淺析人事檔案管理如何與時俱進

淺析人事檔案管理如何與時俱進

隨著科學技術的發展進步以及相關人事制度的變革，人事檔案管理中存在的問題逐漸凸顯起來。人事檔案包含著個人身份、學歷以及相關簡歷，個人工資待遇、社會勞動保障和組織關系緊密相連，是記錄一個人的人生軌跡的重要依據，也是一個人的切身利益的強有力的保障，對于人才資源的開發和利用也起著重要的參考作用。

人事檔案管理；問題；與時俱進

一、目前人事檔案管理的狀況

1.人事檔案管理人員變更頻繁，致使檔案管理工作環節薄弱，工作斷斷續續，給檔案工作和檔案移交工作造成了很大障礙，同時也影響了檔案管理人員的主動性。

2.有些職工人事檔案由多個部門管理，職責分工交叉重疊，對職工人事檔案管理的要求也不一樣。

3.職工人事檔案的內容不夠詳細，職工人事檔案管理沒能夠正確充分反映出職工的個人經歷、技術專長、技術職稱、愛好、特長等內容。有些企業，尤其是私營企業的領導以為檔案沒用處，不給新錄用的職工建立人事檔案，職工新增的內容不能及時歸檔，導致職工的檔案資料不準確、完整，導致職工不能按時退休、不能按時晉升職稱。

4.職工人事檔案管理人員的創新性不強隨著社會進步與技術發展，知識經濟不斷發展，科學技術在各大行業之中不斷發揮著重要的作用。而當下的事業單位的人事檔案管理工作也需要不斷發展變化以應對時代發展的需要。其中不斷出現的新事物和新問題，都要全新技術應用加以解決。

二、人事檔案管理的現狀產生原因

1.當前社會和各類媒體對《檔案法》的宣傳十分有限，開展的檔案管理的宣傳活動及其少，導致企業獲得職工人事檔案管理知識的渠道狹窄，提高人事檔案意識的途徑太少。

2.我國目前的人事檔案大多數是靜態的資料描述，注重歷史性和過去時的反映，不能很好地及時地反映當前職工的個人能力，在建立過程中信息收集方面透明度不高，職工很少能有機會了解到自己的檔案信息，使職工忽視自己的人事檔案在工作中所發揮的作用。

3.很多檔案管理人員檔案知識面窄，檔案管理知識結構不合理，缺乏創新精神。當前的企業人事檔案管理處于經驗管理和收工管理階段，這種管理越來越不能滿足實際檔案工作的需要。

三、現代社會發展的趨勢，對職工人事檔案管理工作的要求

1.人事檔案管理工作是檔案工作的重要組成部分，應該體現企業文化、為建立企業核心價值體系服務。

2.增強服務意識，為職工提供服務利用。從企業的選人到用人、留人、育人的主要途徑是職工人事檔案所提供的信息，所以人事檔案管理人員要端正好態度，擺正位置，增強服務意識，改變長期以來的被動式服務，積極主動地為企業提供信息服務。

3.保管和利用好職工人事檔案是檔案管理部門的主要任務。一方面，要認真貫徹職工人事檔案管理的工作標準，對職工人事檔案進行規范化管理，明確分工和考核標準，保持良好的利用秩序。另一方面，采取備份保存制度，逐步將紙質形式轉變為電子文件，發揮計算機技術在職工人事檔案開發、利用中的優勢。

四、順應社會發展需求，使職工人事檔案管理與時俱進的對策

1.建立科學合理的職工人事檔案管理制度。在職工人事檔案管理工作中，要及時把不適應新形勢、新情況、新任務的規章制度進行改革，建立起新的、科學合理的職工人事管理制度。對人事檔案收集歸檔要及時、準確、完整。

2.利用計算機網絡信息技術對職工人事檔案的內容進行分類，逐漸建立職工人事檔案與養老保險、醫療保險、失業保險、再就業等系統化管理體系。通過科學化、規范化的職工人事檔案管理為企業提供便利的服務，充分發揮人社部門的職能服務，提高辦事效率。要提高工作效率就需要對人事檔案實行計算機輔助管理利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術將檔案資料整理輸入計算機通過相應的技術處理將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料實現人事檔案紙質與數據格式并存。

3.全方位分析職工人事檔案，不放過職工人事檔案中的學歷水平、工資級別、技術專長、專業職稱、職業性質、工作實績、發明創造、獎懲、個人愛好、特長等；人事部門可依據人事檔案中的詳盡資料及時職工進行溝通，掌握職工各方面的最新動態，聽取員工的想法和意見，對職工提出個人發展等方面的建議。

4.加強人員培訓，提高人員素質，引進高素質的職工人事檔案管理工作方面的人才。加強人事檔案管理人員運用現代信息技術的學習和培訓，使其適應新形勢下的新要求，從傳統的管理方法向現代化轉變，實現檔案現代化管理。不斷加強現有檔案人才培養及引進高層次檔案專業人才補充企業人才隊伍，從而為企業發展提供源源不斷的動力。

五、結束語

職工的人事檔案是記錄個人學習、工作、工資變動、參加各項社會保險情況等原始資料，是證明個人學識水平、文化程度、工作年限、工作技能、功過獎懲和企業用人評判的重要依據。所以為了維護好職工切身利益、享受好各項福利待遇，應做好職工人事檔案管理工作。現代的人事檔案管理工作需要與時俱進，有創新意識，要注重檔案管理工作的科學性和透明性并實現管理的信息化，這樣才能夠更有效的解決好管理過程中存在的問題。

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