關于知識管理促進企業檔案管理思考

關于知識管理促進企業檔案管理思考

在知識管理背景下，企業檔案管理也要向知識管理模式創新發展。作為重要知識來源，企業檔案是實現知識價值的首要條件，也對企業知識產權保護有一定的實踐意義。本文以知識管理視角下，如何完善和拓展企業檔案管理，創新檔案管理技術流程及強化智能化服務意識做出淺析。

知識管理；企業檔案管理；優化思考

市場經濟形勢下，知識信息化發展尤為重要。企業檔案作為技術創新、科研創新、企業生產創新的真實記錄，實現科學化、標準化的意義不言而喻。因此，企業要實現知識化管理，應該強化職能意識，完善管理職能、積極向智能化服務邁步。

一、傳統企業檔案管理面臨的挑戰

檔案管理作為重要的信息資源，對企業發展有重要推進意義。在服務現實記錄歷史的同時，已經通過數字化技術實現了網絡瀏覽和網絡檢索。但傳統檔案管理無法適應經濟時代發展，沒有從根本上轉變觀念，沒有實現真正意義上的信息化數字化。因此，從形式上認知檔案管理，才能發揮其應有的作用。首先，企業對檔案工作不夠重視，不能認識到檔案管理工作的重要性。在企業改革過程中，檔案機構往往是被重點淘汰的對象。其次，檔案管理工作經費不足，不僅工作人員沒有積極性，還導致管理工作落后于信息時代發展。最后，缺乏系統性管理，導致檔案與電子文件管理不當。在企業重組過程中，檔案資料由于沒有統一的管理，導致資料分散，材料利用率較低，難以推動企業發展。

二、企業檔案管理與知識管理

作為新管理概念，知識管理是建立在以知識為主的基礎上，合理利用檔案資源提升內部知識識別、收集運用能力，通過合理的共享機制，實現企業智慧提高和競爭能力。同時，知識傳播獲取、儲存共享的目的就是為企業創新添加原動力，實現收益最大化成本最小化。

（一）知識管理在企業檔案中的作用

作為企業活動的記錄者，隱性知識是企業檔案管理的主題，也是企業知識資源的核心組成部分，有助于企業檔案共享傳遞。當知識有了傳遞過程，才有應用價值。隨著知識應用范圍擴大，檔案價值也隨之擴大。如：發生知識產權糾紛時，企業檔案可以有效保護知識產權。同時，企業檔案反應出整體企業文化，不僅具備一定的知識框架，也成為企業價值觀和企業戰略的一部分。

（二）知識管理是企業檔案工作心方向

順應經濟時代發展要求，檔案管理工作也要實現以知識經濟為主的現代化技術管理體系。作為社會系統中占據主導地位的知識管理，有提升企業核心價值和競爭力等優勢，知識管理從促使企業檔案管理創新，在一定程度上使傳統操作方式向現代化技術轉換，為企業深度發掘知識價值。

（三）知識管理是企業檔案管理必然趨勢

企業檔案管理拓展實現智能化服務，也能看成是知識管理的重要組成部分。檔案人員的身份也從保管員向知識保護者咨詢者轉換。因此，企業檔案管理者應積極投身于優化館藏資源的工作中，合理利用數字化手段，完善檔案館數字化建設。對于現今企業檔案管理技術來說，信息化發展是不然之路，實現智能化服務可以通過知識導航、知識庫建設實現。同時，工作人員素質也是提升檔案分析處理能力的關鍵。

三、知識管理視角構建檔案管理模式

面對挑戰和機遇，檔案管理應該適應知識經濟，為知識經濟服務，發揮經濟時代檔案管理的作用。作為典型的顯性知識，檔案管理符合知識管理規律，也是企業檔案管理發展的必然趨勢。企業檔案管理實施知識管理能讓資源得到一定程度上的優化，解決了不切實際的分類問題，也能讓“知識類檔案”減少了處理錯誤的機會，實現檔案管理上的統一創新。

（一）構建檔案知識資源管理目標

隨著信息化發展，檔案管理者思想也要不斷改變，其目的在于檔案知識資源信息化、資源化，更有利于搜索、查詢、分類保存。充分分析管理決策過程，設立訂閱機制，對未來知識型文檔設計模板，方便員工收集獲取知識資源。同時，構建并配備支持員工考試及事務工作相對應的分類知識庫，使員工充分了解制度形式和制度環境。依托網絡資源，實現分等級的訪問權限。

（二）集中化構建知識資源庫系統

知識檔案管理的目標是集資源庫收集、資源庫委托、應用功能系統等功能與一身。知識資源管理方案可以設計為知識資源管理中心和知識資源管理團隊，推進和完善知識資源管理體系。

（三）企業實施檔案知識資源管理的必要條件

由于檔案知識資源管理步驟明確，包括制度調查、軟硬件完善以及技術資源和人才資源，首先要制定實施目標，以一定的網絡基礎設施作為核心前提建立保障體系及檔案知識管理機制。

四、結束語

綜上所述，檔案知識資源管理開展過程中，包括管理制度、管理技術、人才素質以及軟硬件技術等。作為一項系統性的工程，首先要以充足的檔案知識保證管理順利進行。轉變觀念和方法推動數字化檔案管理建設，是促進知識管理和檔案管理的最終發展方向。

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