英國倫敦大都會(huì)檔案館工作印象

冷旭川

摘要：本文介紹了英國倫敦大都會(huì)檔案館館藏檔案的情況，館藏檔案的收集征集工作、利用工作以及大都會(huì)檔案館的庫房管理，大都會(huì)檔案館的宣傳和推廣工作。

關(guān)鍵詞：檔案機(jī)構(gòu)大都會(huì)檔案館檔案工作

中國檔案培訓(xùn)團(tuán)于2013年9月26日出訪了英國倫敦大都會(huì)檔案館（以下簡稱大都會(huì)檔案館），檔案館館長吉姆·匹克先生親自接待了我們，并向我們介紹了大都會(huì)檔案館的工作基本情況。大都會(huì)檔案館建筑主管提姆·哈瑞斯先生全程陪同考察并與我們交流了檔案工作的相關(guān)問題，下面簡要介紹大都會(huì)檔案館的基本工作情況。

一、大都會(huì)檔案館簡介

倫敦大都會(huì)檔案館位于英國倫敦克拉肯威爾北安普頓路40號(hào)，是一座緊鄰街道的五層紅白相間的磚混建筑，整體建筑呈回廊形，與這座城市的建筑風(fēng)格有機(jī)融和。檔案館對面社區(qū)花園里各類植物生機(jī)盎然，周邊環(huán)境恬靜而安適。大都會(huì)檔案館總建筑面積大約是14000平方米，現(xiàn)在使用的建筑前身是個(gè)印刷廠，于20世紀(jì)30年代啟用并改造成為現(xiàn)在的檔案館已經(jīng)有30年。大都會(huì)檔案館設(shè)立于1883年，距今已有130年的歷史，檔案工作在倫敦金融城政府成立之前就已開展。1986年開始有了大倫敦市的概念，大倫敦市共有33個(gè)政府機(jī)構(gòu)，包括32個(gè)自治區(qū)政府及金融城政府，大多數(shù)區(qū)政府都有了自己的檔案館，有些金融城之外的檔案就建議保存在各自區(qū)政府的檔案館，1986年以后大都會(huì)檔案館就不再干涉金融城外的檔案工作。

金融城在大倫敦市的地位較為特殊，一直保持獨(dú)立及高度的自治。金融城政府的管理者由伊麗莎白女王直接任命，該管理者具有和倫敦市市長同樣的級(jí)別，而倫敦市長則是由選舉產(chǎn)生的。大都會(huì)檔案館由倫敦市金融城政府進(jìn)行管理，目前政府撥給檔案館的經(jīng)費(fèi)是每年400萬英鎊（約4000萬人民幣），全職工作人員90人。

二、大都會(huì)檔案館的館藏檔案情況

大都會(huì)檔案館的檔案工作與英國其他檔案機(jī)構(gòu)的工作內(nèi)容相似，包括對政府的現(xiàn)行文件管理及檔案的保護(hù)和修復(fù)工作。具體有倫敦金融城政府的文件、法院文件、著名的政治家私人的相關(guān)文件、相關(guān)的學(xué)校和醫(yī)院的記錄、圣保羅大教堂的婚姻和死亡墓地的檔案。館藏檔案不單只保存?zhèn)惗亟鹑诔堑膬?nèi)容，也保存有整個(gè)倫敦市的檔案及更多關(guān)于倫敦城外的歷史記錄，其中記錄了很多倫敦乃至整個(gè)國家的大事件。如十四世紀(jì)爆發(fā)的黑死病、1666年的倫敦大火、二十世紀(jì)的兩次世界大戰(zhàn)；有長度達(dá)到十米的鐵路設(shè)計(jì)圖紙、泰晤士河上著名的倫敦塔橋的競標(biāo)設(shè)計(jì)草案等。

金融城地處倫敦市的核心，其歷史已經(jīng)超過了一千年，因此大都會(huì)檔案館館藏中有很多非常珍貴的與之相關(guān)的檔案，如大文豪莎士比亞（Shakespeare）的相關(guān)檔案；杰出的英國浪漫派詩人約翰·濟(jì)慈（John Ke？ ats ）以及對世界的司法史具有重要貢獻(xiàn)的《大憲章》等等。最早的館藏檔案始于1067年，是一份城鎮(zhèn)特許狀。1600年以前留存的檔案很多使用拉丁語記錄，之后大部分都是用英語記錄。館藏檔案數(shù)量排架長度達(dá)到了一百公里，在英國除了英格蘭的國家檔案館外大都會(huì)檔案館是第二大的檔案館，是全世界保存城市記錄最好的綜合檔案館之一。

尤其值得關(guān)注的是大都會(huì)檔案館中還有很多關(guān)于中國的檔案資料。其中最早的檔案資料是在1850年在上海進(jìn)行中英貿(mào)易的照片檔案。另外在1968-1986年之間，倫敦市政府機(jī)構(gòu)專門還對華人進(jìn)行記錄，其內(nèi)容來自倫敦市32個(gè)自治區(qū)的中國人社區(qū)。同時(shí)，大都會(huì)檔案館專門對華人進(jìn)行口述史的記錄，形式包括檔案、錄像帶和錄音磁帶，其內(nèi)容是華人如何移民英國并居住在倫敦的相關(guān)專題，近期將以多媒體形式出版發(fā)行。另外，他們和華人社區(qū)合作了一個(gè)名為“龍的足跡”的項(xiàng)目，鼓勵(lì)華人把個(gè)人記錄向檔案館捐獻(xiàn)，目前已經(jīng)有19位卓越的華人捐獻(xiàn)了個(gè)人記錄，如第一家開設(shè)海外新華社的華人。

三、大都會(huì)檔案館檔案的收集和征集工作

英國法律要求出生死亡登記、法院、政府文件等由檔案館保存，大都會(huì)檔案館和金融城政府相關(guān)機(jī)構(gòu)有很好的合作，雙方達(dá)成協(xié)議，每一年將文件記錄主動(dòng)交到檔案館。移交單位將檔案按照法律、財(cái)務(wù)等大致分類后交給檔案館，館內(nèi)工作人員再進(jìn)行細(xì)致整理后上架保管。

除了依法接收檔案以外，公眾也會(huì)將文件記錄等以禮物形式贈(zèng)送給大都會(huì)檔案館，機(jī)構(gòu)則以租借保留所有權(quán)的形式向檔案館寄存檔案。同時(shí)，檔案館也會(huì)就一些主題內(nèi)容征集相關(guān)檔案。目前，如奧運(yùn)會(huì)的館藏檔案依法接收的比例是50%，其余的50%是主動(dòng)征集和贈(zèng)送的。

另外，大都會(huì)檔案館認(rèn)為需要將檔案工作和現(xiàn)實(shí)生活及商業(yè)用途緊密地聯(lián)系起來，對相關(guān)機(jī)構(gòu)的現(xiàn)行文件提供專業(yè)化的檔案管理，如對市政道路建設(shè)、教育機(jī)構(gòu)、律師事務(wù)所的現(xiàn)行文件提供專業(yè)化的保管工作。其意義所在，一是這些機(jī)構(gòu)能有專業(yè)的檔案管理，二是檔案館能系統(tǒng)地保存這些機(jī)構(gòu)發(fā)展的歷史，三是能讓納稅人或公眾看清檔案館的現(xiàn)實(shí)作用，認(rèn)識(shí)到納稅的意義。

四、大都會(huì)檔案館的利用工作

大都會(huì)檔案館的利用工作是在英國的相關(guān)法律環(huán)境下開展的，自1958年頒布的《公共檔案法》中規(guī)定，檔案的封閉期為30年，自檔案產(chǎn)生的下一年1月1日起滿30年將向社會(huì)開放。在2000年頒布的《信息公開法》中規(guī)定任何公共部門都應(yīng)該將信息公開，不公開則需要批準(zhǔn)。規(guī)定中確定任何人都可以到大都會(huì)檔案館利用檔案。在這里利用檔案既有收費(fèi)項(xiàng)目，也有免費(fèi)項(xiàng)目，在復(fù)制檔案時(shí)則適當(dāng)收取一定費(fèi)用，凡查閱檔案原件的利用者都要先進(jìn)行身份注冊。據(jù)統(tǒng)計(jì)每年有3萬人到大都會(huì)檔案館利用檔案。其中，很多利用者在館藏檔案資源中尋找家族的歷史，一些現(xiàn)代建筑師在查詢倫敦歷史建筑檔案的同時(shí)，利用不同時(shí)期、不同風(fēng)格的館藏檔案來參考設(shè)計(jì)現(xiàn)代建筑，以此來保障新建筑與歷史建筑的規(guī)劃設(shè)計(jì)上的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

大都會(huì)檔案館與利用者建立網(wǎng)絡(luò)互動(dòng)方式以提供便捷一流的服務(wù)。例如開設(shè)網(wǎng)站、咨詢、電話、電子郵件等不同方式的服務(wù)措施。為此，網(wǎng)站上有600萬件館藏檔案的目錄信息，很多人可以在網(wǎng)上查找目錄后，再到檔案館繼續(xù)利用。2012年共收到25000份各類利用咨詢。公眾利用網(wǎng)站查檔檢索時(shí)，利用者在網(wǎng)上先注冊一個(gè)號(hào)碼，登錄以后再開始進(jìn)行目錄信息檢索，檢索到所需要的目錄信息后，可以選擇是現(xiàn)在利用，還是在以后的一定時(shí)間進(jìn)行利用，后臺(tái)工作人員都會(huì)及時(shí)處理。用戶也可以將自己檢索的記錄收藏，下次檢索時(shí)可以直接打開已經(jīng)收藏的條目來提高效率。為此，檔案館網(wǎng)站去年的點(diǎn)擊量達(dá)到2800萬次。endprint

五、大都會(huì)檔案館的檔案數(shù)字化工作

大都會(huì)檔案館在做好基礎(chǔ)工作的同時(shí)還把檔案館重要的和利用率高的相關(guān)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理并及時(shí)呈獻(xiàn)給公眾。檔案館自身也為公眾提供掃描、復(fù)制服務(wù)。另外，檔案館與私人公司合作，完成重要檔案的掃描數(shù)字化工作。例如請專門的私人公司對出生、死亡等歷史登記檔案進(jìn)行數(shù)字化工作，至今按照人名統(tǒng)計(jì)達(dá)到了7000萬個(gè)。由于館藏檔案數(shù)量龐大，目前已經(jīng)數(shù)字化的檔案數(shù)量僅占全部館藏量的2%。

六、大都會(huì)檔案館的庫房管理

大都會(huì)檔案館大樓非常堅(jiān)固，因此為檔案的安全保管工作提供很好的保障。由于檔案館在金融城中又處于倫敦市寸土寸金的核心地帶，因此檔案館的空間利用率就要求很高，庫房均采用了密集架。一些不常用的但是法律要求永久保管的檔案置于架子的最高層，檔案全部放在盒子里（檔案館根據(jù)尺寸用機(jī)器自己制作），同時(shí)對破損檔案盡量做一些修復(fù)工作。

檔案館還根據(jù)檔案的內(nèi)容分類保存，依據(jù)載體分別存放在不同的庫房里。紙質(zhì)檔案的庫房保管溫度是18℃、濕度是50%。館內(nèi)總共35個(gè)庫房，采用設(shè)備調(diào)溫調(diào)濕的庫房只有一半，其他庫房全部是利用自身墻體控溫控濕，節(jié)省大量的運(yùn)行費(fèi)用。另外，檔案館每年會(huì)將保管期限到期的檔案交由專業(yè)公司銷毀。

七、大都會(huì)檔案館的宣傳和推廣工作

大都會(huì)檔案館非常重視宣傳和推廣工作，具體的推廣活動(dòng)都在檔案館專門的網(wǎng)站上進(jìn)行，期間會(huì)和使用者互動(dòng)。網(wǎng)站設(shè)置了論壇，大家可以就共同感興趣的話題進(jìn)行探討。檔案館網(wǎng)站和金融城、政府及其他機(jī)構(gòu)的網(wǎng)站設(shè)有鏈接，但是之間也有競爭，如何吸引公眾的眼球和關(guān)注檔案館工作是他們宣傳中面臨的一個(gè)課題。目前網(wǎng)站廣泛使用社交網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行推廣，例如facebook公共軟件，在fleeker（音）社交網(wǎng)站中上傳了大量的照片，把館藏照片放在這個(gè)網(wǎng)上，是作為宣傳和推廣大都會(huì)檔案工作的一部分。

檔案館會(huì)利用館內(nèi)空間作一些專題的展覽，平均每年推出3-4個(gè)展覽，如在2012年的倫敦奧運(yùn)會(huì)舉辦時(shí)，需要展示出1908和1948年舉辦的兩屆奧運(yùn)會(huì)的以往記錄，正好館藏檔案中有倫敦舉辦前兩屆奧運(yùn)會(huì)的相關(guān)記錄，檔案館制作了相關(guān)的展覽和展示據(jù)此作了很大的貢獻(xiàn)。我們訪問期間館內(nèi)正在展出的《莎士比亞的生活和時(shí)代展覽》（Life and Times Of Shake？ speare）。按計(jì)劃近期還要制作檔案修復(fù)工作的展覽。與此同時(shí)檔案館也會(huì)將這些展覽租借給其他機(jī)構(gòu)使用，如博物館、檔案館、圖書館等。

檔案館也會(huì)舉辦一些檔案及檔案工作的普及活動(dòng)。例如，請員工或志愿者來館給公眾講課，講授如何正確利用檔案館的普及工作和如何利用檔案學(xué)習(xí)、學(xué)術(shù)研究、探究家族史等相關(guān)知識(shí)。

另外，大概10年前檔案館就認(rèn)識(shí)到對學(xué)生進(jìn)行歷史和科技知識(shí)普及的重要性。檔案館每年都要針對不同年齡段的學(xué)生安排活動(dòng)，同時(shí)專門配備了三個(gè)老師。就此專門制作了一個(gè)針對學(xué)校教育的小冊子，里面講述如何通過檔案查找他們感興趣的內(nèi)容，檔案能夠給他們的生活帶來什么？如何通過檔案告訴孩子們成為一個(gè)良好的市民等等信息。小冊子中還包含了文化遺產(chǎn)方面的內(nèi)容以及相關(guān)活動(dòng)時(shí)間的介紹，在宣傳中這里的小冊子起到了很好的推廣作用。

檔案館也會(huì)定期深入社區(qū)和基層進(jìn)行互動(dòng)，展示檔案的重要性，普及檔案知識(shí)讓社區(qū)群眾有意識(shí)地記錄社區(qū)生活，如在社區(qū)里面進(jìn)行口述史的相關(guān)記錄等，以此來推進(jìn)和宣傳大都會(huì)檔案館的各項(xiàng)工作。

作者單位：北京市檔案局endprint