信息化
——新時期檔案管理的發(fā)展趨勢

信息化
——新時期檔案管理的發(fā)展趨勢

信息化檔案管理發(fā)展趨勢的提出與實踐，是我國社會發(fā)展的必然要求，也是社會科技不斷進步的必然產物。它的使用有利于提高檔案管理工作的整體水平以及管理工作的工作效率，滿足社會發(fā)展的需要，促進檔案管理事業(yè)科學穩(wěn)步發(fā)展。本文分析了高新技術時代檔案管理信息化發(fā)展的必要性以及做好檔案管理信息化所采取的措施，旨在促進我國檔案管理事業(yè)順應時代的發(fā)展，進而帶動社會的發(fā)展與進步。

檔案管理；信息化；必要性

當前，隨著社會的飛速建設與發(fā)展，我國的檔案管理出現(xiàn)了信息容量龐大、保存難度不斷提高等問題，而檔案管理工作的信息化出現(xiàn)滿足了社會發(fā)展的需要。基于此，筆者結合自身經驗，就新時期實現(xiàn)檔案管理信息化的必要性以及做好檔案管理信息化發(fā)展所應采取的措施做出了如下的分析與探討。

一、新時期檔案管理信息化發(fā)展的必要性

（一）檔案管理信息化的重要含義

檔案管理工作反映的是一個國家、一個企業(yè)的歷史風貌。檔案管理的信息化發(fā)展是社會快速發(fā)展的步伐賦予檔案管理部門新的職責。檔案管理信息化即指運用檔案信息資源的數(shù)字化以及管理過程的網絡化，通過網絡系統(tǒng)的加工和傳輸，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，以達到信息資源合理配置和充分使用的效果。

（二）檔案管理信息化發(fā)展的必要性

1.電子檔案的使用為檔案管理的轉型提出新的要求。目前，在大多數(shù)的檔案管理工作中，電子檔案憑借自身使用方便、易儲存、安全性能好等優(yōu)勢逐漸取代了傳統(tǒng)的紙質檔案。它的出現(xiàn)一方面提高了檔案管理人員對管理工作的效率，另一方面，管理的信息化為資料查詢者提供了便捷的信息查詢方式，從而節(jié)省了大量的時間。隨著電子檔案的使用，我國對檔案管理的工作提出了向信息化發(fā)展的新的要求。

2.傳統(tǒng)的檔案分類方法無法順應時代發(fā)展的需要。以往，在檔案管理分類時，通常使用的是簡單的分類模式，無法做到信息使用的最大化以及具體問題具體分析。對此，為了順應時代發(fā)展的步伐和信息化的進步，必須將傳統(tǒng)的檔案管理方法進行創(chuàng)新與發(fā)展，將檔案管理融入信息化管理中，通過使用不同的信息標志，對信息進行合理科學的分類，這樣可以使檔案信息管理更加的合理、規(guī)范。

3.檔案管理工作重心從收集保管向開發(fā)利用的轉變。傳統(tǒng)的檔案管理工作注重的是保存和保密，使用次數(shù)相對電子檔案來說很少。而在信息化不斷發(fā)展的環(huán)境中，檔案管理工作除了保存檔案之外最主要的使利用資料。檔案管理的信息化發(fā)展改變了檔案資料的利用方式，彌補了傳統(tǒng)檔案使用效率低的缺陷，并且能夠使檔案信息通過網絡等平臺進行查看和利用，為查詢者提供更為方便的檔案信息查詢服務。

二、新時期檔案管理信息化發(fā)展的策略

（一）轉變思想觀念，樹立信息化管理意識

隨著社會經濟的不斷發(fā)展，檔案管理工作越來越受到廣大受眾的重視，在產生巨大變化的同時，也獲得了一定的成效，在檔案管理理念以及管理模式上也發(fā)生著極大的改變，檔案管理工作正逐步向著信息化的方向發(fā)展。為了順應時代發(fā)展的步伐，檔案管理工作人員要努力改變傳統(tǒng)的檔案管理思想，加強自身對檔案信息化管理意識，不斷提高自己的工作質量和自身的綜合素質以及專業(yè)技能。只有當檔案管理工作人員的整體素質提高了，檔案管理信息化的發(fā)展步伐才能更為的穩(wěn)定和迅速。因為檔案管理工作人員素質的提高，是資源管理信息化發(fā)展工作的重點和保障，是檔案管理信息化穩(wěn)定發(fā)展的前提和基礎。

（二）加強電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平

不同類型的檔案文件有著不同的檔案管理要求。對各種不同類型載體的檔案資源（比如：紙質檔案、錄音、視頻以及照片等）進行信息化處理與轉換時，需要落實各類電子文件的積累、注明、歸檔等工作，以保證所記錄的電子文件真實、完整、有效、可靠。同時，管理人員在工作中要制定合適的電子檔案管理方法，以保證電子檔案的安全性和有效性，從而促進檔案信息化管理水平的提高。

（三）提高現(xiàn)代化管理手段，實現(xiàn)檔案資源共享

目前，檔案管理方式從傳統(tǒng)的管理向現(xiàn)代化信息管理不斷轉變。對此，檔案管理工作要圍繞國家、企業(yè)、工作部門的工作重點以及所關注的熱點來收集信息、提供信息。隨著現(xiàn)代化信息技術的高速發(fā)展，網絡化、數(shù)據化的檔案管理逐漸取代了紙質檔案管理，檔案信息的運用也隨著社會的發(fā)展產生了極大的改變。因此，在開展現(xiàn)代化管理工作時，要慎重選擇和推廣規(guī)范化的檔案管理軟件，既要保證電子檔案的安全，又要為更多的使用者提供信息，實現(xiàn)資源共享。

三、結束語

總之，社會需要發(fā)展，傳統(tǒng)的管理方法與時代快速發(fā)展的步伐相結合會產生許多不適應的地方。檔案管理信息化是新時期檔案管理工作的重要發(fā)展趨勢，也是傳統(tǒng)管理方法的創(chuàng)新和發(fā)展。因此，檔案管理工作者要轉變自身思想觀念，樹立信息化管理意識，提高檔案信息化管理水平，實現(xiàn)檔案資源的有效利用，以促進我國檔案管理事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

[1]彭坤賢.試析新時期檔案管理的信息化轉型[J].城建檔案,2013(12).

[2]趙萬輝.高科技時期檔案管理信息化的管理措施探討[J].黑龍江史志,2014(01).