探析新形勢下的事業單位檔案管理存在的問題

探析新形勢下的事業單位檔案管理存在的問題

事業單位的發展已相當成熟，正逐步向著現代化、規范化的軌道前進，作為單位內部管理系統的檔案管理工作也面臨著轉型的挑戰。本文將著重從事業單位檔案管理的問題以及相應的解決辦法對事業單位的檔案管理問題進行探討。

新形勢；事業單位；檔案管理；問題

一、事業單位檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理被重視程度不夠

很多人認為，認為檔案管理工作只是簡單的文字保管工作，不需要耗費太大的人力物力，也不需要頻繁的更新換代和資金投入。殊不知行之有效的檔案管理正是企業效益的重要保證。正是由于一些人對于檔案現代化管理缺乏正確的認識，仍然采用傳統陳舊的檔案管理方式，導致檔案的管理工作依舊雜亂。這些都會影響了事業單位的工作效率。

（二）檔案管理硬件設施不齊全

許多人認為所謂的現代化檔案管理，不過是把傳統的以紙質為主的記錄轉化為用電腦記錄。其實檔案管理工作遠不止做表和文檔這么簡單。正因如此，公司企業往往會忽視硬件設備的投入，設施不齊全。有些檔案館館室狹窄潮濕，引起檔案材料的蟲蛀或霉變……，等等一系列的直接后果就是無法為單位提供高質量、高效能的服務。

（三）事業單位檔案管理工作缺乏專業部門和現代化人才

檔案管理要實現現代化首要的任務就是實現人才的現代化。檔案管理工作要求從業人員能夠進行新技術、新設備的日常使用、維護和更新，同時要具有先進的管理技能，較高的文化素養。而在現在的大多數事業單位中，檔案管理人員沒有系統的學習過檔案管理專業。正是由于從業人員不具有專業性，認為檔案工作就是簡單的資料收集和整合，所以導致檔案管理工作遲遲沒有取得長足的進步。此外還有相當一部分的事業單位沒有專門的檔案管理部門，被合并在其他部門之下。由于人才和部門缺乏專業性，無法把握企業的檔案管理全局，導致一些重要的資料流失，無關緊要的檔案反而被留存下來。

（四）事業單位檔案管理信息化、網絡化進程推進緩慢

檔案管理現網絡和信息化是檔案管理工作大勢所趨，也是最終的發展方向。但從現階段來看，事業單位的信息化進程是比較滯后的，大多數檔案的主要功能仍然是資料的留存而非共享，產生的效益較低。檔案管理的信息化不僅僅是更新幾臺現代化設備那么簡單，而是要物以致用，要發揮電子網絡所特有的信息共享功能。

（五）電子檔案自身的安全問題

檔案管理脫離紙質媒介是發展的必然趨勢，但由于電子檔使用了特殊載體，因此大大增加了信息安全的風險因素。電子檔案的安全主要分為兩個方面，一是傳輸過程的安全性，也就是網絡安全性問題，網絡傳輸一方面使得信息在大范圍內廣泛傳播得以共享，但同時網絡黑客和無孔不入的計算機病毒也給檔案管理帶來了巨大的安全隱患。另一類風險指的是電子檔案一般以光盤和磁盤為載體，這一類載體的性能不穩定，不具有人為可控性，容易出現檔案失真等突發問題。

（六）對于檔案管理沒有形成健全的評估體系

很多企業對檔案管理沒有形成健全的管理體系，未執行崗位責任制，對檔案的管理工作欠缺了解和準確分析。

二、如何促進事業單位檔案管理更好發展

（一）提高檔案管理人員的專業素質，實行崗位責任制度

要想做好企業的檔案管理工作，必將對工作人員的素質提出越來越高的要求。首先是要將檔案管理部門獨立起來，安排專人負責該項工作，實行崗位責任制。再者就是要對已經上崗的檔案管理人員組織定期培訓，既包括專業知識培訓也包括安全意識、信息共享意識的培養。在今后吸納新的檔案管理人員時，應著重招聘那些具有長期工作經驗、系統學習了檔案處理知識的人才。

（二）加快硬件設施的完善，由外到內逐步推進現代化

設備的現代化更新需要資金支持，應當喚起企業管理層對于檔案工作的重視。要及時配備檔案現代化所必有的互聯網設備、掃描儀、計算機、光盤刻錄機等現代化的辦公機器設備，要充分利用現代科技，特別是光盤技術、微縮技術在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，加快推動檔案管理的信息化規范化進程。

（三）嚴格規范事業單位的檔案管理制度，逐步實現規范化管理

檔案管理規范化的目標是要建立最符合企業運營至于的檔案管理流程，指定與之匹配的評價標準。并且在標準最終確定之前，充分吸取采納其他相關部門的意見，促進各部門之間的協同合作和相互監督。

（四）采取相關措施做好事業單位檔案的安全性防護工作

事業單位應保護知識產權和商業機密。對于一些特殊載體，尤其是通過互聯網渠道傳輸的檔案文件，更要重點防護。加強對電子檔案的保管，配備專業電子檔案機房和較高的安全性的電腦設備，做好防塵防潮燈相關工作。同時謹慎起見，對于關鍵文檔還要做好數據備份工作。

三、結語

在新的歷史階段，事業單位應當及時拋棄傳統的檔案管理模式，轉變觀念，培養管理人才，更新技術設備，推進現代化信息化進程，讓檔案的科學管理幫助事業單位快速發展。

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[3]王茹麗,呂雪峰,王永輝.立足本職不斷創新——全面提升事業單位檔案管理工作水平[J].吉林農業,2010(12).