企業(yè)檔案工作存在問題淺析

企業(yè)檔案工作存在問題淺析

我國企業(yè)檔案工作現(xiàn)階段或多或少的存在了一些問題。筆者就實際工作經(jīng)驗，從檔案工作重視度、檔案管理手段以及檔案信息開發(fā)水平等方面闡述了現(xiàn)階段檔案管理的問題，希望能為廣大企業(yè)檔案管理工作提供一些可供參考的建議。

企業(yè)；檔案工作；存在問題

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種記錄。這些記錄在企業(yè)的各項工作活動當(dāng)中，發(fā)揮了記錄發(fā)展過程的歷史記載作用；發(fā)揮了匯集經(jīng)驗教訓(xùn)的智慧結(jié)晶作用；發(fā)揮了維護企業(yè)權(quán)益的憑證依據(jù)作用；發(fā)揮了傳承企業(yè)精神的文化沉淀作用，為生產(chǎn)經(jīng)營提供信息支撐，也為企業(yè)持續(xù)發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。以筆者所在的申鐵投資公司為例，從上海浦東鐵路建設(shè)、上海鐵路集裝箱中心站建設(shè)、京滬高鐵上海段建設(shè)、滬寧城際鐵路上海段建設(shè)、金山鐵路建設(shè)、滬杭鐵路上海段建設(shè)等每一次項目投資，必定要查閱大量檔案，給項目建設(shè)提供必需的依據(jù)和參考，檔案信息顯著提高了工作的效率和質(zhì)量。如上海鐵路集裝箱中心站委托運營，借鑒參考了上海浦東鐵路委托運營的協(xié)議，迅速有效解決了鐵路運營管理的難點問題，檔案的作用可見一斑。檔案管理的質(zhì)量，提供利用的效率直接會對項目投資工作造成影響，檔案工作作為企業(yè)管理的基礎(chǔ)，是管理工作的有機組成部分，必須引起企業(yè)決策層的重視，放上重要的位置。然而，受諸多因素的影響，企業(yè)檔案工作尚有許多不盡人意的地方，本文就部分存在的問題，進行初步的分析。

一、檔案工作重視程度不夠

部分企業(yè)專業(yè)技術(shù)和管理人員對檔案和檔案工作認識不足，把檔案看成只是檔案部門的事，工作活動中不注意保存有價值的信息，應(yīng)該歸檔的文件材料，不注意收集積累，造成信息資源流失，往往在日后查找不到需要的文件時，后悔莫及。有的受習(xí)慣思維的影響，光圖自己使用方便，長期把專業(yè)技術(shù)文件保存在自己手上，造成歸檔文件不全，影響信息共享，耽誤整體工作。

有的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作，錯誤地認為經(jīng)營是硬任務(wù)，檔案是軟工作，檔案不能給企業(yè)創(chuàng)造財富，見不到經(jīng)濟效益，不能將這項基礎(chǔ)工作正確定位，于是就有了“說起來重要，做起來次要，忙起來不要，出了問題才想著要”的現(xiàn)象。

由于重視程度不夠，一些企業(yè)檔案管理的基本工作條件不能得到充分保障。檔案人員兼職居多，大多除了做檔案工作之外，還要兼文秘、收發(fā)、機要、接待、后勤等其他工作，有的甚至兼職七、八項之多。古人云：術(shù)業(yè)有專攻。但檔案人員承擔(dān)如此多項重擔(dān)，怎么能夠?qū)５闷饋?？所以許多檔案人員都是在完成時間緊、任務(wù)急的工作后，才能見縫插針去完成檔案工作的任務(wù)。往往到年底歸檔文件材料堆積如山了，才加班加點匆忙整理。有限的精力造成檔案人員僅僅是應(yīng)付歸檔，談不上靜下心來系統(tǒng)開發(fā)檔案資源，造成信息財富“藏在深閨無人識”，檔案在生產(chǎn)經(jīng)營活動當(dāng)中發(fā)揮的作用有限，進而更加得不到方方面面的重視，以致長期經(jīng)費投入不足，硬件簡陋、設(shè)施陳舊等現(xiàn)象屢見不鮮，直接影響檔案的安全和檔案工作質(zhì)量。

二、管理手段不能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展

現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，改變著傳統(tǒng)經(jīng)濟結(jié)構(gòu)和社會秩序，企業(yè)所處的不在是以往的物質(zhì)經(jīng)濟環(huán)境，迎來以網(wǎng)絡(luò)為媒介、客戶為中心，將企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)制造、市場營銷、售后服務(wù)緊密相連在一起的信息經(jīng)濟環(huán)境。信息帶動管理理念和方式的轉(zhuǎn)變，給企業(yè)的發(fā)展帶來全方位的影響。

從筆者所在公司看，檔案人員管理觀念還比較落后，管理工作仍以手工管理為主，沿襲傳統(tǒng)的手工操作模式，雖然實現(xiàn)了計算機輔助管理，但僅局限于簡單的案卷級和文件級機讀目錄編制、實現(xiàn)初步的統(tǒng)計與檢索功能，檔案數(shù)據(jù)處理形式簡單、管理功能單一。這幾年辦公自動化技術(shù)全面普及，公司OA系統(tǒng)的創(chuàng)建，使文秘工作效率大大提高，帶動整個公司的管理質(zhì)量和效率顯著提升。然而由于OA系統(tǒng)的設(shè)計與檔案管理需求脫節(jié)，使得檔案管理模塊的運用不盡如人意，一些基礎(chǔ)環(huán)節(jié)還是擺脫不了人工干預(yù)，有時還要重復(fù)勞動。傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)越來越不適應(yīng)企業(yè)管理工作發(fā)展的需要，甚至牽制了管理工作的發(fā)展。

隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的發(fā)展，歸檔文件材料的數(shù)量日益增多，歸檔工作量成倍增加，檔案載體從紙質(zhì)為主，到照片、光盤、錄音帶、錄像帶并存，載體形式越來越豐富，呈多樣化趨勢。特別是電子檔案的產(chǎn)生，直接影響檔案工作的思維觀念、管理手段和運作方式。這一系列的變革，對檔案工作既是發(fā)展的契機，也是嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)明顯跟不上新形勢下企業(yè)發(fā)展的步伐，不能符合現(xiàn)代化管理對檔案信息利用的要求。

三、信息開發(fā)利用水平相對落后

隨著企業(yè)的發(fā)展，各類檔案的數(shù)量激增，但是沒有能夠充分利用。相反，由于檔案數(shù)量不斷增多，管理手段相對滯后，帶來信息檢索的難度，有時要查找的材料，反而尋覓起來很困難。許多檔案往往是柜子里一鎖了之，發(fā)揮不了作用。檔案“重管理，輕利用”的觀念占了主流，阻礙了信息開發(fā)利用工作的開展。

企業(yè)專業(yè)技術(shù)、管理人員用檔案的意識薄弱，也是信息開發(fā)利用工作的短板，客觀上遏制了檔案信息開發(fā)的積極性、主動性。企業(yè)專業(yè)技術(shù)、管理人員對于借鑒前人的智慧提高工作效率和質(zhì)量，缺乏足夠的認識，作計劃、寫方案想不到找檔案借鑒走走捷徑，做預(yù)算、解糾紛想不到找檔案作依據(jù)提高效率。從檔案部門的檔案借閱登記簿上可以看到，企業(yè)一年的檔案查閱只是廖廖百余次而已。

檔案人員缺乏主動服務(wù)的意識，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的信息需求與檔案管理間有距離，存在隔閡。一方面生產(chǎn)經(jīng)營碰到問題不知道到哪里尋找憑證依據(jù)和借鑒信息，造成重復(fù)勞動，甚至徒勞無功。另一方面檔案管理不知道生產(chǎn)經(jīng)營有哪些最需要的信息要用，造成相當(dāng)部分有價值的檔案被忽略，其價值無法體現(xiàn)。用“守著金山直喊窮”形容，一點不為過。計算機管理為信息開發(fā)工作配了金鑰匙，但是開發(fā)目的、途徑不明確，信息加工產(chǎn)品品種單一，數(shù)量不多，與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的需要，相去甚遠。

四、檔案人員綜合素質(zhì)有待提高

做好檔案工作，需要一支忠于職守、精通業(yè)務(wù)、甘于清苦、樂作奉獻的高素質(zhì)檔案人員隊伍。隨著時代變革和企業(yè)的發(fā)展，對檔案人員的素質(zhì)提出了新的要求，要求企業(yè)檔案人員政治思想堅定，了解企業(yè)管理的基本知識，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握現(xiàn)代辦公設(shè)備使用方法，具備較強的信息意識和文字表述、溝通協(xié)調(diào)等能力。然而以往的一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，對檔案工作的認識有偏頗，覺得檔案部門是個“閑差”，沒有多少技術(shù)含量，往往將年老體弱人員調(diào)到檔案部門安置，即便有幾個精兵強將，也耐不住寂寞，紛紛找機會跳槽，形成能力強的留不住，能力差的又做不好的局面。

影響檔案工作隊伍建設(shè)的另一個因素是缺少獎勤罰懶的激勵機制，檔案管理服務(wù)工作的性質(zhì)，決定了其處于企業(yè)二線的位置，工作靠主動、自覺，自我加壓，沒有具體的考核指標(biāo)，只要檔案不少，其他無人過問，造成做多做少一個樣，做快做慢一個樣，缺少效率競爭的動力和壓力，成為現(xiàn)代企業(yè)不多見，但實際存在的“鐵飯碗”。

綜合以上問題，要做好新時期企業(yè)檔案工作，必須從思想認識、管理理念、方法手段、條件保障等諸方面采取積極措施，著力完善薄弱環(huán)節(jié)，開創(chuàng)檔案管理新局面。一要增強檔案工作重要性的宣傳，增強企業(yè)員工的檔案意識。特別是專業(yè)技術(shù)和管理人員，要有任務(wù)完成留下歸檔文件、文件材料定期移交歸檔的意識，認真履行收集、整理的職責(zé)，完成好文件材料歸檔任務(wù)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作要正確定位，將其作為企業(yè)管理的重要基礎(chǔ)工作，擺上議事日程，在人力、物力、財力方面給予支持。二要轉(zhuǎn)變檔案工作方式，引進現(xiàn)代信息技術(shù)，加快檔案信息化建設(shè)的步伐，變傳統(tǒng)的手工管理為現(xiàn)代化計算機管理，實現(xiàn)信息數(shù)字化、管理計算機化，利用網(wǎng)絡(luò)化。檔案人員要積極作為，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，管好用好企業(yè)檔案，不斷提高管理水平，以檔案工作的出色成績，積極爭取領(lǐng)導(dǎo)重視和其他部門的支持。三要加大檔案信息資源開發(fā)力度，借助現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢，緊緊圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的中心工作，加強信息加工和編撰工作，提供各種系統(tǒng)化的檔案信息，充分發(fā)揮企業(yè)檔案的作用。四要加強檔案人員隊伍建設(shè)，引進復(fù)合型的管理人才，充實檔案管理的實力。通過各種形式，對現(xiàn)有檔案人員進行培訓(xùn)，拓寬視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高動手操作的能力，提升綜合素質(zhì)。采取必要的激勵措施，激發(fā)檔案人員的工作熱情，以服務(wù)生產(chǎn)經(jīng)營為宗旨，以管好用好檔案為己任，推動企業(yè)檔案工作再上臺階。

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