謅議會計電算化的內部控制

牟奇芳

摘 要：隨著計算機和現代信息技術在會計中的廣泛運用，會計電算化的推廣使用為高校財務管理工作創造了良好的條件，從20世紀80年代以來，會計電算化經歷了從無到有的發展過程，97%以上的單位已經實現了會計電算化。分析電算化存在的風險及出現的問題，并根據實際經驗提出幾點建議，以期對在信息化時代對中國會計電算化事業的發展提供幫助。

關鍵詞：信息化時代；會計電算化；內部控制

中圖分類號：F230 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2014）03-0162-02

隨著計算機和現代信息技術在會計中的廣泛運用，會計工作經歷了從手工會計到電算化會計的發展歷程。會計電算化不僅改變了會計信息的處理和存儲方式，而且對會計理論和實務都產生了重大影響。會計電算化已經成功地運用在各行各業。

一、會計電算化的特征

會計電算化是把電子計算機和現代數據處理技術應用到會計工作中的簡稱，是用電子計算機代替人工記賬、算賬和報賬，以及部分代替人腦完成對會計信息的分析、預測、決策的過程，其目的是提高企業財會管理水平和經濟效益，從而實現會計工作的現代化。其主要特征有四點：（1）數據處理代替了傳統的手工，而是以電子計算機為核心；（2）磁性介質是會計信息的主要載體；（3）數據處理高度集中化和自動化、編制報表簡單、數據分析準確、查詢速度快捷；（4）運算速度快、存儲容量大、信息資料高度共享。

會計電算化的特征，也賦予了特殊的優勢，具體表現在：會計軟件的應用減輕了會計人員手工記賬的工作量，大大提高了工作效率；提高了會計信息的質量。運用會計軟件的轉賬、核算等自動功能，降低了誤差，提高了準確度；培養了一批既懂計算機又懂會計的復合型人才，使得中國會計電算化向規范化、商品化、通用化、專業化方向發展；為企業信息化建設提供了經驗，推動了企業管理軟件市場的發展。

二、會計電算化面臨的問題

電子計算機和會計軟件是實現會計電算化的重要物質基礎，而計算機固有的缺陷給會計電算化帶來一定風險。計算機硬件主要包括計算機及其輔助設備，硬件系統是軟件和數據的生存環境，會計的所有數據資料都保存在計算機中，若硬件系統出現故障或遭到破壞時都會使會計工作受到極大影響，比如導致資料的丟失，數據的不可恢復性。而影響硬件安全的主要原因有：機器元件的質量、人為對計算機的破壞、自然災害的破壞等其他引起設備損壞等。

配備會計軟件是會計電算化的基礎工作，選擇會計軟件的好壞對會計電算化的成敗起著關鍵性的作用。若軟件通用性差，將造成數據共享性差，在單位內部難以互相交流，影響企業整體的信息化等。同時各類病毒肆虐，黑客襲擊，軟件存在漏洞，都給計算機帶來安全隱患。

會計電算化由傳統的人與人之間的聯系，而部分地轉變為人與計算機的關聯。會計賬目、貨幣現金、信息存儲、文件傳遞等都變成了電子文件存于計算機內。因為計算機的特點將很容易使這些信息被刪除或篡改而不會留下任何痕跡，同時數據庫技術的提高使數據高度集中，未經授權的人員有可能通過計算機和網絡瀏覽全部數據文件，復制、偽造、銷毀企業重要的數據。因此發現計算機舞弊和犯罪的難度較之手工會計系統更大，計算機舞弊和犯罪造成的危害和損失也可能就更大。在另外一方面電磁介質也易受損壞，且有丟失或毀損的危險，所以會計電算化對會計檔案管理形式提出了更高的要求，在保存資料存在著風險。

三、會計電算化進行內部控制存在問題分析

當前會計數據處理以計算機單機和計算機網絡為主。作為會計信息系統重要組成部分的內部控制，在電算化會計信息系統環境下，其作用不是削弱而是加強了。它的控制手段呈多元化趨勢，對控制本身的要求更加嚴格，電算化會計信息系統進一步向深層次發展，這些改變既給單位帶來效益，同時也帶來了內部控制上的問題和挑戰。

1.無紙化特點削減傳統的內部控制制度。電算化會計系統改變了會計憑證的形式，在電算化會計系統中，會計和財務的業務處理方法和處理程序發生了很大的變化。傳統的手工會計系統，如原始憑證、記賬憑證、明細賬、總賬等均由不同的會計人員分別記錄并保管。即按經濟業務的性質分為不同的工作職責，并由不同的人員分管，彼此構成了一個內部相互牽制網從而不易出現舞弊行為。而一旦出現問題，也可按各自的職責追究責任，同時未經授權任何人都難以瀏覽到所有的會計資料。而對于利用計算機進行網上交易、無紙化交易等的推行，每一項交易發生時，有關該項交易的有關信息由業務人員直接輸入計算機，并由計算機自動記錄，原先使用的每項交易必備的各種憑證、單據被部分地取消了原來在核算過程中進行的各種必要的核對、審核等工作，有相當一部分變為由計算機自動完成了。因此，電算化會計系統的內部控制內容變得更為廣泛、技術要求更高。

2.內部控制制度建設存在缺陷。會計電算化環境下的內部控制制度由系統控制與管理控制共同構成，系統控制主要由軟件集成，而管理控制由企業自己設定并加以管理。但目前很多企業對其認識不夠，兩者都存在不足。在計算機系統控制中，沒有建立起為防止舞弊或欺詐，有效的職責劃分和不相容職務分離系統。而在管理控制中，沒有嚴格按照《會計電算化工作規范》建立有效的會計電算化崗位責任制、會計電算化操作管理制度、計算機硬軟件和數據管理制度、電算化會計檔案管理制度的會計電算化內部管理制度。同時內部控制制度的制定未能結合單位實際，缺乏操作性。一個良好的內部控制制度應該是在對企業性質、管理要求、人員配備、軟硬件等情況進行了全面分析后制定的。企業的管理各具特色，會計電算化內部控制制度應結合本單位實際情況制定，但有些單位缺乏進取，內控管理模式落后，不能適應新時期的需要。

3.財務軟件的使用效率、效益有待提高。當前信息技術飛速發展，計算機及其軟件更新較快，財務軟件種類繁多，而且功能日趨完善和強大。我們應用財務軟件，目的不僅僅是可以提高工作效率，更重要是為相關各方提供有用、高效的數據資料以供企業決策，使會計作為參與企業經營管理的手段發揮各項功能。但目前很多企業電算化水平低，對財務軟件的功能開放和利用效率還遠遠不夠，會計軟件通用性差、集成化程度低。各公司間的軟件無法進行數據交換、信息共享和控制管理，不能與企業內部其他管理子系統融為一體，很難形成整個企業的管理信息系統。endprint

四、會計電算化內部控制的措施

為了保證會計信息的真實、可靠性，實現電算化會計系統正常、安全、有效地運行，消除可能發生的危害，提升單位或企業的整體管理水平，以保障單位管理目標的實現，就必須建立和健全電算化會計系統的內部控制制度和措施。

1.建立計算機硬件、軟件和數據管理制度。保證計算機正常運行是進行會計電算化的前提條件，因此要經常對有關設備進行保養，防止意外事故的發生；確保會計數據和會計軟件的安全保密，防止對數據和軟件的非法修改和刪除；對磁性介質存放的數據要保存和雙備份；在軟件修改、升級和硬件更換過程中，要保證實際會計數據的連續和安全，并由有關人員進行監督；健全計算機硬件和軟件出現故障時進行排除的管理措施，保證會計數據的完整性；增加計算機防病毒功能，提高安全性，完善會計檔案管理工作。

2.建立會計電算化管理制度。建立會計電算化崗位責任制，要明確每各個工作崗位的職責范圍，切實做到事事有人管，人人有專，辦事有要求，工作有檢查。明確規定上機操作人員對會計軟件的操作工作內容和權限；預防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等會計數據未經審核而登記機內賬簿；操作人員離開機房前，應執行相應命令退出會計軟件；根據實際情況，由專人保存必要的上機操作記錄，記錄操作人、操作時間、操作內容、故障情況等內容。

3.加強會計電算化人員業務能力。會計電算化已成為一門融會計學、管理學、電子計算機技術、信息技術等為一體的綜合性學科，這就要求會計人員即要精通會計業務，又要精通計算機技術和計算機數據處理技術。

單位應該對會計人員進行系統的在職培訓，有計劃地開展會計人員能力的訓練工作，推動單位建立高效的會計信息系統，使得會計電算化向規范化、商品化、通用化、專業化方向發展。同時單位加強對會計人員的職業道德水平教育，誠實守信，遵紀守法，確保工作的順利進行。

五、結束語

完善的會計電算化內部控制，能有效地保證會計信息的正確可靠性，保證各項會計處理符合國家會計法規的要求，提高了會計工作效率，為企業的管理決策提供高質量的會計信息。

參考文獻：

[1] 艾亞麗.淺談電算化會計系統的內部控制[J].商場現代化，2007，（2）.

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[3] Stony Brook Universitys system of internal control[EB/OL].http：//www.sunysb.edu/audit/icmanualnew.shtml.

[責任編輯 陳鳳雪]endprint