當前檔案管理工作的問題分析及解決辦法

羅艷

摘 要：檔案管理工作本身就具備相當高的專業性和機密性，部分還涉及政策性，因此管理部門在進行管理工作的時候要意識到其重要性。對檔案管理工作進行強化，積極研究其中的問題，采取解決措施，提供各方面的支持。檔案還是信息載體，其開發利用所產生的價值不可估量，因此需要對檔案資源的開發利用給予重視。

關鍵詞：檔案 管理 問題 解決辦法

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）12（a）-0233-01

企業檔案是企業的經營、生產、經濟活動等行為所產生的各類具有存儲記錄信息的檔案記錄。企業的檔案管理需要對各類型的檔案進行分類整理，才能夠對這些檔案進行合理的利用。

1 當前檔案管理工作的問題

（1）缺乏檔案管理意識。首先，檔案管理認識不深。一些企業并沒有將檔案管理作為企業的基礎工作進行對待，也沒有將其上升到企業的戰略層面，對檔案和業務進行了分離，兩者沒有聯系，對其聯系認識不清，不知道開展檔案管理工作的目的和方法。其次，領導對檔案管理工作比較忽略。部分企業因為無法認識到檔案管理在信息化時代下的重要作用，對檔案管理工作的認識停留于材料文件的收集整理，認為投入后得不到產出，無法提高業績，是一項沒有報酬的活動，因此對其忽略。最后，缺乏主觀能動性。對檔案管理只停留于形式上，應付上級的檢查考核，并沒有對檔案給予重視，沒有對檔案管理工作負責。

（2）檔案管理力量薄弱。首先，檔案管理隊伍水平不高，基層企業中，檔案管理人員一般都是兼職，來自于勤雜人員，變動比較大，缺乏專業性，一般都是現學現做，因此檔案管理比較散亂，沒有規范。其次，檔案管理質量低下。檔案管理人員缺乏基礎知識，也只能夠做一些簡單的工作，歸檔規程中屢屢出錯，導致檔案的類別、案卷號等混亂，使用的時候，很難根據索引來進行檔案查找，特別是年代久遠的檔案，無法滿足企業需求。最后，認識不深刻。缺乏對檔案管理重要性的認識，無法提升檔案管理質量。

（3）檔案管理觀念陳舊。第一，檔案管理模式比較老。目前的檔案管理工作停留于手工的進行檔案收集、整理、編目、檢索等工作，現代化管理模式缺乏，因此檔案管理速度不快，質量不高，利用率差。第二，資金投入不足。部分基層企業因為經費緊張，就減少檔案管理的投入，導致檔案管理工作得不到有效的開展。

（4）管理和服務聯系不緊密。第一，檔案門類簡單。部分企業對檔案文書和戶籍進行收集，卻沒有對聲像、事物相關資料進行收集，檔案缺乏完整性。第二，檔案資料流失。因為各類因素導致檔案的斷層，某個年代的檔案丟失，部分檔案管理人員將檔案自己保管，認為工作起來可以方便一些，導致檔案損壞和丟失。第三，重管理輕利用。基層企業將檔案收集起來進行管理，卻沒有對其進行使用，僅停留于保存層面上，檔案得不到利用，無法發揮價值，不能夠為企業的發展提供幫助，導致檔案信息資源的浪費。

2 加強企業檔案管理工作的對策

（1）深化認識，強化責任感。第一，提升對檔案重要性的認識，將檔案工作作為基礎工作、日常工作來開展，定期進行研究討論，加強檢查。第二，增加責任感。檔案管理部門要積極進行工作匯報，對工作中的難題進行上報，上級對檔案管理工作給予重視，增加投入，解決難題，給檔案管理工作提供便利性。

（2）強化培訓，提高業務素質。一要選準用好檔案管理人員。將較細心勤快、熱愛檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位，企業及上級部門要從政治上愛護他們、生活上關心他們，鼓勵他們要干一行、愛一行、專一行，充分激發他們的潛能和熱情。在崗位調整時，要考慮到保持檔案管理員隊伍穩定的重要性，盡量少調整檔案管理人員，確保該隊伍的專業性。二要強化檔案業務培訓。積極選送檔案干部參加檔案部門組織的業務培訓，鼓勵他們自學檔案管理知識，并從時間和經費上給予保障，提高檔案干部的實際操作技能和業務指導能力。要根據企業檔案工作發展的需要，適時舉辦企業檔案基礎知識和業務技能培訓，培養適應新時期檔案工作發展要求的人才。

（3）規范管理，提高檔案質量。一要規范歸檔材料收集工作。要制定、完善、健全收集制度，嚴格按照文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限的規定收集；要創新收集手段，運用事前監控收發文件、登門尋求等形式，做到廣泛收集和重點收集相結合；要把握時間要求，遵循各類檔案的形成規律，適時收集；要豐富收集范圍，既要收集紙質載體，又要收集照片、錄音帶、錄像帶等磁介質載體以及各種具有保存價值的實物。二要規范檔案整理工作。要嚴格按照各類檔案管理要求進行整理，做到組卷合理、案卷（件）內文件排列有序、案卷標題簡明、保管期限準確、案卷（件）封面、卷內文件目錄、案卷（件）裝訂結實美觀。三要規范檔案管理工作。要實行各種門類、載體檔案集中統一管理，方便檔案的保管和利用；要積極改善檔案保管環境和物質條件，落實檔案庫房、辦公用房和閱檔室三分開，全面配置防潮、防濕、防火、防蟲等安全保管和保護設備；要嚴格按照《檔案借閱制度》開展檔案借閱工作，對逾期不還、丟失、破損或發生失竊、泄密事件的，必須依法嚴肅查處。

（4）更新觀念，強化服務意識。第一，增加檔案管理的科技含量，使用現代企業檔案管理軟件，為檔案的收集、整理和歸檔提供一系列的便利條件，讓其快速、高效的完成，對檔案信息的利用提供條件。第二，抓好檔案編研工作。對于大事、變革、文件匯編等具有編研性的材料進行編撰，對單位的工作狀態進行了解，全方位對檔案信息資源進行開發，積極主動提供檔案服務。第三，改進檔案服務措施。對檔案工作特征進行研究，提供便捷的檢索途徑，提供多方面的服務活動，讓傳統的檔案利用模式得到改變，提高服務質量和效率。

總而言之，企業檔案管理是企業管理工作的基礎，可以為企業的發展提供信息資源。積極研究檔案管理工作的問題，對其進行積極的調整和糾正，讓檔案管理工作質量提升，為企業的發展提供幫助。

參考文獻

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