淺談檔案室服務能力建設與提高

淺談檔案室服務能力建設與提高

目前檔案工作應將重點放在檔案的電子化和公共服務能力建設上，全面完善檔案管理和操作體系、方便人民群眾的檔案利用體系，提高檔案工作人員管理、操作及服務能力，加快紙質檔案數字化步伐，進一步做好檔案閱覽和公開信息查閱工作，積極利用計算機網絡，實現檔案信息資源的最大共享。

政治素質;業務素質;基本技能;復合型人才；檔案信息化

服務是檔案室的主要職責，作為檔案管理人員首先必須具有較強的自身素質，認真做好查閱檔案及接待工作，耐心解答用戶的提問，嚴格執行檔案查（借）閱制度和檔案的各項管理制度；認真負責地向檔案用戶說明查閱利用檔案需辦理的手續和注意事項，介紹和提供所需檔案的檢索工具和途徑；積極為檔案用戶提供方便。要想更好的完成檔案工作，需要從以下各方面進行提高。

一、檔案管理人員自身素質的提高

（一）政治素質

深入理解黨和國家的路線、方針、政策，積極提高自身的思想政治覺悟和明辨是非的能力，使自己具備扎實的政治理論素質，堅定自己的立場，始終在思想上、行動上與黨、國家保持高度一致，對檔案管理內容應具備守口如瓶，嚴守國家秘密。

（二）業務素質

懂得文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學，熟悉黨和國家有關檔案工作的各項法規和方針政策，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業務規定，熟悉自己所從事的業務工作，能把檔案專業法規，政策和檔案專業基本知識以及其他專業知識靈活運用于自己的工作實際，熟練完成自己的業務工作。

（三）基本技能

1.有較強的操作能力，能夠熟練的給檔案文書立卷、進行檔案整理、編目、鑒定、檔案著錄、標引、檔案保護及掌握現代管理和服務手段。

2.管理技能方面，努力創造條件，運用現代化的管理手段，及時準確高效的開發檔案信息資源，為本部門及為社會服務。

3.信息開發技能方面，應加大計算機知識的學習和操作，重視網絡知識教育，重視相關軟件的引進和應用，以適應電子檔案和對外開放檔案工作的需要。

（四）注重人才引進和培養，促進人才從單一型向復合型轉變

所謂單一型就是指熟悉檔案業務的人才，復合型就是既是檔案管理的人才又精通電腦操作，面臨現在社會發展的趨勢，這個轉變是必須的。因為在檔案管理及應用的過程中不可避免的涉及到計算機及相關設備的使用維護，軟件的開發利用，檔案信息的采集、錄入、加工、存儲、傳遞等，這樣就需要既懂檔案專業知識又懂計算機知識的復合型人才。

1.人才引進上優先考慮計算機網絡人才。特別是對既有檔案專業知識又兼通計算機知識的人才，為檔案館資源數字化轉換找到能手。

2.加大檔案工作人員計算機基礎知識、應用軟件和網絡知識以及英語的培訓。要本著學以致用的宗旨，結合最迫切需要解決的技術難題和檔案館內部最缺乏的某方面技術，側重于實際操作能力的提高。

3.加大培養專門人才力度。根據各科室實際，有計劃地，每年從每個科室選派計算機基礎較好的一到兩名同志學習新技術，參加網絡知識和操作技能的培訓，作為檔案信息化建設人才儲備。

二、檔案館配套設施的引進與使用

按標準要求建設好規范化的綜合檔案室，購置必備的檔案裝具，搞好通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施，還要適當添置空調、電腦、掃描儀、監視器、計算機網絡設備、檔案系統管理軟件、服務器、檔案加丁設備、存儲設備、數字化設備等，提高管理信息化水平，確保利用安全，資料不丟失、不損失。

三、建立健全切實可行的檔案管理制度

（一）建立檔案工作目標責任制

主管領導是檔案工作一級責任人，各職能部門負責人是二級責任人，各單位兼職檔案人員是具體執行人，檔案管理部門負責監督和檢查，使檔案工作形成一種有人管，有人做，有人查的良好機制。

（二）收集工作必須貫徹集中統一管理的原則

遵循檔案的自然形成規律，按歸檔范圍分類收集，必須保證歸檔教學文件材料收集的完整性、準確性、真實性、系統性。

（三）建立、健全檔案工作目標管理考核制度和責任追究制度

為了避免檔案丟失、改動、必須建立、健全檔案工作目標管理考核制度和責任追究制度，嚴格手續，做到轉出、轉入、接收、查閱、借閱有登記，對檔案管理中出現問題的實行責任追究。對永久、長期保存的檔案應定期向上級檔案部門進行移交。

四、全力加快檔案信息化建設，全面提高現代化管理水平

電子檔案管理與傳統的檔案管理不同，涉及到收集、整理、鑒定、保管、統計、開發利用等一系列程序。建立電子檔案目錄和全文數據庫，實現檔案的計算機管理和網上查閱以及非涉密可公開檔案的網上公開。有條件的單位要充分運用網絡辦公系統及日常所形成的各類電子文件、圖片等信息成果，歸集形成完整的電子檔案，建成電子檔案室。要充分運用電腦及相關檔案軟件系統，運用現代通信技術，實現檔案信息的應用和傳遞。充分利用現代通信技術將檔案成批檢索、聯機檢索，實現檔案由手工操作到電腦操作，甚至發展為聯網檢索，實施檔案信息傳遞網絡化，實現檔案資源共享和網絡查詢。

[1]吳寶康.檔案學概論[M].中國人民大學出版社,1988.

[2]倪慧敏,柯友良,黃文卿.高校評估檔案管理規范化的探索[J].檔案學研究,2006(5).