《山東國土資源》網絡采編系統應用分析

王秀元

(山東省地質科學研究院，山東 濟南 250013)

0 引言

期刊網絡采編系統以期刊社或編輯部內部局域網和Internet為基本平臺，以數據庫為中心，實現文章作者、編輯、讀者、審稿專家等多位一體的協作化、網絡化稿件處理平臺。系統可實現作者在線投稿、編輯在線審稿及編輯加工、專家在線審稿功能，大大提高了辦公效率，加強了與作者、審稿專家之間的聯系[1]。

《山東國土資源》期刊采用北京勤云科技公司采編系統已兩年有余，到目前基本實現了投稿、審稿、編輯加工的的網絡化管理，規范了工作程序，提高了工作效率。期刊網站投稿包括用戶登錄、用戶使用指南、通知通告等版塊。作者可通過用戶登錄中的“作者登錄”進行注冊投稿。并通過“過刊瀏覽”頁面免費下載《山東國土資源》期刊往期論文。作者注冊前要認真閱讀用戶使用指南，嚴格按說明進行注冊。

1 網絡采編系統的特點

(1)作者投稿程序及格式的優化

使用網上采編系統，投稿前作者必須使用郵箱進行注冊，填寫姓名、單位、通信地址、郵編、聯系電話、E-mail等信息，避免了此前收到稿件無作者、作者工作單位及聯系方式等問題；投稿時必須正確填寫標題、關鍵詞、摘要、基金項目等信息，規范了稿件格式；系統會自動登記、分配稿件編號，省去了進行稿件登記、輸入作者信息、回復審稿意見等工作，規范了投稿格式，減輕了編輯工作量。

(2)專家審稿環節的優化

采用網絡采編系統之前，《山東國土資源》期刊編輯都是通過E-mail或書面送達的方式將待審稿件發給審稿專家，并將送審信息手工錄入計算機進行登記存檔。稿件送審范圍相對較小，送審專家有限。采用網絡審稿系統以來，期刊審稿專家已達70余人。除原有專家群外，作者也可以推薦行業內的專家和優秀科研人員作為審稿專家。網上審稿系統可以記錄下審稿人的審稿意見，提供給編輯參考[2]。系統還設定了審稿周期，對延誤審稿時間的專家，系統可發送催審通知；若審稿期間有作者撤稿，還可向審稿專家發送終止審稿通知。若稿件內容不在該專家的研究范圍內，則該專家可直接反饋至編輯，請編輯部另找專家或者推薦同行業的其他專家[3]。審稿專家還可以直接對稿件進行批注或直接修改，上傳附件，供編輯及作者參考。

(3)編輯工作的規范化

網絡采編系統無需進行人工登記稿件、填寫作者信息、分配稿件編號等，減輕了的工作量。只需登錄網站便可對初審稿件進行處理，且稿件的審稿情況可自動記錄，點擊“處理歷史”，可以了解稿件從作者投稿到送編輯的整個流程。作者可通過網站直接查詢終審結果。主編、編輯及工作人員可以在各自的權限許可范圍內進行工作，了解有關稿件的全部情況，方便主編及時掌握來稿情況、編輯工作狀態及稿件的刊發進度。也有利于編輯及工作人員進行工作總結。此外，系統流程的設置在很大程度上避免了重復投稿。

(4)信息查詢的實時化

作者投稿后，可隨時登錄作者投稿系統查看稿件狀態，無需再通過郵件或電話方式與編輯部溝通與查詢，既節省了時間，也免去了工作人員人工查找稿件處理結果并再逐一進行郵件回復的環節。作者可隨時登錄系統查詢稿件狀態。對于已修改后發表稿件，作者可登錄系統查詢稿件修改意見，及時與編輯溝通。省去了以往稿件修改時先由編輯將修改意見發給作者，作者再將修改后的稿件發至編輯部郵箱、再由編務查找稿件責任編輯后轉發郵件的環節。通過《山東國土資源》網站可以直接查詢責任編輯、審稿專家及稿件狀態。

(5)信息共享

《山東國土資源》上傳了自創刊以來的所有過刊，供作者免費使用，實現了信息的共享和實時化查詢，解決了因網站收費而無法查詢相關資料信息的難題。與中國知網學術不端檢測結合，有效避免了論文抄襲行為的發生，有效避免了一稿多投和因抄襲而引發的版權問題。

2 使用網絡采編系統遇到的問題

(1)意識轉變問題。部分投稿者依舊使用郵箱發稿，或在嘗試進行在線投稿的同時,又通過郵箱進行投稿，致使同一稿件重復登記或者被遺漏。

(2)作者信息不規范。作者進行信息注冊時，不按照要求進行填寫，存在不用真實姓名注冊、信息不完整、聯系方式不準確等問題。稿件編輯過程中無法及時與作者取得聯系。

(3)投稿流程的規范性問題。作者投稿前未仔細閱讀投稿指南及注意事項。此類問題常見于修改后稿件的上傳，因作者對系統使用不熟練，導致修改后的稿件以新投稿的形式上傳，造成同一稿件的二次編號。比如，修改后的稿件以新投稿的方式上傳，若標題無變動，系統會自動識別，提醒編輯為重復投稿；但若修改過程中標題有變化，系統則無法識別，自動登記，致使稿件按新投稿處理，重新進入審稿階段。既耽誤稿件的刊發進程，又給編輯工作帶來麻煩。

(4)不按審稿意見進行修改。對于審稿專家提出的修改意見，部分作者不認真進行修改，或進行粗略修改后上傳。另以批注形式給出的審稿意見常被忽略。造成稿件修改達不到要求，進行二次甚至三次修改。

(5)系統異常及設置問題。《山東國土資源》使用在線投稿系統投稿后,出現過幾次網站無法訪問的情況，作者稿件無法上傳、審稿及編輯工作無法正常進行。

3 對策建議

(1)在線投稿系統對于大多數投稿者來說是一種新生事物,尚未得到部分作者的信任和支持,建議作者轉變思想，適應形勢，充分認識網絡采編系統的優越性，盡快適應并熟練應用網站投稿系統。

(2)注冊新賬號時，建議使用常用郵箱進行注冊，務必使用真實姓名，填寫正確聯系方式、單位、地址。注冊時信息填寫盡量完整，帶※項必填，編輯部會做好作者信息的保密工作。

(3)關于稿件的修改，建議作者收到審稿意見后，進行綜合修改并上傳。修改稿上傳后，作者無權對稿件進行修改，若仍有問題需要改動，需電話聯系編輯修改稿件狀態后，重新上傳。

(4)審稿意見默認情況下是審稿人的原始審稿意見,一般經適當的修改后給作者查看，稿件的退修或退稿意見均以此次審稿意見為準。作者應嚴格按照意見進行修改，并在修改說明處進行詳細說明。

(5)遇到網站無法登錄問題，建議作者及時告知，編輯部會及時聯系系統維護人員進行維修，待系統正常后，再進行投稿。對于外部因素引起的系統異常，及時更新維護系統，擴大系統內部空間，升級換代部分程序，加強安全防護工作，如采用防火墻技術、密碼技術、新一代網絡通信協議等[4]，常見問題及解決方法詳見表1。

4 結語

《山東國土資源》期刊網絡采編系統功能強大，實現了編輯流程的自動化與網絡化，對期刊科學化發展進程起到重要的推動作用。該系統在規范稿件格式、完善編輯工作流程及提高工作效率等方面起到了重要作用。在享受網絡化帶來便捷的同時，編輯部結合工作實際，靈活運用系統，建立了一套適應期刊管理與發展的自動化與人工處理相結合的工作方法。對于系統使用過程中遇到的問題，需要廣大作者與編輯一起互動，共同解決，使該系統更好的應用到期刊編輯工作中。

表1 網上投稿過程中常見問題及解決辦法

參考文獻：

[1] 李明.期刊網絡采編系統的應用[J].電腦知識與技術，2012，8(34)：332-333.

[2] 張倩，張宏翔.基于質量和時效兼顧的數字出版同行評議新行為研究[J].編輯學報，2012，24(6)：511-514.

[3] 黃崇亞，張武寧.期刊網絡采編辦公系統在編輯實踐中的應用分析[J].2009，(9)：158-159.

[4] 周志新，雪立，徐剛珍，等.科技期刊在線投稿系統應用中的問題分析及對策[J].編輯學報，2006，18(6)：435-436.

[5] 陶衛衛.《山東國土資源》插圖規范化探析[J].山東國土資源，2013，29(3)：64-66.