通過醫院等級評審促進檔案管理規范化

通過醫院等級評審促進檔案管理規范化

以等級評審為契機，加強評審檔案的管理和使用，促進了檔案規范化管理。通過這次評審檢查，不僅使醫院各級領導和全院職工對檔案工作的重要性有了深入認識，而且也暴露了醫院在檔案工作中存在的不足。在今后的工作中，從加強檔案意識、完善檔案制度、提高業務素質、主動收集資料、提高檔案利用水平，推進檔案文化建設等六方面持續改進檔案管理。

醫院評審；檔案管理；規范化

醫院檔案的規范化管理，就是將醫院在行使各種職能中形成的檔案，按照這些檔案自身運行規律和管理原則，運用科學的方法和技術而進行的一種管理。

新一周期醫院評審在堅持“政府主導、分級負責、社會參與、公平公正”的原則和“以評促建、以評促改、評建并舉、重在內涵”的方針指導下，圍繞“質量、安全、服務、管理、績效”，體現“以人為本、以病人為中心”，對各級醫院進行綜合管理能力和水平的檢閱。檔案資料是醫院等級評審的重要依據，檔案管理本身就是醫院評審的一項重要指標。抽檢查閱各相關資料，是等級評審中采取的一個重要方法。從制度流程、工作記錄到病歷資料，都是嚴格檢查評審的重點。

自2012年6月以來，全院上下團結一致、全力以赴，做好各項評審準備工作，特別是嚴格按照標準和要求，做好各項原始記錄，科學有效地收集、整理、保存、利用好各類檔案資料，使檔案資料全面、客觀地記錄醫院的工作，為評審提供第一手資料。2013年6月3日至6日，山東省衛生廳評審專家組對我院進行了現場復審。在檢查中，內容完整、形式統一、資料齊全的檔案材料為取得優秀成績發揮了重要作用。經過聽匯報、看資料、實地查看等程序，對我院給予高度評價。2013年7月，綜合現場得分和日常監測得分，醫院綜合成績在山東省已通過評審的三級綜合醫院中名列第二。以等級評審為契機，把檔案管理工作提高到一個新的層面，促進了檔案規范化管理。

一、健全組織，加強領導

醫院成立了評審工作領導小組，下設醫療、護理、醫技、后勤、綜合資料等工作小組，檔案人員編入資料組，負責資料的收集整理和歸檔工作，參與評審全過程。加強宣傳，通過院報、網站、會議等形式，深入宣傳檔案法律、法規和制度，明確檔案工作在醫院評審中的地位和作用，增強全員檔案意識和法制觀念，營造良好的檔案工作環境。健全網絡組織，每個職能部門和臨床科室都配備兼職檔案員，注意收集管理本部門的檔案資料。根據工作實際，不斷健全管理制度，使傳遞、移交、登記、歸檔范圍和保管期限都有規范。科學設計檔案管理工作流程，杜絕各個工作環節上的銜接漏洞，確保檔案材料的完善性。

二、學習標準，明確責任

醫院評審重點突出，標準目的明確，考核要素清晰，體現了先進性、實用性和可操作性，貫穿整個評審過程。查看近年的檔案和資料是一條主線，評審標準638項指標均要求提供檔案和資料。這些檔案資料是醫院工作的脈絡和骨架，是醫院從事醫療、科研、教學、管理以及其他各項活動中形成的歷史記錄，是醫院管理的必要依據和重要信息。一是將醫院評審標準逐條分解，各項指標落實到科室，責任到人；二是分別組織各類培訓班，認真學習醫院評審工作的有關標準，領會有關評審文件精神，對照標準，樹立標桿，查找問題分析原因，采取措施進行整改；三是為各職能科室和臨床醫技科室提供一套操作性強、切實可行的資料清單、逐項逐條分解落實任務到各科室。

三、收集資料，嚴把質量

收集資料工作最重要的就是要做到材料收集到位，資料齊全，內容完整，格式統一。

資料組將評審內容分解成質量、安全、服務、管理、公益性、監測指標6大塊，按評審標準逐條準備。資料內容要求詳實、完整、系統，每項工作要有制度、有計劃、有措施、有落實、有記錄、有反饋、有評價，有總結，并對不符合規定的，一律退回重新準備。各科室上交的評審材料要求內容詳實、門類齊全、保證質量。科室成果、業務數據報表、病歷、院務會議記錄、值班記錄等評審材料一律要求提供原件。提供復印件要求內容清楚、文字清晰并標明原件出處；提供照片和磁盤、光盤等存儲介質的同時，提供紙質材料并附簡潔的文字說明；所有資料用紙一律采用A4紙。

四、科學分類，整理規范

匯集的全部評審材料按檔案管理要求進行管理，按等級醫院評審標準要求分別進行整理、分類、標識和組卷。對照不同指標所能達到等級，分別采用紅、黃、藍三色的檔案盒來區別和排列，檔案盒脊背打印對應指標的標題和醫院院徽標記，盒內有材料目錄，并按目錄內容逐項依次存放，使檢查人員查看資料一目了然。評審結束后，及時將評審資料清點上交醫院綜合檔案室收藏保管。移交后的檔案材料按照文書檔案、聲像檔案、實物檔案規范存檔。

五、加強利用，發揮作用

醫院檔案是醫院各部門在特殊的職能活動和醫療服務中形成的歷史記錄，為醫院的評審檢查提供了依據，是評價醫院的重要組成部分，也是等級醫院評審的指標要求之一。檔案是評價醫院的重要依據，要充分發揮和利用醫院檔案資源為醫院各職能部門日常工作服務，發揮醫院檔案的歷史記錄作用。積極開發檔案室有利用價值的檔案信息和醫療資源，服務于醫療工作。評審結束后資料組及時將檔案材料進行整理，對匯集的規章制度進行修改補充，從新修訂醫院工作制度、各類人員職責、應急預案及操作流程，并且印發給各科室和全體員工執行，為完善醫院管理提供制度化、規范化保障。

六、認真反思，持續改進

等級醫院評審是對醫院管理水平、醫療技術水平、服務水平等整體效能的一次大檢驗，也是對我院檔案工作的一次全面檢查。通過這次評審檢查，不僅使醫院各級領導和全院職工對檔案工作的重要性有了更為深入了解，而且也暴露了醫院在檔案工作中存在的不足。要真正做到“以評促建、以評促改、評建并舉、重在內涵”目的，使醫院的檔案工作更趨制度化、規范化和科學化，這就要求在今后的工作中，必須嚴格按照等級評審標準來規范日常的工作，同時還需要加強以下六方面的工作。

（一）加強檔案意識

檔案工作首先要得到醫院領導的重視和支持，把檔案工作提上重要議事日程，納入事業發展規劃和年度工作計劃，納入年度目標考核，與業務工作同部署、同檢查、同獎懲。要加強宣傳和貫徹落實《檔案法》《山東省檔案工作科學化管理規范》，使廣大醫務人員增強檔案意識，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺維護檔案工作。

（二）完善檔案制度

合理健全的管理制度是保管和利用檔案的必要保證。建立起一套行之有效的檔案制度，做到歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，庫房管理有措施，開發利用有目標，使檔案管理做到有法可依，有章可循，實現檔案工作科學化、規范化。

（三）提高業務素質

檔案管理工作水平的高低與檔案人員素質有著直接關系，作為醫院檔案人員不僅要具備檔案管理專業知識，而且還應具有一定的醫療專業知識、信息網絡知識、外語知識等。必須派出專職檔案人員外出學習和定期舉辦兼職檔案人員培訓班，加強各科室專、兼職檔案人員檔案人員理論修養和業務素質，促進檔案管理水平再上新臺階。

（四）主動收集材料

收集是檔案工作的起點和基礎，是貯存信息資源的重要途徑。檔案人員要注重第一手原始資料的積累，主動出擊，做個檔案收集工作的有心人。收集工作根據醫院工作的實際和特點展開，抓住重點，形成特色。重點收集醫療技術、醫學教育、科研項目和醫德醫風等方面資料。將分散保管的文書文件、科研、基建、財務、設備等資料集中起來整理歸檔。醫療記錄檔案，應按病歷檔案要求納入醫院的檔案管理體系，實行統一管理。繼續推進檔案登記備份工作，確保檔案數據安全。

（五）提高檔案利用水平

檔案工作的主要目的是利用，檔案利用是實現檔案價值的重要途徑。檔案工作者要增強服務意識，緊密圍繞醫院工作中心，想方設法開發、提煉出有價值的信息資源，以便為領導決策提供服務，為醫療、教學、科研、領導決策提供服務，為病人治療康復提供服務。積極推進數字化檔案室建設，真正實現檔案信息資源的廣泛共享。

（六）推進檔案文化建設

加強醫院檔案文化建設，對于提高醫院檔案文化價值的利用率，推動醫院文化建設進程有著重要的意義?？梢酝ㄟ^開展醫院檔案核心價值觀討論，開展醫院文化檔案征集活動，開展形式多樣的檔案文化活動，如編篡出版醫院年鑒、組織編輯高層次人才多媒體相冊、建設院史館，培育工作人員檔案文化素養，擴大檔案文化影響力，營造良好的醫院檔案文化氛圍。

總之，醫院檔案管理部門應緊緊圍繞醫院中心工作，緊密結合等級醫院評審開展檔案資料收集、整理，提供利用，為今后的醫院管理規范化建設打下堅實的基礎，協助醫院順利通過等級醫院評審，體現醫院管理的規范化、制度化、科學化管理的整體實力。

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