淺析衛生監督機構的檔案管理及注意事項

淺析衛生監督機構的檔案管理及注意事項

市場經濟體制的確立，使得我國衛生監督機構的檔案管理進入新的發展階段，做好檔案管理工作，能夠推動我國衛生體制的發展與變革。本文先是對衛生監督機構檔案管理中存在的問題進行概述，又詳細闡述了衛生監督機構的檔案管理的注意事項。

衛生監督機構；檔案管理；注意事項

衛生監督機構①嚴重影響我國人民的身體健康，屬于社會主義法制建設中不可或缺的組成部分，是在我國國家衛生行政部門授權的一種衛生監督機構。隨著我國衛生體制的不斷完善，我國的衛生監督機構也發生了很大變化，檔案管理也隨之發生變革，進入新的發展階段。衛生監督機構如何在市場經濟背景下發揮作用，做好檔案管理是非常重要的。筆者結合多年的工作經驗，對衛生監督機構檔案管理與注意事項進行闡述，以推動我國衛生監督機構檔案管理的發展。

一、衛生監督機構檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理意識淺薄，且利用效率較低

隨著我國《檔案法》的實施，衛生監督機構建立三級檔案管理網絡，但是在實際應用中，領導干部沒有認識到檔案管理的重要性，普遍認為檔案管理可有可無，造成有的工作人員為了方便，將檔案材料放在辦公桌上，造成檔案材料的缺損與損壞。單位領導忽視檔案管理，導致檔案管理工作的不規范，規章制度落實不到位，檔案利用率不足②，對檔案工作的開展造成不良影響，影響檔案管理質量。

（二）檔案管理人員素質參差不齊

檔案管理工作人員的素質對檔案管理的質量與水平產生直接影響，且我國檔案管理工作人員的配備極為隨意，不存在專業的檔案管理人員，均是辦公室文秘兼職完成的，因此在人才選拔與培養過程中，只過分關注工作人員的繼續醫學教育與專業技能，并未將檔案管理納入考核范疇，因此也就嚴重缺乏檔案管理的專業技能的培訓，缺少活力與創新，造成檔案管理一直沿用經驗，檔案管理專業知識更新較慢，導致檔案管理質量較差。

（三）檔案管理制度有待完善

在實際檔案管理操作中，未存在完善的檔案管理制度與工作崗位職責，有的雖然有規章制度的存在，并未將其納入崗位責任制與崗位考核中③，因此部分工作無據可依，導致檔案管理的效率較低，檔案管理的研究不足，嚴重影響檔案管理的目標。

二、衛生監督機構的檔案管理的注意事項

（一）提高檔案管理人員的意識，加強宣傳

衛生監督機構依法進行檔案管理，是對我國檔案法的一種體現。衛生監督機構的領導干部需要給予檔案管理足夠的重視，并與實際相結合，做好檔案管理領導班子的調整，提高檔案管理的力度，并將檔案管理的長遠目標與衛生監督機構的工作目標相結合，以明確崗位責任制④，并與工作人員的日常考核相結合，真正實現認識到位、措施到位、組織到位。衛生監督機構將培養專業的檔案管理人員歸進本機構的人才培養的范疇，提高宣傳力度，并積極開展繼續教育、外出參觀學習、培訓班等多種形式的活動，提高檔案管理人員的意識與專業知識水平認識到檔案管理的重要性。

（二）重視檔案管理人才隊伍的建設

為了保障衛生監督機構檔案管理工作的可持續發展，重視人才隊伍的培養非常重要，因此在市場經濟背景下，衛生監督機構要重視檔案管理人才的選拔與培養，重視管理人員的作風、政治面貌以及責任心等，定期進行檔案管理專業知識的培養，從而提高檔案管理人員的檔案管理專業技能，例如：收集、鑒別、歸檔等。衛生監督機構的領導要重視檔案管理人員的福利待遇，并對管理人員生活中遇到的難題進行解決，從而將管理人員留在檔案管理工作中，充分發揮以情留人、以待遇留人的作用，積極為檔案管理人員創造條件，提供深造的機會，以此提高檔案管理人員的工作主動性與積極性。

（三）完善檔案管理制度

在檔案管理工作開展的過程中，最重要的就是完善檔案管理制度，為檔案管理工作的開展提供便利，使得檔案管理工作有法可依，例如歸檔制度、檔案利用制度、登記制度、檔案收集、檔案保管等制度，完善檔案管理制度，并以書面文件的形式進行傳達⑤，最好做到檔案管理中每個步驟都有與其相對應的制度存在，使得檔案管理的收集、積累、整理以及形成等多種操作中都有據可依、有理可循。做好檔案管理人員的日常考核，嚴格按照制定獎懲制度執行，保證檔案管理中的考核結果與衛生監督機構中的考核同步，提高檔案管理人員的重視程度。

三、結語

綜上所述，衛生監督機構的檔案管理還可以依靠先進的計算機技術，以推動其信息化的發展。隨著我國公共衛生體制的不斷改革，檔案管理遇到挑戰，進入一個全新發展的階段，為我國人民提供良好的服務質量。

注釋：

①白爽.關于衛生監督機構檔案管理信息化的思考[J].黑龍江檔案,2013,02:125-125.

②姜穎慧.淺析衛生監督領域中的衛生行政指導[D].上海交通大學,2012.

③田晨.提高衛生監督部門檔案管理水平[J].臨床合理用藥雜志,2014,26:142-142.

④劉瑜.信息化背景下如何做好衛生監督機構檔案管理工作[J].才智,2014,21:318-318.

⑤劉素敏,曹永剛,徐曉梅等.關于醫療機構衛生監督檔案管理模式的建立與實用性分析[J].當代醫學,2011,01:34-36.