對高校檔案館以信息化建設促進業務建設的幾點思考

對高校檔案館以信息化建設促進業務建設的幾點思考

本文分析了高校檔案館因未能正確處理好信息化建設與檔案業務建設關系而出現的幾個主要問題，提出了信息化建設應立足檔案業務建設，圍繞學校要求和社會需求，有計劃、分步驟開展，達到以信息化建設規范檔案業務，用業務建設促進信息化建設的目標。

高校；檔案信息化建設；業務建設

隨著網絡技術、數據庫及多媒體技術日漸成熟和廣泛應用，世界各國的檔案工作正朝著數字化、網絡化的方向發展。采用現代信息技術，提高檔案管理和利用的水平，加快檔案信息化建設，是當前高校檔案管理工作改革發展的必然趨勢。我國高校檔案信息化建設從二十世紀九十年代開始，進入新世紀以來發展速度加快，少數綜合類高校已基本建成數字化檔案館，多數高校的信息化建設也已啟動，檔案信息化成為全國高校檔案工作普遍的熱點。

作為業界同仁，大多數高校檔案館建館時間較短，尚處在業務轉型和職能轉軌時期，存在檔案業務基礎薄弱，對檔案信息化建設認識存在偏差、建設規劃不明確等問題，影響了信息化和檔案業務建設。本文擬從高校檔案信息化建設存在的幾個問題出發，探討構建業務建設和信息化建設相互促進的工作思路。

一、存在的主要問題

（一）對檔案信息化建設認識存在偏差

認識檔案信息化的過程是教育思想、教育觀念轉變的過程，是以信息化為切入口對現實問題進行分析的過程。由于缺乏一套完整的理論，對信息化建設的認識存在偏差，工作中突出表現在片面追求數字化，把檔案文獻的數字化、檔案信息網絡化的建設等同于檔案信息化的建設等方面。許多檔案館在缺乏實施標準和指標體系指導情況下，檔案基礎工作準備不足，片面追求檔案工作的“現代化”、“信息化”，追求紙質檔案數字化的速度、進度、完成量，片面地認為館藏數字化加信息上網就是信息化。

（二）信息化建設“軟件”基礎薄弱

高校檔案館的職能定位主要是為教育教學工作服務。獨立建館之前，高校檔案的利用主要集中在工作查考上，對檔案信息服務要求不高，既沒有對檔案信息深度挖掘的動力，也沒有提供有特色信息服務的壓力，檔案數據庫建設嚴重滯后，更談不上整合所有檔案信息數據庫之后的二次檔案信息數據庫建設。以北京高校為例，大多數高校的信息化建設停留在紙質檔案數字化、檔案的案卷目錄和歸檔的文件目錄數字化的階段，有本校特色的檔案數據庫建設仍處在規劃設計階段。

在已經建立OA系統的高校中，檔案的數字化和電子文件的采集、接收程序建設落后。一是數據不完整，一些高校只錄一些基本數據。二是數據不準確，數據輸入時只圖簡單、省事，沒有仔細核對檢查，造成有的數據不準確。三是數據失真，對更新數據沒有及時修改補充，造成數據不能反映現實情況，失真情況嚴重。四是檔案目錄建設不完善，影響了數據庫的查全率和查準率，降低了檔案管理信息系統的使用率和可信度，延緩了信息化建設步伐。

（三）檔案信息開發不深入

目前，信息化技術發展的重點已經從技術向信息開始轉變。檔案信息開發不深入，仍停留在目錄錄入、數字化掃描上。目錄數據庫建設、檔案數字化雖然是信息資源開發的重要組成部分，但重“建設”，輕“利用”，難以發揮信息化建設對檔案工作的促進作用。如果檔案信息開發工作中只注重改變檔案信息的存儲方式——從傳統紙質檔案保管轉化為數字化、網絡化保管，而非尋求轉變帶來的信息利用方式的改變——從手工檢索查閱轉變為隨時隨地網絡檢索查閱；不能從對簡單的檔案信息查考轉變為對檔案信息資源的深度挖掘，發揮檔案信息的學術價值和社會價值，那么信息化建設就成了一道擺設，失去了它真正的意義。此外，各種檔案管理軟件中，沒有一種能夠在檔案編研方面發揮作用的，還需要人工操作來完成。這是檔案信息開發不深入的外部因素。

（四）適應信息化建設的組織管理結構尚未形成

組織管理是指通過建立組織結構，規定職務或職位，明確責權關系等，以有效實現組織目標的過程，是一項系統性的工作。檔案信息化建設是一項復雜的系統工程，它的有效開展與人力、財力、技術、政策、觀念等一系列組成要素和環境要素密切相關。建設目標能否實現，取決于各項要素的質和量對這些必備要素的組織狀況，而后者在很多情況下乃是成功的關鍵。

目前，高校檔案館的工作流程和運行機制是建立在對紙質檔案管理的基礎之上。信息化建設一般通過設立信息化建設崗位或者信息化科室開展，任務集中在檔案館網頁維護上，沒有深入開展信息化建設的動力和能力，對檔案業務促進不明顯。檔案館的管理者要以這些要素為對象，研究最優化、最有效的組合方式，根據建設目標和實際需要制定并采取一系列務實的組織管理措施。

二、對策和方案

檔案管理者要有檔案業務和信息化建設統籌發展的意識，應圍繞信息化主線，構建新的檔案管理機制。以業務重組為抓手，優化工作流程。制訂信息化建設規劃，明確發展路徑，有計劃、分步驟做好特色數據庫建設。加強人員在信息管理方面的培訓，走檔案業務和信息化建設相互促進之路。

（一）統籌規劃業務建設和信息化建設

根據學校發展的需要，制定信息化建設目標，擬定建設路徑和時間表。構建新的檔案信息管理機制，優化工作流程，確定信息化建設需要的檔案基礎業務標準和規范，將檔案業務建設的重點統一到為信息化建設打基礎、做鋪墊上來。在日常工作中，強化工作人員檢索意識，提高檔案著錄標引水平，強調對檔案信息資源的分析和挖掘，加強與各部門的業務銜接，實現檔案工作環節前置，為信息化建設打基礎。

（二）調整管理方式和工作流程

信息化建設第一個階段標志性成果就是改變過去館藏紙質化的狀態，實現館藏檔案的數字化。館藏檔案數字化意味著，檔案管理由傳統的物理管理為主向邏輯管理為主轉變。這必將帶來分工和流程的變革，給傳統紙質檔案管理的工作流程和管理方式帶來巨大沖擊。因此，要積極適應這種變化，探索建立以檔案信息分析、挖掘和利用為重心的組織架構，不斷優化工作流程和管理方式。

（三）建立檔案信息利用開發機制

檔案信息資源開發反映了檔案信息由保管向利用的一種高層次轉化，這是一項以實現檔案價值為目的的信息服務工作。高校檔案館主要是為學校決策和廣大師生服務。首先，要立足館藏實際，加大編研力度，以建立專題數據庫為目標，開展定向專題信息服務。其次，信息資源開發應建立在滿足用戶需求基礎上，強調效益原則。實際工作中需要處理好“需求”、“開發”、“利用”三者之間的關系，尤其應積極開展網絡服務，發展網絡信息用戶，利用網絡優勢，方便、快捷地同信息用戶建立點對點聯系，隨時向用戶提供特定需求信息。

（四）加強檔案館網站信息功能的建設

隨著高校信息化工作的發展，電子文件的接收越來越多，檔案館要適應變化，將工作重點逐步轉移到檔案信息的整理、組織、分析和深度研究挖掘上來。檔案信息化建設的核心是信息資源開發，而信息資源開發的最終目的是提供利用。網站建設要體現出這點，即充分發揮出檔案部門的信息服務功能。檔案館網站既要在檔案宣傳，工作交流上發揮作用，更要滿足多方面的信息需求，發展檔案的綜合服務功能。要逐步增加能夠上網的檔案信息數量，使廣大師生員工可以直接通過計算機上網查詢到需要的檔案信息，既提高了工作效率，還能提高檔案館的知名度和社會聲譽。

（五）推進特色檔案信息數據庫建設

目前檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。高校辦學特色突出表現在人才培養和學科建設上，檔案數字化和數據庫建設要有針對性的放在反映館藏特色的教學和科研檔案信息上。其中，人才培養目標、重點學科建設、專業設置和實驗室建設、科學研究水平和重大科研項目等，應成為數字化重點，盡可能齊全、系統化地將這些檔案數字化。其次，要將高校檔案館中有長遠利用價值的，例如學籍檔案、成績檔案、科研成果檔案、師資檔案等檔案信息，這些是檔案數字化重點和后期編研核心。

對館藏的紙質檔案進行數字化處理，是數據庫建設的基礎，可以從三個方面開展：一是案卷目錄數字化，將案卷目錄、歸檔文件目錄輸入檔案管理系統，建立檔案目錄數據庫，這是首要工作。條件成熟可以推進文件級目錄數據庫建設。二是專題數據庫建設。對檔案信息進行分析加工，對學校經常使用的基本數據信息優先進行數字化處理，尤其要抓好對檔案信息的挖掘工作，編制諸如機構設置狀況數據庫、干部任免數據庫、教師職稱晉升數據庫等，更好滿足需求。三是在專題數據庫建設取得經驗的條件下，穩步開展全文數據庫，多媒體數據庫建設，為最終實現數字化檔案館打基礎。

（六）加強信息管理技能培訓

建設數字化檔案館意味著傳統管理方式和工作流程將發生變化。例如，檔案征集可以在網上完成，或者以電子文件的形式將檔案移交到檔案館。由于缺乏統一標準，檔案信息格式、結構的不一致，不兼容，無法轉換，給檔案工作帶來麻煩。因此，信息化建設要求檔案工作者必須具備相當的計算機和電子文件管理知識，否則將不能勝任新的工作要求。

大多數高校目前已經建成校園網絡，并由網絡中心負責全校網絡的日常運行工作。檔案館在人才引進和培訓方面應該將重點放在檔案信息采集加工、數據庫建設、檔案信息的分析和利用等方面，將網絡運行的具體任務交給網絡中心處理，主要在檔案信息的處理和利用上加強培訓力度，更好發揮檔案館的信息服務職能。

三、結語

高校檔案信息化是學校信息化建設的一個重要組成部分，是衡量學校信息化建設水平的重要標志。要把握信息化發展重點由“技術”向“信息”轉變的趨勢，適應新的建設要求，重視和規范檔案業務工作，促進業務建設和信息化建設協調發展，使檔案工作不斷邁上新臺階。

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