淺析文書檔案管理中存在的問題及對(duì)策

淺析文書檔案管理中存在的問題及對(duì)策

文書檔案管理的優(yōu)劣，是單位檔案管理水平中，關(guān)鍵的衡量標(biāo)準(zhǔn)。文書檔案管理工作，在單位的管理過程中發(fā)揮著重要的作用，單位的發(fā)展，需要把文書檔案管理工作做好，因此文章討論了如何保證文書檔案管理的完整性與準(zhǔn)確性。

文書檔案；管理；對(duì)策

事業(yè)單位文書檔案管理水平的優(yōu)劣，對(duì)文書檔案資料的質(zhì)量、完整性和利用效果有著直接關(guān)系和影響，只有對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)行管理，包括科學(xué)化和規(guī)范化，方可真正實(shí)現(xiàn)管理的價(jià)值，切實(shí)發(fā)揮文書檔案的作用。

一、企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)狀

（一）對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不充分

目前，在文書檔案的管理方面，事業(yè)單位還存在著許多問題，必須要先具備一個(gè)清醒的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)文書檔案管理工作的開展。雖然文書檔案的管理不能給事業(yè)單位帶來直接效益，對(duì)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展但從長(zhǎng)遠(yuǎn)意義上來講具有重要作用。很多事業(yè)單位忽視事業(yè)單位的文書檔案管理工作的重要性并沒有明確這一點(diǎn)，對(duì)企業(yè)管理制度的有效實(shí)施具有極大的制約性，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展嚴(yán)重阻礙。第一，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者在這方面不夠重視，總是要求事業(yè)單位效益的最大化，只追求短期的短暫效益，忽視事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，對(duì)事業(yè)單位文書檔案管理工作投入不夠。第二，在這方面事業(yè)單位員工也不夠重視，員工也是單純的認(rèn)為這一工作是個(gè)冷門，事業(yè)單位文書管理工作沒有技術(shù)含量，因此沒有績(jī)效，造成工作不上心工作效率低工作質(zhì)量低，沒有積極性，這樣很容易出現(xiàn)管理上的錯(cuò)誤。

（二）文書、檔案鏈接混亂

文書和檔案在文書檔案管理工作中是兩個(gè)不同的工作項(xiàng)目，它們?cè)谝欢ǔ潭壬希嗷^(qū)別也相互連接并相互影響。文書工作是完成檔案工作的必要條件，所有的檔案工作都是以文書工作的順利完成為基礎(chǔ)的。正因?yàn)槿绱耍鼈兓ハ嘤种萍s者、影響著，所以兩個(gè)工作能夠有效完成的重要保障前提是兩個(gè)工作的鏈接順利，其意義是很重大的。但很多事業(yè)單位還存在著許多問題，在文書工作和檔案管理工作中文書和檔案的銜接不當(dāng)，這是這些問題中最主要的部分，因?yàn)槲臅ぷ鞯牟灰?guī)范不準(zhǔn)確，造成檔案管理工作混亂是經(jīng)常的，對(duì)文書管理工作的正常運(yùn)行有嚴(yán)重影響，對(duì)文書檔案管理工作的效率降低了，嚴(yán)重影響檔案的質(zhì)量。

（三）員工質(zhì)量不高

很多事業(yè)單位聘請(qǐng)的檔案人員，大都缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，很多人在入職前都沒有經(jīng)過專業(yè)的工作培訓(xùn)，在檔案分類檔案管理的認(rèn)識(shí)上，是比較模糊的且操作也不夠熟練，個(gè)人專業(yè)素養(yǎng)缺乏，工作效率、工作質(zhì)量都得不到保障。并且隨著社會(huì)的不斷發(fā)展信息化的不斷普及科技的不斷進(jìn)步，對(duì)事業(yè)單位掌握的有效信息要求也越來越多，需要事業(yè)單位文書檔案的管理工作也要向著信息化的方向發(fā)展，在具備專業(yè)的文書檔案管理知識(shí)和數(shù)量的工作技巧以外，還要求文書檔案的管理人員，在管理時(shí)要運(yùn)用好計(jì)算機(jī)操作。

二、文書檔案管理工作加強(qiáng)措施

（一）完善工作程序及管理制度

按照規(guī)范程序和制度嚴(yán)格來辦理公文，確保合理有效的工作并在文書檔案管理中建立管理程序和管理制度。建立工作程序和管理制度時(shí)，為了避免途中會(huì)再次有人員發(fā)生誤差因此要詳細(xì)的說明，讓制度操作性強(qiáng)簡(jiǎn)捷明確。不管任何人員在檔案工作操作過程中，且都要嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)范制度，對(duì)公文審核簽發(fā)的制度更好執(zhí)行遵守，禁止發(fā)無效公文并禁止濫發(fā)文件等。仔細(xì)閱查審核檔案和公文，公文文體格式要標(biāo)準(zhǔn)正確，確保文件附件齊全，簽發(fā)手續(xù)要完善等等方面，進(jìn)行下一個(gè)流程前需要都符合簽發(fā)標(biāo)準(zhǔn)，然后為了避免文件發(fā)生問題，在簽發(fā)前還需再次復(fù)核若是出現(xiàn)修改文件內(nèi)容的情況，需要進(jìn)行嚴(yán)格的復(fù)審程序以防紕漏。

（二）搞好文書工作和檔案工作的規(guī)范

銜接文書與文書檔案管理工作二者之間相互關(guān)聯(lián)，檔案是文件的源頭，文件是檔案的基礎(chǔ)。文書工作的好壞是先決條件也是文書檔案管理的水平的前提。文書和檔案工作一體化還要進(jìn)一步完善效果，所以文書人員具有較強(qiáng)的檔案意識(shí)是必要的，對(duì)檔案管理人員的指導(dǎo)和監(jiān)督虛心接受，對(duì)相關(guān)的法律法規(guī)認(rèn)真遵守，通過認(rèn)真執(zhí)行完善的立卷歸檔制度在實(shí)際工作中確保文件收集完整，確保檔案及時(shí)和準(zhǔn)確，通過劃分組合科學(xué)分類，形成有機(jī)的聯(lián)系的文件材料。應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案歸檔管理制在度檔案管理部門的執(zhí)行，緊密關(guān)注文件資料的收集整理和接收工作，嚴(yán)格按照規(guī)定認(rèn)真核對(duì)新接收的檔案資料，不合格的文件嚴(yán)格按照要求返回，要重新進(jìn)行整理再接收，檔案保管期限表要定期鑒定嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)核查填寫，必須要按照規(guī)定認(rèn)真履行檔案查、借閱審批手續(xù)處理對(duì)文書檔案的利用工作，及時(shí)催還未按時(shí)歸還的檔案，及時(shí)歸位歸還的檔案，檔案的保護(hù)和統(tǒng)計(jì)工作要認(rèn)真做好。

（三）文書檔案的收集工作的加強(qiáng)

文書檔案管理的收集工作是非常重要的且需要細(xì)心。收集范圍在文書檔案收集工作中要明確規(guī)劃，把要收集的分類劃分，并統(tǒng)一遵循立卷管理，建立相關(guān)規(guī)范，確保文書檔案的整理和案卷及組卷等的質(zhì)量。要嚴(yán)格把關(guān)資料在審核收集過程中是否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。要制作詳細(xì)的規(guī)范流程，其中包括：標(biāo)題制作和正文提煉及附件、還有印發(fā)科室和文件選用及發(fā)文范圍、還有文號(hào)編發(fā)和標(biāo)題字形等，相應(yīng)的規(guī)定檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行。除了信息收集工作還要利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等，對(duì)文書檔案管理的基礎(chǔ)性工作要認(rèn)真做好，對(duì)檔案部門的參謀作用要切實(shí)的發(fā)揮出來。

（四）提高檔案管理工作人員的整體素質(zhì)

單位應(yīng)該聘任專業(yè)的檔案管理工作入員，安排負(fù)責(zé)較為高級(jí)和專業(yè)資料的整理，工作中應(yīng)積極把各相關(guān)部門的人員和文書檔案管理人員及時(shí)溝通，進(jìn)行檔案法律法規(guī)和相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)定期培養(yǎng)各業(yè)務(wù)部門的兼職檔案員的管理意識(shí)，各部門的檔案收集工作要認(rèn)真指導(dǎo)和監(jiān)督，檔案收集渠道要保障暢通，檔案部門的作用切實(shí)發(fā)揮起來。另外對(duì)新從事文書檔案管理的工作人員，要進(jìn)行崗前培訓(xùn)規(guī)范管理進(jìn)行持證上崗制度。

三、結(jié)語

文書檔案管理工作的開展，要盡力把握一個(gè)單位機(jī)關(guān)工作的重點(diǎn)和未來的發(fā)展方向，明確檔案的主題，定位準(zhǔn)確，自覺的為事業(yè)單位的發(fā)展大計(jì)和戰(zhàn)略目標(biāo)服務(wù)，從不同的方面考慮文書檔案管理工作，形成服務(wù)全局的強(qiáng)大合力。

[1]王從容.文書檔案管理中的缺失與對(duì)策[J].華章,2013.

[2]褚立慧.文書檔案管理中存在的問題與對(duì)策[J].黑河學(xué)刊,2013.