以檔案利用需求為導向全面提升檔案館服務社會能力

馬魁

摘要：通過對平谷區檔案館館藏利用情況的調查研究，提出了全面提升檔案館服務社會能力的基本途徑和主要方法。

關鍵詞：檔案館檔案利用檔案服務

檔案利用，是檔案利用者通過檔案利用工作系統查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現的過程，也是直接體現檔案事業社會職能的一項工作。

作為區（縣）級檔案館，檔案利用更多的是與本區域內廣大人民群眾生活息息相關的檔案。那么近幾年來，檔案利用現狀能否滿足利用者需求，檔案部門應該如何提升檔案館服務社會能力，是我們應該認真思考的問題。

一、平谷區檔案館館藏和利用的基本概況

（一）館藏數量和結構的變化

從表1看出：館藏檔案由2007年的126個全宗，149413卷/件，增長到2012年的136個全宗，218984卷/件。2012年館藏總量是2007年的1.5倍，館藏數量增長迅猛，大大提升了館藏存儲量，豐富了館藏內容。

從表2可看出：館藏檔案結構更加趨向專門檔案，且專門檔案多為涉及民生類檔案，更加適應現今廣大利用者的利用需求。

（二）館藏利用的變化

檔案利用是檔案館的一項日常工作，是檔案工作為全區各項事業服務和全區百姓服務的直接手段。隨著社會檔案意識的普遍提高，檔案利用工作的重要性正日益得到強化。檔案利用的主體已由檔案的形成機關擴展到全社會，且96%為普通百姓。其利用的內容呈多元化，由紅頭文件逐步向房產、婚姻、兵役、招工等民生類檔案擴展。檔案利用工作在社會各方面的作用越來越重要。檔案館積極調整館藏結構，豐富館藏內容，全力提升檔案服務社會的能力，在促進全區經濟建設、建設幸福平谷、維護和諧穩定方面發揮更大的作用（參見表3）。

二、全力提升檔案館服務社會能力的主要方法

檔案利用是檔案工作的最終環節，也是檔案作用得以體現的關鍵環節。如何使館藏檔案最大限度地發揮其自身價值，使檔案利用工作成為領導決策的好參謀、部門開展業務的好助手、百姓辦事的好幫手等等，筆者認為應從以下幾方面著手：

（一）緊緊圍繞區域建設，緊抓重點工作，主動服務

2008—2009年，夏各莊鎮、馬坊鎮政府因為新農村建設，需查閱4個村的宅基批示情況。此項工作任務重，時間緊，檔案館主動與相關部門聯系，提前做好各項準備工作，為其出證所需兩千余份檔案。為拆遷辦及早核實情況，制定合理的整體規劃、搬遷、回遷方案等，提供了第一手檔案材料，充分發揮了檔案參謀助手的作用。

同時，伴隨著黨的各項政策的落實，幾年來涌現了多次查檔高潮。如2008年“科技檔案查檔潮”：汶川地震后，為區教委所屬各中、小學對教學及辦公樓作抗震排查，提供了大量基建設計、施工圖紙等；2008-2010年“兵役檔案查檔潮”：為退伍老兵享受國家補貼待遇提供原始憑證，為相關部門準確決策提供了第一手的檔案材料；2009年“婚姻檔案查檔潮”：提供婚姻檔案為補證、領取計生補助、申請二胎、房屋過戶、貸款等各類需求者服務；2009-2012年，迎來“房產檔案查檔潮”：提供房產檔案為村民核實尺寸、產權歸屬、享受保溫補貼、拆遷辦制定各類規劃和方案等提供依據。

（二）適應信息時代，提供便捷服務，充分發揮檔案利民作用

平谷區檔案館自主開發了“平谷農村檔案資源共享服務平臺”，把涉農政策、政府公開信息、已公開的檔案目錄和部分原文全部整合，通過平臺發布涉農政策、綠谷文化、綠谷特產、旅游檔案、視頻等涉及百姓生產、生活等方面的實用信息，打造“一站式”檔案信息資源共享和服務平臺，為社會提供全方位的檔案信息服務。通過平谷農村檔案資源共享服務平臺，使村民不出村，即可將各種檔案一“網”查盡，實現“鼠標一點，應有盡有”，為社會、百姓提供高效優質的利用服務。

（三）滿足多方需求，提升檔案館服務能力

1.依托互聯網媒體優勢，加強對外宣傳力度。一是將檔案館及基層單位典型利用實例材料張貼在網絡宣傳。通過網絡宣傳，擴大了檔案利用的影響面，更多的基層檔案工作者參與進來，積極撰寫、上傳稿件，檔案利用的服務熱情明顯增強，形成了全區聯動的良好氛圍。二是在平谷檔案信息網站開設網上展覽專欄。只要有網絡，人們可不受時間和地域的限制，隨時隨地登錄網站參觀展覽。展覽主要通過深挖豐富館藏內容制作而成，通過觀看展覽可激發人們探知、利用檔案館藏內容的興趣。

2.多種宣傳模式并舉、激發利用檔案意識。采取“請進來，走出去”的宣傳模式：將廣大市民請進檔案館，使其對檔案及檔案工作有更加直觀的認識，親身感受檔案的文化價值與魅力，進一步提升檔案局（館）的知名度與影響力；開展“檔案服務村鎮社區”、“服務三農”等一系列下鄉活動，送檔案到百姓身邊，將檔案開發利用過程中的各種編研成果展示給公眾，從而拉近檔案局（館）與人民群眾的距離，拓展檔案局（館）公共服務職能。

通過宣傳，擴大人們對檔案的認知面，讓百姓了解檔案館所存檔案有許多是與自己生活有著緊密聯系的內容，在辦理許多事情時都離不開要查閱檔案，逐漸滲透要辦事先查檔案的檔案利用意識。

（四）適應農村需求，發揮資源優勢，提升檔案服務三農作用

充分發揮綜合檔案館優勢，以點帶面，帶動全區檔案利用遍地開花。

1.構建特色農業科技檔案樣板村，為農民增收致富服務。鎮羅營鎮北四道嶺村成為農業科技檔案規范化管理村，果農通過利用其科技檔案，提高了果樹管理技術。通過科學管理，果品的產量大增，口感與品質位居全區前茅，優質的果品迎得了沃爾瑪公司的青睞，與該村建立了農超對接，鮮桃日供沃爾瑪超市24噸，300戶桃農從中獲益。

2.構建特色民俗檔案樣板村，為農村旅游富民服務。以黃松峪鄉的雕窩市級民俗旅游村為例，建立民俗旅游接待戶家庭檔案，將部分照片上傳到雕窩民俗旅游網上進行宣傳，受到廣大民俗戶的好評，為民俗村帶來切實的收益。

3.構建新型農村檔案樣板村，為新農村建設服務。平谷區南定福村是北京市新農村建設試點村，在區檔案部門的協助下，利用檔案資料，舉辦了一期“南定福村發展變化成果展覽”，并在平谷檔案信息網、平谷政務網上展出，通過回顧新農村建設前后的巨大變化，從而珍惜現在來之不易的幸福生活，使廣大村民，特別是年輕人深受教育，收到了較好效果。

作者單位：北京市平谷區檔案局endprint