談縣級檔案部門怎樣做好重點建設項目檔案工作

談縣級檔案部門怎樣做好重點建設項目檔案工作

重點建設項目檔案是建設項目實施全過程的真實記錄，對以后查考利用具有十分重要的作用。重點建設項目檔案的前期控制、中期監督和后期驗收是做好重點建設項目檔案工作的有效手段。項目檔案的前期控制是做好項目檔案的前提。中期監督指導是做好項目檔案的關鍵。后期檢查驗收是做好項目檔案的保證。重點建設項目檔案是一項系統龐大的工作，需要各部門齊抓共管，通力配合，密切協作，才能有效地保證項目檔案的完整、準確、系統，從而不斷提高項目檔案的科學化管理水平。

項目檔案；前期控制；中期監督；后期驗收

重點建設項目檔案是建設項目實施全過程的真實記錄，對以后查考利用具有十分重要的作用。所以，做好建設項目檔案管理工作就顯得尤其重要。同時，由于重點建設項目檔案具有專業性強、時間跨度大、形成數量多的特點，做好重點建設項目檔案管理工作尤其不易。本文從重點建設項目檔案的前期控制、中期監督和后期驗收，談談怎樣做好重點建設項目檔案工作。

一、前期控制

項目檔案的前期控制是做好項目檔案的前提。2006年國家檔案局、國家發改委聯合發布的《重大建設項目檔案驗收辦法》規定，重點建設項目是指各級政府發展改革部門和具有投資管理職能的經濟（貿易）部門進行竣工驗收的固定資產項目，這類項目竣工后，檔案的驗收工作由同級檔案行政管理部門組織驗收，并且實行重點建設項目檔案分級驗收的原則。即：縣級地方檔案行政管理部門負責本行政區域內的重點建設項目檔案的竣工驗收工作。重點建設項目檔案的前期控制主要包括重點建設項目的勘察、論證、環評、設計、招投標、立項到正式開工前的這一階段檔案的控制，是重點建設項目檔案的一個重要組成部分。所以，要做好這一階段的檔案控制工作，檔案行政管理部門應該積極主動介入，與發改、經貿等部門加強聯系溝通，及時了解掌握重點建設項目名單及基本情況，以便對重點建設項目有一個初步的了解。檔案行政管理部門可以根據重點建設項目名單確定工作量，及時制定工作計劃。同時，還可以根據項目名單，及時與建設單位進行溝通接觸，對項目的參建單位、工程量、開工日期有一個初步的了解，便于下一步指導項目文件材料的歸檔工作。在項目立項后，及時開展初期階段產生文件材料的全面收集積累工作，主要包括項目立項、審批、招投標、勘察、設計過程中形成的文字、圖表、照片、聲像材料。為日后做好重點建設項目檔案工作打下基礎。

二、中期監督

項目檔案的中期監督指導是做好項目檔案的關鍵。重點建設項目中期監督是指重點建設項目從開工到項目檔案驗收前這一階段檔案工作的監督。按照2003年山東省檔案局、山東省發展計劃委員會發布的《山東省重點建設項目檔案管理登記辦法》的有關規定，重點建設項目檔案在開工6個月內、項目檔案預驗收1個月內報送《項目及項目檔案和資料情況動態表》和《項目檔案預驗收情況表》，便于檔案行政管理部門控制項目及項目檔案工作的進展和變化情況。地方檔案行政管理部門應當根據項目和項目檔案的進展情況及時開展重點建設項目檔案執法檢查。實地察看建設單位對項目建設各個環節的文件材料收集歸檔情況，包括可行性研究及任務書、設計文件、項目管理文件、施工文件、監理文件等收集是否齊全。對檢查過程中發現的問題，及時要求建設單位進行督導整改。建設項目單位檔案管理人員也要跟蹤服務，監督指導各參建單位在建設過程中形成的文件材料的載體和書寫材料、蓋章、簽字要符合規范，音像資料要保證載體的有效性等。

三、后期驗收

項目檔案的后期檢查驗收是做好項目檔案的保證。根據《重大建設項目檔案驗收辦法》的規定，重點建設項目檔案的驗收應當在項目竣工驗收3個月之前完成。檔案行政管理部門在收到項目建設單位報送《重點建設項目檔案驗收申請表》后，按照有關程序，組織有關單位和人員進行檔案竣工驗收。對檔案驗收合格的項目出具驗收意見，對檔案驗收不合格的項目，及時提出整改意見，并組織復驗。在建設項目竣工后，項目建設單位檔案人員要及時指導參建單位的專兼職檔案人員向項目建設單位檔案管理人員移交檔案，建設單位檔案管理人員要對文件的成套性、完整性和案卷質量進行審查，確認無誤解后，雙方清點，并辦理移交手續妥善保管。

總之，重點建設項目檔案是一項系統龐大的工作，需要發改部門、經貿部門、項目建設單位、施工企業齊抓共管，通力配合，密切協作，才能有效地保證項目檔案的完整、準確、系統。地方檔案行政管理部門應加強對項目建設單位和參與單位的專兼職檔案人員的業務培訓，不斷提高業務素質。項目建設單位也要根據自身特點，結合實際，加強對建設項目檔案人才的培養，制定完善的激勵考核機制，不斷學習先進的檔案管理經驗，充分發揮各方面人才優勢，注重項目檔案的過程控制，不斷探索項目檔案管理工作的新方法，及時總結項目檔案管理的經驗，提高項目檔案的科學化管理水平。

[1]國家檔案局,國家發展和改革委員會.重大建設項目檔案驗收辦法[Z].2006.

[2]山東省檔案局,山東省發展計劃委員會.山東省重點建設項目檔案管理登記辦法[Z],2003.

[3]薛偉.淺談企業重點建設項目檔案工作管理現狀與對策[J].山東檔案,2014.3.