關于醫院學科檔案建設的思考

關于醫院學科檔案建設的思考

作為新時期醫院學科知識的結晶和各種信息的綜合，醫院的學科檔案建設對醫院的發展具有十分重要的意義，其不僅是學科發展決策需要，更是新時期醫院不斷發展的決策依據。所以，重視和加強新時期醫院的學科檔案建設，成為了醫院發展過程中至關重要的一環，本文以醫院學科檔案的內容入手，為其在新時期的建設進行了積極探討。

醫院；學科檔案；建設；思考

在新時期的醫院發展中，所謂學科檔案，及時醫院發展中形成的各類圖表錄音、公文等載體檔案，這些文件檔案是新時期醫院進行科研實施及醫療等活動的基礎依據和信息來源，在新時期的醫院發展中，重視和加強對醫院學科檔案的建設，對醫院發展方面的決策等具有十分重要的作用，基于此，應轉換現代檔案管理的內涵，克服傳統檔案管理模式形成的弊端，轉變以往的檔案建設模式，由以往的原始信息記錄為主轉變為新時期的法律憑證和歷史查考作用，并用資源管理模式代替庫房模式管理等等，全面推動新時期醫院學科檔案建設，促進我國醫院和醫療事業的發展。

一、醫院學科檔案的基本內容

（一）統計數字匯聚

此類醫院學科檔案是對醫院研究問題、全院情況以及進行工作等的總括，其本身是作為證據和工具的作用存在，這種數據可供研究問題、撰寫報告以及制定計劃和總結經驗等時進行查詢，按照其包含的內容，可將其范圍分為檔案參考資料和綜合性記載資料兩種類型。

（二）組織沿革檔案

此類醫院學科檔案是對醫院所屬體制、人員編制以及組織機構變革等的系統記載，囊括了科室設立到科室學科發展壯大的全過程，是后續總結、了解和研究學科發展軌跡的重要參考資料，其主要包括兩種形式，分別是圖例表格和文字敘述，內容方面包括了科室文書工作制度、科室診療范圍、性質和任務以及科室文書工作制度及變化等等。

（三）科室人員檔案

此類醫院學科檔案是對醫院科室內普通醫務人員、及學科負責人的職稱、學歷、學位、獎懲去情況、從業考核以及崗位分工等方面的影像、文字資料，可為科室培養和使用專業技術人員、選拔人才以及晉升職稱等提供依據。

（四）大事記

此類醫院學科檔案簡要地記載了科室或醫院某一時間段的重大事件，其按照事件順序進行記錄，可為本部門工作總結、檢查以及工作統計等提供依據，主要從兩部分得到內容，分別為大事時間和大事記述，在其內容方面，包括科研成果、重點項目以及技術改造等等情況。

（五）科學研究檔案

此類型檔案關乎醫院的發展前景和方向，囊括了醫務工作者的科研課題、科研獲獎情況，國家級、軍隊、省部級科研申請書、研究生的畢業論文、試驗記載等等，是醫院文獻資料中的重要組成部分。

（六）醫療檔案

此類醫院學科檔案是醫院醫療活動不可或缺的重要資料，包括住院人次數、門診人次數以及手術例數等相關數據，有兩種形式，分別是電子病歷檔案和病歷檔案。其在作用方面主要體現為反映醫療功能工作的真實狀況，能對最近的醫療信息、市場動態等進行及時的反映，這種檔案必須具有及時性、精確性以及簡潔性。

除上述醫院學科檔案類型外，還有學術交流檔案、人才培養檔案和制度建設檔案，共同構成了新時期醫院的學科檔案體系，在醫院的發展中起著重大的作用。

二、對促進新時期醫院學科檔案建設的思考

（一）建立規章制度，規范檔案管理

基于當前醫院發展中，學科檔案對醫院的主要性，應當在其管理和建設中建立嚴格的檔案管理制度，實踐中，以醫院的學科檔案的實際情況為依據，醫院檔案部門進行檔案規章制度體系的制定，包括的內容有檔案工作的考核、獎懲制度、工作任務等。除此之外，也應當界定歸檔范圍以及整理要求，避免出現記載內容缺失檔案的出現，力求檔案的完整性，使得規范化的檔案管理行為為醫院學科檔案的管理帶來制度上的保證。

（二）檔案的接收和收集方面

作為新時期醫院學科檔案建設中保證檔案真實、完整性的重要步驟，檔案資料的接收和收集對醫院的發展意義重大，在具體的實施過程中，通過對分散在各科室、個人等資料實施匯總，將其交由檔案管理部門統一管理，并在第二年內進行整理后向檔案室歸檔，在此基礎上，在后續的應用中遵循文件材料形成的特點和規律進行利用及保管，對于醫院發展中需要移交的檔案，要在材料按規定收集完整并整理好的前提下，實現向相應單位的移交；除此之外，對于檔案立檔單位等組織的沿革等檢索工具，應根據醫院的實際情況和需要，由負責人員隨同檔案進行一并接收，保證檔案的完整性。

（三）檔案的整理和分類方面

為了實現新時期醫院學科檔案材料的系統化、有序化以及規范化管理，檔案的整理和分類工作必不可少，在收集資料工作完成的基礎上，依據政策法規、質量標準等實施對檔案資料的系統化門類整理，具體的工作包括歸檔前的基本編目和歸檔后對資料及文件的分類、編制檔案號，在進行檔案分類的時候按照行成和處理的年度來進行，一般文件歸入文件形成年度，另外，對于專門年度的文件及跨年度的文件，在區分年度方面按所涉及的具體情況來進行；分類工作實施方面還要按照形成或承辦的機構來進行；還有一種方式就是按內容所反應的問題進行檔案文件的分類，確保檔案反映內容等的有序化和合理性。

（四）檔案的展現和保管方面

在新時期醫院的發展中，根據其本身或是科室業務的需要，將檔案資料按照一定的主題進行系統化的陳列，這就是醫院學科檔案的展現，其作用在于展示和介紹有關檔案的成分和內容，經過對這些集中系統的材料進行參觀，使得對醫院的檔案相關方面形成有效地宣傳作用，為醫院的更好發展打下基礎。設置安全的庫房和硬件設施來對檔案進行管理，這一過程叫做對檔案的保管。其過程分為兩步，第一步為用專門的檔案裝具按照編號進行順序排列，完成此步驟后，依據相關的檔案保管規定進行保管，此為第二步，并要達到國家的要求，確保其使用價值和收藏價值。

（五）提高信息化歸檔管理

隨著當前我國經濟和科技的不斷發展，信息化管理體系的建立已去趨近成熟，醫院應進行檔案的信息化管理，全方位促進學科檔案管理的高效性，通過網絡化方式提供信息服務，全面促進檔案信息的開放、查詢和利用，在實施信息化歸檔管理中，應根據檔案的各個組成部分對計算機應用的需要，依托電子計算機技術，實現相關的檔案信息資源庫的建立，并在后續的應用中逐步收集和錄入檔案資料，實現檔案資源的共享和對其的網絡化管理，此外，為保證數據的安全性及無丟失情況的出現，可采取異機備份、光盤備份等方式，使得檔案信息的安全得到保障。

（六）建設一支高素質的專業數字化檔案管理團隊

近年來的醫院發展中，數字化的檔案建設對檔案管理人員提出了跟更高的要求，基于此現狀，急需建立一支高素質的專業數字化檔案管理隊伍，為此，醫院可從企業內部挑選一些有潛力的職員進行培養，重點訓練其與檔案管理系統相關的計算機操作技能，只有這樣，才能培養出符合醫院發展且具備高素質數字化管理技能的管理人才，并將這些復合型人才在進行專業化管理培訓的基礎上組建起一支高素質的檔案管理團隊，進行醫院數字化學科檔案管理，為促進新時期醫院學科建設及醫院的更好發展提供有力保障。

三、結束語

為實現對其的更好管理和建設，醫院應當建立檔案建設方面的規章制度、完善檔案的收集及接收工作，并通過建設一支高素質的專業數字化檔案管理團隊和提高信息化管理等各個方面去完善學科檔案建設，因此來促進新時期醫院的發展和我國醫療事業的進步。

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