高校新建檔案館功能建設研究

高校新建檔案館功能建設研究

本文以高校新建檔案館功能為研究對象，介紹了新時期高校檔案館應具備的各種功能，為將要建設和已經開始建設檔案館的高校提供一些借鑒和參考。

高校；新建檔案館；功能建設

隨著我國高等教育事業的發展，目前很多高校都建設了具備自身館藏特色的檔案館。各高校檔案館在建設之初，除了要考慮到檔案館建筑結構的實用性外，還要考慮到檔案館功能建設的科學性。要建成一個現代化、多功能、適于高校教學、科研、管理和發展的檔案館，要具備以下功能：

一、儲藏功能

高校檔案館的第一功能就是對高校各部門在教學、科研、管理等活動中生成的一切具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料進行保管和儲藏。

（一）實現儲藏功能的空間要求

高校新建檔案館首先要保證檔案庫房、辦公區域及閱覽區域三部分獨立分開，再根據在校生的人數達標檔案庫房面積。新建檔案館的高校應根據自身的情況按比例增加檔案館庫房使用面積，并預留出足夠的檔案庫房空間，以備未來發展之用。

（二）實現儲藏功能的對象要求

高校檔案館管理的對象就是高校各個部門在工作中所產生的各種類別和載體的檔案，主要包括黨群、行政、教學、科學研究、產品生產與科技開發、基本建設、儀器設備、出版、外事、財會共計十個類別。另外，聲像載體檔案也是高校檔案的重要組成部分。高校檔案工作者要將檔案收集齊全，并按照全宗管理原則，對其進行科學的整理和保管。

（三）實現儲藏功能的數字化要求

高校檔案館要進一步完善館內的數字資源，加快檔案數字化進程。首先，要逐步完成對原有紙質檔案的數字化，另外，還應采用先進的數字化檔案管理軟件，對新生成的檔案進行數字化歸檔，逐步實現信息存儲數字化、信息傳播網絡化、信息資源共享化、利用服務多元化。

二、宣傳教育功能

《高等學校檔案管理辦法》明確指出：高校檔案機構應充分挖掘檔案資源，采取多種形式，積極開展檔案宣傳工作，以豐富大學文化和大學精神文明建設的內涵。而高校檔案館的宣傳教育功能主要包括兩個方面：

1.高校檔案館要對檔案館本身進行宣傳介紹，包括館舍結構、館藏情況、功能介紹、規章制度、軟硬件設施、服務指南、檔案法規、工作動態等等，并在學校校園網主頁上設立檔案館專欄，并通過設置各種鏈接讓師生們對本校檔案館及檔案工作有一個全面的了解。

2.高校檔案館肩負著對學校的歷史和現狀進行宣傳的重任。有條件的高校可以在檔案館的基礎上創建校史館，使之成為愛國主義教育和校史教育的重要陣地，將高校檔案館變成愛國主義的教育研究中心，增強廣大學生和教師對學校的了解和熱愛。

三、服務功能

高校檔案館的服務功能是通過提供利用檔案，為學校的各項教學、科研及管理工作服務得以實現的，這也對高校檔案工作者提出了更高的要求。

（一）創新檔案服務理念

高校檔案工作者要強化主動服務意識，認真研究利用者的利用方向，由原來的實體管理向信息開發和服務方向轉移，提供內容豐富的檔案信息資源為高校的各項工作服務。

（二）豐富高校檔案館館藏，優化館藏結構，提高館藏質量

高校檔案部門必須加大檔案收集力度，逐步建成門類齊全、結構合理、具備自身館藏特色的高校檔案館，以滿足學校乃至社會對檔案館的利用。

（三）加強檔案信息化建設，實現互聯網時代館藏資源的共享

利用計算機技術及網絡技術，實現服務手段的現代化，使利用者能快速、準確、便捷地查找到所需檔案信息，提高檔案的查全率和查準率。

（四）提高檔案工作者的素質

高校檔案工作者要進一步提高理論水平和業務能力，提供優質咨詢服務，努力探索高校檔案服務創新途徑，為師生及社會提供優質服務。

四、編研開發功能

高校檔案館的編研開發功能是以高校檔案館館藏的檔案信息為編輯研究對象，以學校和社會對檔案信息的利用需求為目的，通過研究各種載體的檔案內容，對檔案信息進行甄選、鑒別、研究、編輯，最終生成各種具有參考價值的文獻資料，最終滿足學校教學、科研、管理的利用需求，為學校和社會提供信息支持和利用。

1.各高校要加強檔案編研方面的人力資源建設。檔案工作者要加強學習，苦練內功，強化技能，不斷提高編研工作水平。

2.各高校要立足于本校檔案資源，充分利用檔案館館藏檔案資料，挖掘有用信息，實現對高校檔案資源的深層次開發。

3.各高校要提高編研產品的質量。編研產品的選題要從學校的實際出發，緊貼學校中心工作，撰寫出具有較高理論水平和實用價值的檔案編研精品。

五、學習功能

高校檔案館的學習功能是依托檔案館的以上四種功能提出的，是以上四種功能的延伸和升華，也是高校文化屬性的一種體現。

1.高校檔案館要經常性地舉辦各種主題的檔案展覽和檔案編研成果展覽，使參觀者能直觀地汲取到有用信息并身臨其境感受到檔案的價值，從而提高檔案的保護意識。

2.定期舉辦檔案知識講座，對在校師生進行信息檢索、利用等相關內容的培訓，使高校檔案館真正成為高校的信息中心以及師生交流的平臺，進一步拓展了檔案館傳播知識和開展社會文化教育等多種功能。

六、總結

綜上，高校檔案館的儲藏功能是基礎，宣傳教育功能是重點，服務功能是中心，編研開發功能是關鍵，學習功能是拓展。高校檔案館的此五種功能相互支撐，相互促進，共同構建了一個全方位、多元化的高校檔案館功能體系。新建檔案館的高校要開發好檔案館的各項功能，為高校的教學、科研、管理服務，更好地發揮高校檔案館的作用。