性并不盡如人意，系統功能難以涵蓋教務管理工作的各個環節，有很多特殊的問題無法得到及時而又有效的解決［3］。

現在很多高校都是采用大類招生，分流培養的教學模式。因此，新生一進入大學就進行基礎課教學，經過一年或者一年半的學習之后，各院系就根據學生在這一年或者一年半的學習情況，以及學生的學習興趣進行分流培養。然而，在大類分流之后就出現了學生重新分班的學號、班級等需要重新進行管理的相關信息，而在教務管理系統中只能沿用分流之前的信息，而不能相應地進行更新，這樣就不能明顯地區分分流后學生所處的班級以及班級成員的組成，對班級和學生都很難進行管理。同時也給學生的一些成績等相關數據的保存和查找帶來了一定的麻煩和混亂。

(3)教務管理信息化與管理者綜合素質要求不同步。有的高校教務管理者對教務管理的內容及其工作流程了解不透，甚至有的教務管理者缺乏計算機基礎知識和操作能力，在工作中又不能主動發現和解決教務管理辦公自動化過程中出現的問題，以致于在工作過程中出現厭煩、不知所措、找不著解決方式等排斥工作的心理，有時甚至將這種消極的情緒帶給其它的教師和學生，既影響到學校正常的教學秩序和教學管理，也嚴重阻礙了高校教務管理信息化的進一步發展。

(4)存在信息安全方面的隱患。由于現在是網絡信息開放的年代，網絡高手以及黑客比比皆是，而在教務管理系統中存儲著許多教師、學生等的私人信息，一旦黑客入侵教務管理系統，就有可能導致大量數據的泄露。除此之外，一旦出現系統崩盤等情況，還有可能使數據丟失、數據被篡改等等。這些情況的出現都將會帶來各方面的，不可預測的損失。因此，信息安全方面的隱患應該引起每個教務管理人員的重視。

3 對高校教務管理信息化的思考

(1)規范信息化的管理制度，實現資源共享。教務管理的相關信息，涉及了多個部門和院系，特別是在實行學分制的高校中，按照各院系的相關規定，只要學生完成最低畢業學分要求，就可以畢業。因此，學生可以通過跨專業選課來獲得所需要的學分。同時，通過跨專業選修課程，也可以加強學生對其他各專業知識和院系情況的了解。而要做到這些，只有做到將詳盡的信息和材料對學生進行公布，才能讓學生從所提供的材料信息中提取自己所要的信息并做出相應的判斷和決定。因此，教務管理就要規范信息化管理制度，實現資源共享［2］179。

(2)完善系統功能。為使高校教務管理系統能夠更全面地涵蓋教務管理工作的各個環節，應該鼓勵和支持具有教務管理經驗的人員參與高校教務管理軟件的開發和維護，這樣才能不斷發現和解決出現的新問題，使對在教務管理中所出現的一些需要增加的新功能在高校教務管理軟件中進一步得到完善，從而使教務管理系統更加科學合理地服務于教學和教務管理，名副其實地實現教務管理的信息化。

(3)提高高校教務管理者的綜合素質。為了更好地適應高校教務管理信息化，應該樹立教務管理工作者的現代化管理理念。要多開展不同層次水平的計算機操作培訓;要定期地組織教務管理者進行最新理論學習和實踐練習以及聽取最前沿的教務管理講座，提升教務管理者的理論水平和動手操作能力;要經常召開教務管理者的經驗交流會，同行之間的交流往往會更加突顯在實際操作教務管理系統時所出現的問題，同時做好記錄以備及時研究并解決問題;要組織教務管理者同各大院校同行進行交流、學習。這樣才能從多方位提高高校教務管理者的綜合素質，提高教務管理水平，才能與先進的信息化系統相匹配，從而實現教務管理的信息化［4］。

(4)加強教務管理系統的安全防護能力。由于教務管理信息安全方面存在的隱患，將有可能給教師、學生以及教務管理者帶來不可預測的損失，因此，我們應該加強教務管理系統的安全防護能力。為此，我們應該增強網絡安全意識，構建并維護好防火墻，防止黑客的攻擊;嚴格定義用戶級別，設置用戶的權限，避免數據的泄露及篡改;做好數據備份，以防用戶操作錯誤或因為網絡攻擊而引起的數據丟失;定期檢查系統，并進行必要的升級等等，從多方面對教務管理系統的安全進行防護，確保信息化數據的安全。

4 結語

總之，高校教務管理信息化是高校教育模式改革的必然趨勢，只有重視現有信息化管理系統中出現的各類問題，并結合自身高校的實際，開發符合自身要求的教務管理系統，才能有效地解決問題，才能使高校教務管理系統更加科學、高效地服務于教學，從而加快教育培養模式改革的步伐，促進高等教育事業的可持續發展。

［1］洪銀碟.試論高校教務管理信息化建設［J］.中國教育信息化，2007(6):13.

［2］夏莉.高校教務管理信息化建設的理性思考［J］.湘潭師范學院學報:社會科學版，2008，30(1):178－179.

［3］代顯華，胡屹.高校教務管理信息化的實踐與思考［J］.成都大學學報:自然科學版，2006，25(2):131－135.

［4］王燦.地方高校教務管理信息化發展歷程及思考［J］.科學論壇，2010(27):241－242.