淺談職工人事檔案管理的規范化

淺談職工人事檔案管理的規范化

人事檔案發展到現在已成為一種專門的檔案，屬于國家檔案全宗的重要組成部分。但是，傳統的人事檔案管理體系不夠完善與科學，且與現代社會實際差距較大，在一定程度上影響到人事檔案管理水平和管理效率的提高。因此，結合社會主義市場經濟、知識經濟和信息網絡時代特點及人事制度改革的進程，對人事檔案管理體系進行探索和規范是非常必要的。

單位職工；人事檔案；規范化

一、職工檔案的概念與特點

1.職工檔案主要是指企事業單位的一般干部、職員和工人的人事檔案。企事業單位的高級黨政干部主要參照國家公務員人事檔案執行，一般干部和職工的人事檔案與工人檔案統稱為職工檔案，與工人檔案的概念不同。

2.職工檔案是反映個人經歷、思想品德、工作態度、業務技能與成績、獎懲等情況的綜合反映。包括各種招工、轉干、體檢、考核、政審、鑒定、審批、工資、獎勵、處分等表格和材料。

3.職工檔案是企事業單位思想政治工作和勞動管理的一個重要依據。思想政治工作必須有針對性，才能收到較好的效果，不僅要了解他們的經歷，還要了解他們的性格、愛好等情況，還要了解對他們有影響的家庭成員和社會關系情況，而這些情況很多都在其人事檔案中有反映。同時，對于職工的管理，涉及到工作安排、勞動報酬、生活福利等方面，要搞好這些工作，必須借助其人事檔案材料進行歷史的、全面的了解，以作為調整、轉干、退休等方面的依據。

二、單位職工人事檔案管理中存在的問題

1.對職工人事檔案不夠重視，管理意識淡薄。這主要表現在：職工本人缺乏檔案意識，如在填寫登記表、履歷表時隨心所欲等，這必將給檔案管理帶來許多麻煩。

2.職工檔案材料內在質量差。從現實情況看，主要問題是：

（1）歸檔材料不該歸檔的材料歸了檔，不少材料缺少組織依據。

（2）各個時期的登記表中的性別、出生年月等材料重復多。

（3）材料中培訓實習等總結性材料偏多，內容卻十分貧乏。

（4）能反映職工整體面貌的材料少。沒有形成一系列的業務規范，管理無章可循。

3.對人事檔案分類不科學。人事檔案管理中常分為事業工作人員人事檔案和行政工作人員人事檔案，這是不科學和不必要的。人事特指人們在社會生活中所發生的人與事、人與人之間的相互關系。現代人事管理是指國家行政機關通過一系列法規、制度和措施對工作人員的管理，并沒有指出人事管理分事業或行政。一個單位無論是事業或行政，只要是關于人事管理的問題，其管理內容、指導原則都是一樣的，只不過是工作性質有所不同，不應將其分開。

三、職工人事檔案管理規范化的途徑

人事檔案管理規范化是實現職工檔案管理現代化的重要前提。要實現其現代化，首先要統一輸入格式，統一項目，統一代碼符號，統一代碼轉換規則。長期以來，我國人事檔案在管理思想、管理辦法、管理手段和條件等方面存在著許多無序現象，制約著我國人事檔案工作的發展。因此，在新的歷史條件下，加強職工檔案的規范化管理，對于歷史地、全面地了解干部、實行黨管干部，更好地開展組織人事工作，開發人事檔案信息資源為社會主義現代化建設服務，具有十分重要的意義。

（一）加強人事檔案法規體系和制度建設

人事檔案的法規體系是指與之相關的法律、行政法規、行政規章及規范性文件等的總稱。目前，我國已初步建立了一套人事檔案管理的法規體系，如《檔案法》《保密法》中涉及檔案工作的一些條款、《檔案法實施辦法》（1990年）《干部檔案工作條例》（1991年）《干部檔案管理工作細則》（1991年）等，這些檔案法規對我國人事檔案的規范化管理工作起到了巨大的推動和促進作用。但是，現實工作中有法不依、不嚴的情況還時有發生，同時，許多類型的人事檔案還處于無法可依的狀況。都需要們加強人事檔案法規體系的建設，加大人事檔案管理的執法力度，這是做好人事檔案規范化管理工作的重要保證。

建立健全人事檔案的規章制度，是實現人事檔案科學管理和規范化管理的重要舉措。為此，必須建立以下人事檔案工作的制度，即管理人員工作制度、檔案編排存放制度、材料收集歸檔制度、查借閱制度、檔案整理制度、檔案轉遞制度、檔案統計制度、安全保密制度、工作聯系制度、死亡報告制度、檔案銷毀制度、檢查核對制度、資料積累及工作移交制度等。

（二）積極開展人事檔案工作目標管理活動

人事檔案工作目標管理是指根據黨的組織路線、人事勞動工作政策和國家檔案工作的方針、政策、法規及規定的要求，以及人事檔案事業發展現狀和近期發展規劃，設計出人事檔案工作的基本內容和等級標準，按照規定的辦法和程序進行考評，認定等級。它是人事檔案實行規范化、科學化、現代化管理的有效措施。目前，機關檔案等管理部門相繼開展了目標管理工作。實踐證明，它對加強檔案的規范化管理，提高服務質量，發揮檔案的作用意義重大。因此，人事檔案管理應借鑒其經驗，積極開展目標管理活動，使我國人事檔案管理盡快走上規范化、科學化、現代化的發展軌道。

（三）加強人事檔案部門的隊伍建設

人事檔案要實現規范化管理的目標，需要建立一支政治素質高、業務能力強的干部隊伍，是人事檔案規范化管理的客觀要求和重要保證。為此，必須做到：1.加強對人事檔案工作人員的培訓和繼續教育，包括政治強化和業務學習，努力提高其政治和業務水平；2.積極充實人事檔案干部隊伍，爭取把一些政治素質好、有檔案專業知識和組織人事工作經驗的同志充實到人事檔案工作崗位上，也可從高校檔案專業、綜合性檔案館等招錄一些高素質的人員從事人事檔案工作；3.要保持人事檔案干部隊伍的連續性和穩定性。現在許多人事檔案部門的工作人員多為兼職，有的地方人員走了沒有及時補充，這樣既不利于保密，也不利于人事檔案工作的管理和干部隊伍建設，更不利于人事檔案事業的發展。因此，人事檔案干部隊伍應保持連續性和相對穩定性，做到“先配后調”，重在培養和建設，這是做好人事檔案工作和進行規范化管理的關鍵和長遠大計。